Ознакомление с графиком отпусков по ТК РФ
Коротко
Ознакомление с графиком отпусков — это подтверждение того, что работник видел утверждённый на год график и знает даты своего отпуска. Прямой обязанности знакомить под подпись статья 123 ТК РФ не устанавливает: там сказано утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года. Но Роструд и суды рассматривают график как документ, с которым работника нужно знакомить, и работодатели страхуются подписью.
Нужна ли подпись работника
В статье 123 ТК РФ сказано: график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года. Об ознакомлении под подпись в этой статье ничего нет. Часть вторая статьи 22 ТК РФ обязывает знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Относят ли график отпусков к таким актам — вопрос, на который ведомства отвечают по-разному.
Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 указал, что график нужно довести до сведения всех работников. Судебная практика это поддерживает: суды оставляли в силе штрафы за отсутствие подтверждения ознакомления. Практический вывод: знакомить под подпись безопаснее, чем не знакомить. Если подписи нет, работодателю придётся доказывать, что он исполнил обязанность иным способом.
Как оформить ознакомление
- Дополнить график графой «С ознакомлением согласен» с местом для подписи и даты — напротив каждого работника.
- Или оформить отдельный лист ознакомления: ФИО, должность, подразделение, подпись, дата.
- Срок ознакомления законом не установлен. Его можно прописать в приказе об утверждении графика — например, до конца декабря.
- Если работник отказывается подписывать, составить акт об отказе в присутствии свидетелей.
- По просьбе работника выдать выписку из графика с датами его отпуска.
Отдельное уведомление о начале отпуска
Ознакомление с графиком не заменяет уведомление о конкретной дате начала отпуска. Часть третья статьи 123 ТК РФ требует известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели. Роструд на портале «Онлайн Инспекция» разъяснял: если работника не уведомили отдельно, он вправе требовать переноса отпуска по части второй статьи 124 ТК РФ. Форму уведомления закон не устанавливает — подойдёт отдельное извещение, ознакомительный лист или ведомость, но работника нужно известить под роспись.
Работник отсутствует: больничный, декрет, неизвестно где
Направить письменное уведомление отсутствующему работнику — обязанность работодателя. Если работник в отпуске по уходу за ребёнком и не прерывает его, предоставить ему ежегодный отпуск нельзя: одновременно в двух отпусках человек быть не может. В графике на следующий год делают отметку, что отпуск не предоставлен из-за отпуска по уходу.
Если работник не выходит и причина неизвестна, нужно выяснять её: запросы по известным адресам, в военкомат, в МВД. До выяснения ознакомить с графиком нельзя — составляют акт о невозможности ознакомления в связи с отсутствием. После выхода на работу работника знакомят с графиком.
Частые вопросы
Обязательно ли знакомить с графиком отпусков под подпись?
Прямой обязанности в ТК РФ нет, но Роструд и суды считают, что работник должен быть ознакомлен. Безопаснее взять подпись: иначе при проверке ГИТ придётся доказывать, что график был доведён до сведения.
В какой срок нужно ознакомить с графиком?
Закон срока не устанавливает. Удобно указать его в приказе об утверждении графика — например, ознакомить всех до конца декабря. Главное — успеть до начала года, на который составлен график.
Что делать, если работник отказывается подписывать?
Составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Акт подтвердит, что работодатель исполнил обязанность по ознакомлению.
Можно ли ознакомить с графиком через ЭДО?
Да, ТК РФ не запрещает вести график в электронном виде. Ознакомление можно проводить через систему электронного документооборота, если она позволяет зафиксировать факт и дату ознакомления.
Заменяет ли ознакомление с графиком уведомление о начале отпуска?
Нет. Роструд считает, что нужно отдельно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели. Иначе работник может потребовать переноса отпуска.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить бизнес
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Каждый год одни и те же бумаги: график, уведомления, листы ознакомления, акты. Пока документы ходят по столам, время уходит у кадровика и директора. Я смотрю, какие повторяющиеся действия в отделах можно передать программам, и показываю, где это окупается.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.