Коммунальные расходы при УСН «доходы минус расходы»

Коротко

Коммунальные расходы при УСН «доходы минус расходы» уменьшают налоговую базу как материальные расходы по подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Признают их после фактической оплаты (пункт 2 статьи 346.17), а подтвердить нужно документами, оформленными на самого налогоплательщика.

По какой статье списывать

Подпункт 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает уменьшить доходы на материальные расходы, которые считают по правилам статьи 254 НК РФ. Коммунальные платежи попадают сюда: вода, тепло, электричество, вывоз мусора, содержание общего имущества. Это те затраты, без которых помещение не работает.

Общее условие для любого расхода на УСН — статья 252 НК РФ: затраты экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Коммунальные расходы по помещению, в котором идёт деятельность, этому отвечают. Коммуналка собственной квартиры, даже если предприниматель работает на дому, в расходы не идёт.

Когда расход попадёт в книгу учёта

Оплата — главное условие. Расход признают после оказания услуги и её оплаты: если услуга уже оказана, расход попадёт в период погашения задолженности, а предварительная оплата за будущую услугу сама по себе расход не создаёт (пункт 2 статьи 346.17 НК РФ).
Счёт, акт или универсальный передаточный документ от ресурсоснабжающей организации — на имя налогоплательщика.
Договор с поставщиком услуги или документ, из которого видно, что помещение у налогоплательщика в пользовании: договор аренды, свидетельство о собственности.
Запись в разделе I книги учёта доходов и расходов делают после оказания и оплаты услуги, указывая реквизиты подтверждающих документов.

Оплатили в одном году, а услуга за прошлый

Коммунальные расходы при УСН «доходы минус расходы» признают после оказания и оплаты услуги. Если за декабрь заплатили в январе, расход относится к январю нового налогового периода.

При переходе на УСН с патента особого порядка в Налоговом кодексе нет: расходы учитывают на общих основаниях. Коммунальные услуги, которые относятся к периоду применения патента, но оплачены уже на УСН, налогоплательщик вправе включить в расходы по упрощённой системе. Такую позицию подтверждают письма Минфина от 29.10.2019 № 03-11-11/82968, от 24.07.2019 № 03-11-11/55022 и от 30.03.2018 № 03-11-11/20494.

Другое дело — совмещение. Если в прошлом году деятельность шла и по патенту, и по УСН, расходы нужно разделить по пункту 8 статьи 346.18 НК РФ. Сумму, которая относится к патентной деятельности, в базу по УСН не берут.

Документы выставлены на арендодателя

Частая ситуация: помещение арендовано у физического лица, договор с ресурсоснабжающей организацией у арендодателя, счета и универсальные передаточные документы приходят на его имя, а платит арендатор. Напрямую списать такие суммы нельзя: первичные документы оформлены не на налогоплательщика, а это нарушает требования пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Рабочий вариант — оформить платёж как компенсацию коммунальных расходов арендодателю и прописать это в договоре аренды или отдельном соглашении. Тогда сумма компенсации идёт в материальные расходы после фактической оплаты по подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 и подпункту 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Такой подход поддерживают письма Минфина от 27.02.2004 № 04-02-05/1/19, МНС от 11.05.2004 № 22-1-14/881 и УФНС по Москве от 03.07.2006 № 18-11/3/57698, а также арбитражная практика.

Что нужно в договоре: обязанность арендатора возмещать коммунальные расходы, порядок расчёта суммы и сроки. К компенсации прикладывают копии счетов поставщика и документ, подтверждающий, что арендодатель эти счета оплатил или перевыставил сумму.

Сдаёте помещение и получаете коммуналку от арендатора

У арендодателя на УСН «доходы минус расходы» поступившие от арендатора коммунальные платежи сначала становятся доходом, а при перечислении поставщику — расходом. Такой порядок действует, когда коммуналка включена в арендную плату или возмещается отдельно.

Второй путь — агентский договор. Арендодатель-агент получает плату за услуги от арендатора-принципала и перечисляет её поставщику. Тогда суммы, поступившие в счёт возмещения затрат принципала, в доходы агента не входят по подпункту 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ, а затраты на коммунальные услуги, которые возмещает арендатор, в расходах не учитываются — они сделаны за счёт принципала. Договор с поставщиком должен быть заключён раньше агентского, а сам агентский — в интересах арендатора.

Если арендодатель на УСН платит НДС по ставке 5 процентов, включение коммуналки в переменную часть арендной платы увеличивает базу по этому налогу. Агентская схема такую базу не раздувает, потому что возмещение принципала доходом агента не является.

Частые вопросы

Можно ли списать коммуналку, если акт за декабрь, а заплатили в январе?

Да, но расход попадёт в январь — в новый налоговый период. На УСН «доходы минус расходы» расход признают по дате оплаты (пункт 2 статьи 346.17 НК РФ).

Подойдёт ли счёт, в котором стоит имя арендодателя?

Напрямую нет. Оформите отношения как компенсацию расходов арендодателю, закрепите условие в договоре и приложите копии его счетов и подтверждение оплаты. Тогда сумма идёт в материальные расходы по подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Включать ли коммуналку в доходы, если её платит арендатор?

Да, если это арендная плата или отдельное возмещение сверх неё. Исключение — агентский договор: суммы, полученные агентом в счёт возмещения затрат принципала, в доходы не входят (подпункт 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ).

Можно ли учесть коммуналку квартиры, где я работаю?

Нет. Коммунальные услуги собственной квартиры в расходы на УСН не идут, даже если предприниматель работает на дому.

Как делить коммуналку, если в прошлом году совмещал патент и УСН?

По пункту 8 статьи 346.18 НК РФ расходы распределяют между режимами. Часть, которая относится к патентной деятельности, в базу по УСН не берут.

Нужен ли отдельный документ на каждую услугу?

Достаточно счёта, акта или универсального передаточного документа от поставщика и платёжного документа. Главное — документы на налогоплательщика и связь услуги с помещением, где идёт деятельность.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Коммуналка — только одна строка в расходах

Соберу расходы так, чтобы видеть, что остаётся у бизнеса

Коммунальные платежи редко решают судьбу бизнеса, но в общей сумме расходов они складываются с арендой, закупкой и рекламой. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех затрат и показываю точку безубыточности.

Вы получаете расчёт по каждой позиции и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»