Книга покупок и продаж для ИП на ОСНО
Коротко
Книга продаж и книга покупок — это журналы, в которых ИП на общей системе отражает счета-фактуры по НДС: в книге продаж — выставленные покупателям, в книге покупок — полученные от поставщиков и принятые к вычету. Это учёт налога, а не доходов и расходов: доходы и расходы для НДФЛ предприниматель записывает отдельно, в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций.
Кто ведёт книги по НДС
Книги покупок и продаж ведёт тот, кто считает НДС и выставляет счета-фактуры. ИП на ОСНО начисляет НДС с отгрузок и авансов по ставке, применимой к операции: обычно 22 %, а в предусмотренных законом случаях — 10 % или 0 %. Входной налог от поставщиков он принимает к вычету при соблюдении условий. Каждое такое начисление и каждый вычет должны попасть в книгу — иначе декларация по НДС разойдётся с учётом.
Предприниматель, который получил освобождение по статье 145 НК, книги по НДС не ведёт: счетов-фактур он не выставляет, вычетов у него нет. Освобождение действует, пока доход держится в пределах, установленных статьёй 145 НК; при превышении лимита выручки право на освобождение теряется с первого числа месяца, в котором произошло превышение; с этого месяца снова возникает обязанность учитывать облагаемые операции по НДС.
Отдельная обязанность — книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций. Её ведут все ИП на ОСНО для расчёта НДФЛ, и к НДС она отношения не имеет. Путать эти документы нельзя: в книге учёта — выручка и затраты без налога, в книгах покупок и продаж — только счета-фактуры и суммы НДС.
Что записывают в книгу продаж
- Счета-фактуры, выставленные покупателям при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг и передаче имущественных прав.
- Счета-фактуры на аванс, полученный в счёт будущих поставок: НДС с предоплаты начисляют в момент её получения.
- Счета-фактуры, выставленные налоговым агентом, если ИП арендует муниципальное или государственное имущество и платит НДС за арендодателя.
- Исправленные и корректировочные счета-фактуры: аннулирующие записи по первоначальному документу и новые строки с верными суммами.
- Каждая запись — в том квартале, когда возникла обязанность по налогу: по отгрузке или по авансу, смотря что было раньше.
Что записывают в книгу покупок
- Счета-фактуры поставщиков по товарам, работам и услугам, которые ИП использует в облагаемой НДС деятельности.
- Счета-фактуры по авансам, перечисленным поставщикам: НДС с предоплаты принимают к вычету при выполнении условий статьи 172 НК.
- Счета-фактуры по товарам, работам и услугам, принятым к учёту, — вычет заявляют при выполнении условий статьи 172 НК. Оплата поставщику по общему правилу для этого не требуется.
- Корректировочные счета-фактуры при уменьшении стоимости покупки: разницу налога восстанавливают в книге продаж.
- Записи только по документам, оформленным по правилам статьи 169 НК: ошибки, мешающие определить продавца, покупателя, товар, стоимость и сумму налога, лишают вычета.
Форма и порядок заполнения
Книги ведут по форме и правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Форма едина для организаций и предпринимателей; разница только в реквизитах — ИП указывает свои данные и подпись.
Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. Бумажную книгу по итогам квартала нумеруют, прошнуровывают и подписывают; электронную при передаче в налоговую подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. С 2021 года книгу покупок и книгу продаж не заверяют в налоговой — обязанность отменена.
Записи делают в хронологическом порядке по мере регистрации счетов-фактур. Итоги подводят за квартал: суммы НДС из книги продаж и книги покупок переносят в декларацию по НДС. Предприниматель на ОСНО сдаёт её по месту жительства не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
Частые вопросы
Нужна ли книга покупок и продаж ИП на ОСНО без НДС?
Если предприниматель получил освобождение по статье 145 НК и не выставляет счета-фактуры, книги по НДС он не ведёт. Как только освобождение теряется или ИП от него отказывается, книги нужно вести с того месяца, когда возникла обязанность платить налог.
Чем книга покупок и продаж отличается от книги учёта доходов и расходов?
Книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций нужна для НДФЛ: в ней выручка и затраты без НДС. Книги покупок и продаж — учёт только НДС по счетам-фактурам. Один и тот же квартал даёт две разные записи: в книге учёта — доход без налога, в книге продаж — сумма НДС с этого дохода.
Что будет, если не вести книги?
При проверке налоговая не увидит оснований для вычетов, и НДС придётся платить со всей выручки. Кроме того, отсутствие книг — нарушение правил учёта, за которое статьёй 120 НК предусмотрен штраф. Восстановить вычеты после проверки почти невозможно.
Можно ли вести книги в электронном виде?
Да. Книгу можно вести и хранить в электронном виде. При передаче в налоговую в случаях, предусмотренных НК РФ, электронную книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как исправить ошибку в книге?
В книге продаж ошибочную запись аннулируют и вносят верную с тем же номером и датой счёта-фактуры, а в строке исправления указывают номер и дату исправленного документа. В книге покупок при ошибке в сумме вычета запись исправляют аналогично. Ошибку в записи за истёкший квартал исправляют в дополнительном листе книги за тот квартал. Если ошибка повлияла на декларацию, уточнённую декларацию подают по правилам статьи 81 НК РФ.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
НДС и НДФЛ должны сходиться с выручкой
Соберу юнит-экономику, чтобы налоги не съедали прибыль
Когда ИП на ОСНО растёт, налоговая нагрузка идёт за выручкой, а маржа может падать. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.
По расчёту видно, какие позиции приносят убыток и где рост увеличивает нагрузку. Это для собственников, которые хотят понимать, что будет с деньгами при каждом решении.