Как вести приход и расход товара в магазине: образец в тетради

Коротко

Учёт в магазине — это запись каждого движения товара: сколько пришло, сколько ушло и сколько осталось. Тетрадь для этого годится, если товар недорогой, его немного и продавцов один-два. Образец простой: одна страница — один товар или одна поставка, в строке дата, приход, расход и остаток.

Что значит учёт в магазине

Учёт отвечает на три вопроса по каждому товару: сколько его сейчас на полке и в подсобке, откуда взялось это количество и куда делось предыдущее. Пока магазин маленький, ответы можно держать в обычной тетради: она дешевле программы и не требует обучения.

Тетрадь работает, если правило одно для всех: любое движение товара — привоз, продажа, возврат, списание, перевод в другой отдел — попадает в неё в тот же день. Пропущенная строка ломает остаток, и дальше тетрадь показывает не то, что лежит на полке.

Образец тетради: какие графы завести

Дата — день, когда товар пришёл или ушёл.
Документ — номер накладной поставщика, номер чека или причина списания. По этой графе потом находят, откуда взялась цифра.
Приход — сколько единиц привезли.
Расход — сколько единиц продали, вернули поставщику или списали.
Остаток — что было до строки, плюс приход, минус расход. Считают в конце каждой строки, а не раз в месяц.
Подпись — кто записал. Если продавцов несколько, без подписи не понять, к кому идти с вопросом.

Как заполнять: три правила

Первое: отдельная страница или отдельный лист на каждый товар либо на каждую поставку — как удобнее, но не смешивать в одной строке разные позиции. Если товаров десятки, удобнее завести страницу на товар: тогда остаток виден нарастающим итогом.

Второе: запись в день события. Приход — в день, когда товар приняли и сверили с накладной; расход — в день продажи или списания. Записи «за неделю скопом» почти всегда дают расхождение.

Третье: остаток пересчитывают по строке, а не по памяти. Сначала вписывают приход или расход, потом выводят новое число. Раз в неделю или в месяц остаток по тетради сверяют с фактическим пересчётом — хотя бы по ходовым позициям.

Что делать с возвратами и списаниями

Возврат покупателя — это приход: товар вернулся на полку, количество выросло. Возврат поставщику и списание испорченного — расход: количество уменьшилось, и в графе «Документ» стоит причина.

Если товар переводят между точками или отделами, в тетради каждой точки нужны две записи: расход у одной и приход у другой, с одной и той же датой и номером документа. Иначе остатки двух точек не сойдутся между собой.

Когда тетради уже мало

Тетрадь перестаёт справляться, когда товаров сотни, продавцов несколько и часть продаж идёт через кассу или маркетплейс. Тогда появляются вопросы, на которые тетрадь не отвечает: какой товар не продаётся и лежит деньгами на полке, сколько закупать в следующий раз, кто и когда ошибся в записи.

Признак, что пора переходить на таблицу или учётную программу: остаток по тетради расходится с полкой чаще, чем раз в месяц, или на сверку уходит больше времени, чем на саму торговлю. Переносить проще с чистой даты: пересчитать всё, зафиксировать остаток на день и дальше вести уже в новом месте.

Частые вопросы

Можно ли вести учёт в тетради по закону?

Закон не требует определённой формы для внутреннего учёта товара в магазине. Но требования к кассовым операциям, работе с маркированными товарами и отчётности зависят от того, что и как вы продаёте: это стоит уточнить по своему виду деятельности в налоговой инспекции, а по маркировке — в инструкциях оператора системы маркировки.

Нужно ли записывать каждую продажу, если есть касса?

Если касса стоит, её отчёт уже фиксирует продажи. Тогда в тетради можно вести только приход и сверять остаток по отчёту кассы, а не переписывать каждый чек. Главное — чтобы остаток в тетради и данные кассы сходились на одну дату.

Как часто сверять тетрадь с полкой?

Чем дороже товар и чем чаще он меняется, тем чаще сверка. Для небольшого магазина рабочий вариант — пересчёт ходовых позиций раз в неделю и полный пересчёт раз в месяц или в квартал. Дату сверки и результат записывают в конце страницы.

Что делать, если остаток не сошёлся?

Сначала ищут пропущенную строку: невыписанный приход, незаписанное списание, возврат не в ту сторону. Если строки на месте, фиксируют расхождение отдельной записью с датой и причиной, чтобы дальше остаток снова был верным.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Тетрадь показала, где теряется товар

Соберу ИИ-агента, который разбирает заявки и документы

Когда поток заявок и накладных растёт, ручные записи начинают отставать от реальности. Я собираю ИИ-агента под одну понятную задачу: разобрать заявку, сверить документы, подготовить расчёт.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»