Может ли генеральный директор заверить трудовую книжку сам себе

Коротко

Да, может. Закон не требует, чтобы подпись на титульном листе или в записях о работе директора ставил кто-то другой. Если в компании нет отдельного ответственного за ведение трудовых книжек, эта обязанность по умолчанию лежит на руководителе — и он подписывает свою книжку как ответственное лицо и как работник.

Кто вообще подписывает трудовую книжку

Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. На титульном листе книжку подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, — разборчиво, с указанием должности. Этим лицом может быть директор, кадровик, бухгалтер или другой сотрудник, назначенный приказом.

Для руководителя организации отдельного порядка нет. Его книжку оформляют по общим правилам: заполняет и подписывает тот, кто отвечает за трудовые книжки в компании. Если такого сотрудника нет, ответственным по умолчанию становится сам руководитель — это подтверждает и судебная практика, например определение Московского городского суда от 15.03.2012 № 4г/4-1515.

Как директору оформить свою книжку

Издать приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на директора, если в компании нет другого ответственного. В приказе указать должность, фамилию и инициалы, дату начала работы с книжками.
На титульном листе новой книжки поставить свою подпись как ответственного лица и указать должность «генеральный директор». Ниже — подпись работника в строке «С подписью ознакомлен».
Записи о приёме, переводах и увольнении заверять подписью директора как ответственного за ведение книжек и печатью компании, если печать есть.
Хранить книжку в организации до увольнения. При увольнении выдать её работнику в день увольнения с записью об увольнении, заверенной всё тем же ответственным лицом.

Когда подпись директора недостаточна

Если в компании есть кадровик или другой сотрудник, назначенный ответственным за трудовые книжки, книжку директора подписывает этот сотрудник. При увольнении записи за время работы у работодателя может заверить работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

При смене директора его книжку оформляет новый руководитель или назначенный им ответственный. Прежний директор уже не является лицом, ведущим трудовые книжки, поэтому его подпись в записи об увольнении нового директора не требуется.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный приказ, чтобы директор вёл свою трудовую книжку?

Если в компании нет другого ответственного, отдельный приказ не обязателен: обязанность и так лежит на руководителе. Но приказ полезен — он снимает вопрос, почему книжку подписал директор, а не кадровик. В приказе достаточно указать, что ведение трудовых книжек возложено на генерального директора.

Может ли директор подписать свою книжку, если в компании есть кадровик?

Нет. При увольнении записи за время работы у работодателя может заверить работодатель или сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек. Подпись директора в этом случае будет нарушением порядка, и при проверке инспектор труда может потребовать исправить запись.

Кто подписывает титульный лист книжки директора-единственного учредителя?

Сам директор. Единственный учредитель не является работником и не может подписывать кадровые документы от имени работодателя, если не назначен ответственным за трудовые книжки. Директор подписывает титульный лист как ответственное лицо и как работник.

Нужна ли печать на записи об увольнении директора?

Печать ставят, если она есть в компании. Отсутствие печати не делает запись недействительной: главное — подпись ответственного лица и ссылка на приказ. Если печать есть, её оттиск должен быть читаемым.

Что делать, если директор уже подписал свою книжку, а потом появился кадровик?

Записи, сделанные ранее, остаются действительными. Новый ответственный продолжает вести книжку с момента назначения. Исправлять прежние записи не нужно, если они внесены правильно.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда директор сам ведёт трудовые книжки, оформляет приказы и отвечает на одни и те же вопросы сотрудников, часть его времени уходит на повторяющиеся операции. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время директора, кадровика и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»