Классификация дебиторской задолженности: виды и меры по снижению

Коротко

Классификация дебиторской задолженности — это разбивка всех долгов перед компанией на группы по срокам, обеспечению и вероятности оплаты. Без такой разбивки в учёте видна одна общая сумма, а с ней понятно, какие деньги придут в срок, какие уже висят и какие пора списывать. От неё же зависит, какие меры по снижению дебиторской задолженности дадут результат: напоминание по срочному долгу и претензия по просроченному — разные действия.

Зачем делить долги на группы

В балансе дебиторка — одна строка, и она ничего не говорит собственнику о деньгах. Двадцать миллионов, из которых восемнадцать оплатят на следующей неделе, и двадцать миллионов, где половина — долги клиентов, которые молчат третий месяц, требуют совершенно разных решений.

Классификация отвечает на три вопроса: когда придут деньги, чем обеспечена оплата и насколько она вероятна. По ответам видно, сколько денег заморожено в долгах, какой запас прочности у компании и где пора вмешиваться.

Классификация по срокам погашения

Краткосрочная, или текущая, — долг гасят в течение двенадцати месяцев.
Долгосрочная — срок оплаты больше года: долги по займам выданным, по договорам с длинной отсрочкой.
Срочная, или нормальная, — срок отсрочки по договору ещё не прошёл. Долг числится, но нарушения нет.
Просроченная — контрагент не заплатил в срок, указанный в договоре.

Классификация по обеспечению и вероятности оплаты

Обеспеченная — под долг есть залог, поручительство или банковская гарантия.
Необеспеченная — дополнительных гарантий контрагент не дал.
Сомнительная — необеспеченный долг, не оплаченный вовремя: вероятность оплаты есть, но небольшая.
Хроническая — на погашение уйдёт от года до трёх лет.
Безнадёжная — в частности, задолженность с истёкшим сроком исковой давности или долг, обязательство по которому прекратилось при ликвидации должника. Долг гражданина-банкрота признают безнадёжным, когда он освобождён от дальнейшего исполнения соответствующего требования. Возврат исполнительного документа приставом также может быть основанием при условиях статьи 266 НК РФ.

По основанию возникновения

Долги перед компанией возникают у трёх групп: внешних контрагентов, сотрудников и учредителей. У покупателей и заказчиков это неоплаченные поставки и услуги; у сотрудников — подотчётные суммы и возмещение ущерба; у учредителей — займы, выданные компании или полученные от неё.

Отдельно стоят переплаты по налогам и страховым взносам: это тоже деньги, которые компания может вернуть или зачесть, и в реестре долгов им место наравне с остальными.

В бухгалтерском стандарте для организаций госсектора долги делят на финансовые и нефинансовые: финансовые погашаются деньгами, к нефинансовым относят выданные авансы, расчёты по налогам, взносам и подотчёту. Коммерческой компании эта разбивка полезна как подсказка: не всякий долг вернётся деньгами, часть закроется зачётом или отгрузкой.

Четыре группы долгов и что с ними делать

Группа	Признак	Что делать
Срочная	Срок оплаты не наступил	Напомнить об оплате заранее, за несколько дней до срока
Просроченная до месяца	Срок прошёл недавно	Созвониться, зафиксировать новую дату письменно
Сомнительная	Не оплачена вовремя, обеспечения нет	Претензия, график погашения, при необходимости — суд
Безнадёжная	Истекла исковая давность либо обязательство прекратилось, например при ликвидации должника или освобождении гражданина-банкрота от исполнения требования.	Списать по решению руководителя и подтверждающим документам

Что показывать в реестре долгов

Рабочий инструмент — реестр, где по каждому контрагенту стоит сумма, дата отгрузки, срок оплаты по договору, число дней просрочки, группа и ответственный менеджер. Реестр обновляют раз в неделю, иначе он превращается в архив.

Рядом с реестром держат несколько показателей. Первый — средний срок оплаты: сколько дней в среднем проходит от отгрузки до денег. Второй — доля просроченной дебиторки в общей сумме. Третий — доля крупнейшего клиента: когда один покупатель даёт больше трети выручки, его задержка останавливает всю компанию.

Ориентиры для самопроверки: просроченная дебиторка до десяти процентов — спокойная зона, от десяти до двадцати — рабочая, выше двадцати — сигнал пересматривать условия работы с клиентами. Доля крупнейшего клиента свыше тридцати процентов — риск концентрации. Это не нормативы закона, а границы, по которым удобно ставить светофор в отчёте.

Меры по снижению дебиторской задолженности

Проверять контрагента до отгрузки: срок работы, судебные дела, признаки банкротства.
Прописывать в договоре срок оплаты, пени за просрочку и право приостановить отгрузку при долге.
Брать обеспечение по крупным сделкам: банковскую гарантию, поручительство или залог.
Давать отсрочку по лимиту: каждому клиенту — своя предельная сумма долга, сверх неё отгрузка только по предоплате.
Напоминать об оплате заранее и фиксировать обещания клиента письменно.
Разделять функции: менеджер продаёт, долги контролирует отдельный сотрудник — иначе продавец закрывает глаза на задержки ради плана.
Вести претензионную работу по календарю: претензия, затем иск, пока не истекла исковая давность.
Считать скидку за досрочную оплату против стоимости денег в обороте: иногда уступить два процента выгоднее, чем ждать два месяца.

Частые вопросы

Чем сомнительная задолженность отличается от безнадёжной?

Сомнительная — необеспеченный долг, не оплаченный в срок, но шанс получить деньги остаётся. Безнадёжной, в частности, признают задолженность с истёкшим сроком исковой давности или долг, обязательство по которому прекратилось при ликвидации должника. Для гражданина-банкрота важно освобождение от дальнейшего исполнения соответствующего требования.

Когда долг переходит из срочного в просроченный?

На следующий день после срока оплаты, записанного в договоре. До этой даты долг нормальный, и давить на клиента рано — достаточно напомнить об оплате.

Зачем делить дебиторку на краткосрочную и долгосрочную?

Краткосрочная вернётся в оборот в течение года, долгосрочная — позже. Для собственника это разные деньги: первые можно планировать в платежах ближайших месяцев, вторые — нет.

Что делать с долгом, по которому истекла исковая давность?

Списать. Долг перешёл в разряд безнадёжных, и держать его в учёте смысла нет: он искажает картину и создаёт ложное ощущение, что деньги ещё вернутся.

Как часто пересматривать классификацию?

Реестр обновляют еженедельно, а группы пересматривают при каждом обновлении: долг, срочный неделю назад, сегодня может быть просроченным. Раз в месяц смотрят показатели и решают, кому урезать лимит отсрочки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Долги клиентов удобно держать под контролем агента

Соберу ИИ-агента, который следит за сроками оплаты

Агент сам сверяет отгрузки со сроками оплаты по договору, находит просроченные счета и присылает менеджеру список клиентов, с которыми пора говорить о деньгах.

Подключаю его к CRM, 1С и почте и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где счета выставляются десятками в неделю и вручную за сроками уже не уследить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»