Кого необходимо ознакомить с приказом о внесении изменений в штатное расписание
Коротко
С приказом о внесении изменений в штатное расписание под подпись знакомят две группы: работников, чьи условия труда этим приказом меняются, и сотрудников, которые его исполняют — кадровика, бухгалтера, руководителей подразделений. Остальной коллектив со штатным расписанием и приказами о его изменении знакомить не обязательно, если такое правило не записано во внутренних документах компании.
Штатное расписание — внутренний документ работодателя
Штатное расписание фиксирует структуру компании, должности, количество единиц и оклады. Закон не относит его к документам, с которыми работника обязательно знакомят под подпись, и прямого требования знакомить коллектив с приказом о его изменении тоже нет. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 указал: знакомить работников со штатным расписанием и уведомлять о его изменении не надо; при необходимости достаточно выписки с нужными данными.
Поэтому вопрос «кого ознакомить» решается не по штату целиком, а по людям: у кого приказ меняет условия труда и кто по нему что-то делает.
Кого знакомят под подпись
- Работников, чьи условия труда меняются приказом: новая должность, новый оклад, другая единица или подразделение.
- Руководителей подразделений, в которых вводятся, сокращаются или переименовываются должности, — они объясняют людям, что меняется.
- Кадровика: он готовит приказ, вносит запись в трудовые книжки и личные карточки, оформляет дополнительные соглашения.
- Бухгалтера или расчётчика зарплаты: с даты приказа платить по новым окладам нужно правильно.
- Других исполнителей, которых приказ прямо называет ответственными, — их подпись подтверждает, что задание принято.
Почему подписи в приказе мало для нового оклада
Изменение оклада в штатном расписании — это изменение обязательного условия трудового договора. Оно происходит по статье 72 Трудового кодекса: письменным соглашением сторон, то есть дополнительным соглашением к договору, которое подписывают работник и работодатель. Ознакомление с приказом об изменении штатного расписания согласием работника не считается и само по себе новый оклад не вводит.
Отсюда порядок: сначала договориться с человеком и подписать дополнительное соглашение, затем издать приказ об изменении штатного расписания с даты, указанной в соглашении. Подпись работника на приказе — подтверждение, что он знает о документе, а не замена соглашению.
Как внести изменения в штатное расписание при изменении оклада
Изменения вносят двумя способами: изданием нового штатного расписания с новой датой или приказом об изменении действующего, к которому прикладывают таблицу изменённых позиций. Второй способ удобнее, когда правок немного: в приказе перечисляют должности, старый и новый оклад, дату вступления в силу и ответственных.
Дата вступления в силу должна совпадать с датой, с которой новый оклад начинает действовать по дополнительному соглашению. Если приказ издан раньше, а соглашение подписано позже, платить по новой ставке до подписания соглашения нельзя. Если работник отказывается подписать соглашение, изменить условия по статье 74 можно, только когда прежние условия нельзя сохранить из-за организационных или технологических изменений. Работника письменно уведомляют об изменениях и их причинах не позднее чем за два месяца; при отказе работать в новых условиях предлагают подходящие вакансии, а при их отсутствии или отказе от них договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК.
Унифицированной формы приказа нет: компания утверждает свою в учётной политике или альбоме форм. Обязательные реквизиты — обычные для распорядительного документа: кто издаёт, что меняется, с какой даты, кто отвечает за исполнение и кто с приказом ознакомлен.
Кого знакомить, а кого нет
| Ситуация | Знакомить под подпись | Достаточно объявить или не знакомить |
|---|---|---|
| Меняется оклад работника | Работника — вместе с дополнительным соглашением | — |
| Вводится новая должность в отделе | Руководителя отдела, кадровика, бухгалтера | Остальных сотрудников отдела |
| Сокращается единица, человек не уволен | Кадровика, бухгалтера, руководителя | Коллектив — по решению компании |
| Меняется название отдела без правок в договорах | Руководителя отдела, кадровика | Работников, у которых договор не меняется |
| Правка касается только структуры и численности | Кадровика, бухгалтера, директора | Весь коллектив |
Частые вопросы
Обязан ли работодатель знакомить весь коллектив со штатным расписанием?
Нет. По закону такой обязанности нет, если иное не записано во внутренних документах компании. Под подпись знакомят тех, чьи условия труда меняются приказом, и исполнителей.
Можно ли считать подпись работника на приказе согласием на новый оклад?
Нет. Новый оклад вводят дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 72 ТК. Ознакомление с приказом лишь подтверждает, что работник знает о документе.
Что делать, если работник отказывается подписывать приказ?
Составить акт об отказе в присутствии свидетелей. Отказ от ознакомления не отменяет приказ и сам по себе не меняет оклад в трудовом договоре. Порядок статьи 74 применяют, когда прежние условия нельзя сохранить из-за организационных или технологических изменений; работника уведомляют об изменениях и их причинах в установленный срок.
Нужно ли знакомить с приказом нового сотрудника, принятого после его издания?
До подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой, и коллективным договором. Отдельно знакомить его со штатным расписанием и приказом о его изменении статья 68 ТК не требует.
Как оформить ознакомление, если работников несколько?
Лист ознакомления приложением к приказу: должность, фамилия, инициалы, подпись и дата. Лист хранят вместе с приказом.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Пока приказ ходит по рукам, оклады уже начислены
Соберу ИИ-агента, который разложит кадровые документы по людям
Когда в компании десятки должностей, приказы и дополнительные соглашения теряются между отделами, а бухгалтерия узнаёт об изменениях последней. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает приказы и соглашения, находит, кого касается каждый документ, и напоминает кадровику, кого осталось ознакомить.
Агента подключаю к почте, мессенджерам и вашей учётной системе и проверяю на сотне настоящих документов компании. Это для организаций, где один и тот же документооборот повторяется каждый месяц.