Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Смотреть только на дебиторку — половина работы. Клиенты платят через месяц, а поставщику надо закрыть счёт через неделю: прибыль в отчёте есть, а денег на счёте нет. Кредиторка без контроля превращается в просрочку с пенями и потерей скидок, дебиторка без контроля — в безнадёжные долги и кассовые разрывы.

Поэтому обе стороны сводят в один реестр с датами: когда платить и когда ждать поступления. Тогда видно не общую сумму, а неделю, в которую денег не хватит.

Отдельная часть контроля — сверка. Сумма в вашем учёте и сумма в акте контрагента расходятся чаще, чем кажется: не та накладная, не зачтённый аванс, спорная позиция. Пока расхождение не названо, ни один отчёт не надёжен.

Оборачиваемость дебиторки показывает, за сколько дней в среднем клиенты закрывают счёт. Считают так: средняя дебиторка за период делится на выручку за тот же период и умножается на число дней. Чем короче срок, тем быстрее деньги возвращаются в оборот. Оборачиваемость кредиторки считают так же, только вместо выручки — закупки или себестоимость.

Полезны ещё две цифры: доля просроченной дебиторки в общей сумме и сумма кредиторки со сроком оплаты в ближайшие две недели. Первая показывает качество клиентов, вторая — ближайшую нагрузку на деньги.

Возраст долга раскладывают по срокам: до 30 дней, 31–60, 61–90, больше 90. Чем старше долг, тем меньше шансов его получить, и тем раньше им должны заниматься не бухгалтер, а тот, кто продавал.

Сначала реестр: одна таблица или отчёт из учётной программы, где у каждого счёта есть срок оплаты. Без срока контроль невозможен — непонятно, что считать просрочкой.

Потом ритм. Раз в неделю смотрят платёжный календарь на две-четыре недели вперёд: какие поступления ждём, какие платежи обязательны. Раз в месяц — полный отчёт по задолженности с разбивкой по срокам и сверка с крупными контрагентами. Сверку оформляют актом, где обе стороны подтверждают сумму.

Дальше правила. Лимит отгрузки без предоплаты для каждого клиента, порядок напоминаний до и после срока, кто принимает решение о рассрочке. Правила записывают, иначе каждый менеджер договаривается по-своему, а компания узнаёт об этом, когда долг уже просрочен.

Просроченную дебиторку передают конкретному человеку с датой следующего шага: звонок, письменная претензия, приостановка отгрузок. Долг без ответственного не двигается.