Кем ведётся приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

Коротко

Книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё ведёт работник, которому работодатель поручил эту работу. Это записано в пункте 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: в книгу вносят все операции по получению и расходованию бланков с указанием серии и номера каждого бланка.

Почему бухгалтерия, а не кадры

Бланк трудовой книжки — это документ строгой отчётности, который работодатель приобретает за деньги и учитывает как материальную ценность. Поэтому приход и расход бланков идут через бухгалтерию: она принимает бланки по накладной поставщика, отражает их в учёте и списывает по мере выдачи.

Кадровая служба заполняет книжку работнику и ведёт учёт движения уже заполненных трудовых книжек. Это два разных регистра, и путать их не стоит: в приходно-расходной книге считают чистые бланки, в книге движения — книжки конкретных работников.

Что записывают в приходно-расходную книгу

Дату операции и номер записи по порядку.
От кого получены бланки или кому выданы: поставщик по накладной либо работник кадровой службы, получивший бланк под отчёт.
Основание: накладная, счёт, заявление работника о выдаче вкладыша.
Приход и расход в штуках по каждому виду: бланки трудовой книжки отдельно, бланки вкладыша отдельно.
Серия и номер каждого бланка — без них запись не имеет силы, поскольку именно номер подтверждает, что учтён конкретный документ строгой отчётности.
Остаток бланков после каждой операции.

Как оформить саму книгу

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, а при наличии печати — и печатью. Это требование пункта 40 того же Порядка № 320н, и оно одинаково для бумажного и электронного варианта ведения.

Форму книга не имеет жёстко утверждённой: работодатель вправе разработать её сам и утвердить приказом. Удобно взять примерную форму, построенную по пункту 40 Порядка, и добавить в неё графы, которые нужны именно вам: например, отдельную колонку под вкладыши.

Приходно-расходная книга и книга движения: в чём разница

	Приходно-расходная книга	Книга учёта движения трудовых книжек
Что учитывают	Чистые бланки трудовой книжки и вкладыша	Заполненные трудовые книжки работников
Кто ведёт	Бухгалтерия	Кадровая служба или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек
Что фиксируют	Получение бланков и их расходование, серия и номер	Приём и выдачу книжек при приёме и увольнении работника
Зачем нужна	Контроль документов строгой отчётности и расхода бланков	Подтверждение того, где находится книжка работника

Частые вопросы

Может ли книгу вести кадровик, если так удобнее?

Порядок № 320н не закрепляет ведение книги исключительно за бухгалтерией. Если в компании книгу фактически заполняет кадровая служба, работодатель может поручить эту работу кадровику и закрепить обязанности приказом. Разумно закрепить порядок приказом руководителя и указать, кто передаёт сведения бухгалтерии.

Нужно ли вести книгу, если все работники перешли на электронные трудовые книжки?

Нужно, пока организация приобретает и хранит бумажные бланки. Если бумажные книжки не ведутся вовсе и бланки не закупаются, учитывать нечего. Если работник вправе вести бумажную трудовую книжку и ему оформляют новую книжку или вкладыш, бланк учитывают в книге. Тем, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют.

Что делать, если бланк испорчен?

Бланк, испорченный при заполнении, уничтожают с составлением соответствующего акта. Расход бланка отражают в книге учёта: в книге должна быть запись, объясняющая, куда он делся.

Кто отвечает за сохранность книги и бланков?

Руководитель организации. Он подписывает книгу, а работники, которые получают и выдают бланки, отвечают в пределах своих обязанностей. Если бланки выдаются под отчёт, разумно оформить это документально.

Сколько хранить книгу?

Приходно-расходная книга относится к документам по личному составу и хранится долго — вместе с книгой учёта движения трудовых книжек. Точный срок смотрите в перечне архивных документов: он зависит от даты окончания делопроизводства.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт — не место для ручной рутины

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Книги, накладные, отчёты о бланках — часть работы, которая повторяется каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»