Контрольные мероприятия на этапе определение потребности в товаре услуге работе

Коротко

Контрольные мероприятия на этапе определения потребности — это проверки, которые заказчик и контролёры проходят до объявления закупки: действительно ли товар, услуга или работа нужны, верно ли посчитаны объём и цена, есть ли деньги и можно ли закупать именно так. Здесь решается судьба закупки: ошибка в потребности или в начальной цене обходится дороже, чем ошибка в процедуре, потому что исправлять её приходится новой закупкой.

Что это за этап

Закупка начинается не с извещения, а с вопроса: что именно нужно компании и сколько это стоит. На этом этапе заказчик описывает объект закупки, определяет количество, считает начальную (максимальную) цену контракта и решает, каким способом закупать. Всё это оформляется документами: служебной запиской от подразделения, обоснованием потребности, расчётом цены, решением о способе закупки.

Контрольные мероприятия здесь — не проверка уже поданных заявок, а проверка собственных решений. Внутренний контроль проходит до публикации: руководитель, финансовый отдел и тот, кто отвечает за закупки, сверяют объём, цену и срок. Внешний контроль приходит позже, когда закупка уже объявлена или контракт заключён, и смотрит в том числе на эти документы.

Что проверяют до объявления закупки

Нужность: подразделение обосновало, зачем нужен товар, услуга или работа, и это совпадает с планом закупок и бюджетом.
Объём: количество и характеристики описаны так, что поставщик понимает, что поставлять, а заказчик сможет принять результат.
Цена: начальная (максимальная) цена контракта посчитана методом, который требует статья 22 Закона № 44-ФЗ, и расчёт сохранён.
Способ: выбранный способ закупки соответствует объекту, цене и основаниям из закона.
Деньги: лимиты доведены, закупка стоит в плане-графике, срок оплаты реален для бюджета.
Документы: обоснование, расчёт и решение о способе хранятся и доступны тому, кто будет отвечать на вопросы контролёров.

Как считают начальную цену

Для закупок по Закону № 44-ФЗ статья 22 задаёт методы: сопоставимых рыночных цен (анализ рынка) — приоритетный, нормативный, тарифный, проектно-сметный и затратный. Для метода сопоставимых цен рекомендуют использовать не менее трёх цен разных поставщиков; методические рекомендации утверждены приказом Минэкономразвития от 02.10.2013 № 567.

Проверка расчёта — часть контрольных мероприятий. Смотрят, что цены взяты у разных поставщиков, что они относятся к тому же товару или услуге, что старые цены приведены к текущему уровню и что коэффициент вариации не выше 33 %: при большем разбросе выборка неоднородна и нужны дополнительные цены.

Для отдельных видов закупок действуют отраслевые порядки определения цены по части 22 статьи 22. Какой порядок применяется к вашей закупке, смотрят в самом законе и в акте отраслевого ведомства.

Определение потребности и контроль закупки — разные вещи

	Определение потребности	Контроль самой закупки
Когда	До извещения	После извещения и по итогам
Кто проверяет	Заказчик внутри: руководитель, финансы, закупки	Контрольный орган, финансисты, внутренний контроль
Что смотрят	Нужность, объём, цену, способ, деньги	Процедуру, заявки, протоколы, исполнение
Главный документ	Обоснование потребности и расчёт цены	Извещение, документация, протоколы, контракт
Цена ошибки	Закупка не нужна или переплата на весь объём	Закупку отменяют или переделывают

Чем подтверждают потребность

Потребность подтверждают документами, а не словами. Подойдут заявка подразделения с расчётом объёма, план закупок и план-график, бюджет на направление, нормы расхода, статистика прошлых закупок, техническое задание с характеристиками. Если товар или услуга закупаются впервые, полезно объяснить, откуда взялся объём: расчёт по нормативу, по числу сотрудников, по площади или по прошлому опыту.

Отдельно проверяют, что описание объекта не сужает круг поставщиков без основания. Характеристики должны быть связаны с делом: если в техническом задании стоит конкретная марка без слов «или эквивалент», это повод переписать описание до публикации.

Частые вопросы

Контрольные мероприятия на этапе определения потребности — это проверка контролёров или работа заказчика?

И то и другое. Сначала заказчик сам проверяет нужность, объём и цену до публикации. Потом эти документы смотрят контрольные органы и внутренний контроль, когда закупка уже идёт или контракт заключён.

Что будет, если потребность обоснована плохо?

Закупку могут признать необоснованной, а контракт — заключённым с нарушением. Исправление идёт через новую закупку или претензионную работу, а деньги и время на первую потрачены. Поэтому проверка до извещения дешевле любой последующей.

Обязательно ли брать три цены для начальной цены контракта?

Метод сопоставимых рыночных цен — приоритетный. Методические рекомендации предлагают использовать не меньше трёх цен разных поставщиков. Если применяется другой метод из статьи 22, это нужно обосновать в расчёте.

Что такое коэффициент вариации 33 %?

Это мера разброса цен в выборке. Если он выше 33 %, выборка неоднородна: цены слишком разные, и рекомендации требуют добавить источники цен, а не брать среднее как есть.

Кто отвечает за обоснование потребности в компании?

Тот, кто заказывает закупку, — подразделение-инициатор, а подписывает руководитель. Закупщик проверяет документы и расчёт, но не заменяет инициатора: потребность знает тот, кто будет пользоваться результатом.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Перед закупкой важно понять, что и за сколько покупать

Посчитаю, сколько на рынке стоят ваши закупки и где переплата

Перед закупкой я собираю цены поставщиков по вашему товару, услуге или работе, проверяю выборку и показываю, сколько стоит рынок и где ваша цена выше него. Это тот же расчёт, что нужен для обоснования начальной цены.

Отдельно смотрю, что вы покупаете и в каком объёме, и показываю, где объём или характеристики завышены. Это для компаний, которые закупают регулярно и хотят видеть, куда уходят деньги до подписания контракта.

Читать об услуге «Аудит маркетинга и продаж»