Налоговая требует деловую переписку с контрагентом: что ответить

Коротко

Требование о деловой переписке с контрагентом — это запрос документов и информации в рамках налогового контроля: проверки самого контрагента или конкретной сделки. Отвечать нужно в срок и по существу, но ровно в том объёме, который относится к предмету запроса: лишние подробности в пояснениях инспекция использует как доказательство.

Почему налоговая вообще просит переписку

Оснований два. Первое — у контрагента идёт камеральная или выездная проверка, и инспекция запрашивает документы у его партнёров по статье 93.1 Налогового кодекса. Второе — налоговая проверяет конкретную сделку вне рамок проверок, тоже по статье 93.1. От основания зависят и объём запроса, и срок ответа.

В требовании всегда указаны статья Налогового кодекса и мероприятие налогового контроля. Если у контрагента идёт проверка, к требованию прикладывают копию поручения инспекции, которая эту проверку проводит. Исключение — когда обе стороны сделки обслуживаются в одной инспекции: тогда отдельное поручение не составляют.

Деловую переписку запрашивают, чтобы установить реальность сделки: как искали поставщика, как согласовывали условия, кто подписывал документы. Суды допускают истребование такой переписки, если она касается конкретной сделки или конкретного контрагента. Сама переписка ещё не доказывает нарушение: инспекция оценивает её вместе с другими доказательствами и проверяет, можно ли достоверно установить участников общения.

Что сделать сразу после получения требования

Прочитать основание: статья Налогового кодекса, мероприятие налогового контроля, контрагент, сделка и период. От этого зависит, что вы обязаны представить.
Определить срок ответа. По требованию к контрагенту в рамках проверки обычно дают пять рабочих дней; по запросу о конкретной сделке вне проверки — десять рабочих дней.
Если объём документов не позволяет уложиться в срок, на следующий рабочий день после получения направить уведомление о невозможности представить документы в срок с просьбой об отсрочке — такой механизм в статье 93 Налогового кодекса прописан.
Собрать только то, что относится к указанному контрагенту и сделке: договор, счета-фактуры, акты, переписку по этой сделке.
Подготовить ответ за подписью руководителя или уполномоченного лица, с описью приложений и указанием, какие документы представлены, а какие отсутствуют и почему.

Как составить ответ

Ответ строят по пунктам требования: на каждый пункт — что представлено или почему документ не представлен. Если переписка велась по конкретной сделке, прикладывают распечатки писем с указанием отправителя, получателя и даты. Если переписка велась в мессенджере, прикладывают скриншоты, из которых видно, кто участники общения и по какому вопросу они договаривались.

Чего в ответе быть не должно — рассуждений о том, о чём инспекция не спрашивала. Подробный рассказ о поиске поставщика, о том, что с руководителем контрагента лично не встречались, а всё согласовывали в переписке, или что часть документов оформляли позже, инспекция цитирует в акте проверки как доказательство отсутствия должной осмотрительности и формального документооборота. Пишите только ответ на поставленный вопрос.

Если требование сформулировано чрезмерно широко и из него невозможно понять, какая именно переписка нужна инспекции и в связи с каким мероприятием она запрашивается, требование можно обжаловать в установленном порядке. При этом просто не отвечать нельзя: за непредставление информации, которую налоговая законно истребовала, предусмотрена ответственность. На необходимость конкретизировать требования указывала и ФНС в письме от 23.12.2021 № СД-4-2/18103@.

Частые вопросы

Можно ли не отвечать, если считаю требование необоснованным?

Не отвечать нельзя. За непредставление документов и информации, которую налоговая законно истребовала, предусмотрена ответственность. Если требование непонятно или слишком широко, его обжалуют, но ответ направляют.

Какой срок дан на ответ?

По требованию к контрагенту в рамках проверки обычно дают пять рабочих дней; по запросу о конкретной сделке вне проверки — десять рабочих дней. Если не успеваете по объёму, на следующий рабочий день после получения требования направьте уведомление о невозможности представить документы в срок и попросите отсрочку.

Обязаны ли мы предоставлять переписку в мессенджере?

Суды признают законным истребование сообщений с конкретными контрагентами. Но сама переписка ещё не доказывает нарушение: инспекция должна оценить её вместе с другими доказательствами и установить участников общения. В деле № А76-5856/2023 суд не счёл переписку в мессенджере достаточным подтверждением выполнения работ, поскольку нельзя было достоверно установить участников общения и принадлежность телефонных номеров.

Что будет, если ответить подробно и с запасом?

Избыточные сведения дают инспекции новые поводы для претензий. В практике известен случай, когда подробные пояснения, подготовленные нейросетью, стали доказательством в акте проверки на 418 тысяч рублей: в них нашли формулировки об отсутствии личных встреч с руководителем контрагента, о выборе поставщика по объявлению с ценой ниже рыночной и о том, что часть документов оформляли позже.

Можно ли оспорить требование, если в нём не указана конкретная сделка?

Если из требования невозможно понять, какая именно переписка нужна инспекции и в связи с каким мероприятием налогового контроля она запрашивается, налогоплательщик вправе его обжаловать. На необходимость конкретизировать требования указывала ФНС в письме от 23.12.2021 № СД-4-2/18103@.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Переписка с инспекцией не должна стоить компании денег

Соберу ИИ-агента, который готовит ответы на требования налоговой

Требования приходят регулярно, и на каждый нужен ответ по существу в срок. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает текст требования, вытаскивает контрагента, сделку и период, подбирает из вашей папки нужные документы и готовит черновик ответа по пунктам.

Агент подключается к почте, CRM и 1С и проверяется на сотне настоящих требований из вашей практики. Вы платите за агента, который работает, а не за презентацию. Это для компаний, где требования и запросы повторяются сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»