Какой документ используется для начисления НДС

Коротко

Для начисления НДС продавец выставляет счёт-фактуру — на её основании покупатель принимает налог к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ). Вместо счёта-фактуры можно оформить универсальный передаточный документ: он совмещает счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке. Выставить документ нужно не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса.

Счёт-фактура: что это и зачем

Счёт-фактура подтверждает две вещи: продавец начислил НДС с операции, а покупатель вправе принять этот налог к вычету. Поэтому документ составляют в двух экземплярах — один продавец регистрирует в книге продаж, второй передаёт покупателю.

С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ в редакции закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). В счёте-фактуре появился новый показатель: номер и дата счёта-фактуры, выставленного при получении аванса, — его указывают при отгрузке в счёт ранее полученной оплаты (подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ).

До утверждения поправок в постановление Правительства № 1137 ФНС письмом от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@ направила рекомендуемые формы счёта-фактуры, книги покупок и книги продаж, которые применяют с 1 января 2026 года.

Что указать в счёте-фактуре

Порядковый номер и дата составления документа.
Наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя.
Номер платёжно-расчётного документа, если получена оплата или аванс; при отгрузке в счёт аванса — номер и дата «авансового» счёта-фактуры.
Наименование товаров, работ или услуг, единица измерения и количество.
Цена за единицу без налога, стоимость без налога, сумма налога и итоговая стоимость с НДС.
Ставка налога: 22 %, 10 %, 0 % или расчётная 22/122, 10/110.

УПД вместо счёта-фактуры

Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке: акт, накладную. Если продавец оформляет УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактура не нужен, и покупатель принимает НДС к вычету по этому документу.

С 1 января 2026 года применяют УПД формата 5.03, утверждённого приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Документ передают в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Счёт-фактура, УПД и первичка: в чём разница

	Счёт-фактура	УПД	Первичный документ
Назначение	Начисление НДС и вычет	Счёт-фактура плюс подтверждение отгрузки	Подтверждение факта хозяйственной операции
Основание	п. 1, 5 ст. 169 НК РФ	Приказ ФНС № ЕД-7-26/970@	Закон о бухгалтерском учёте
Форма	Бумажная или электронная	Электронная, формат 5.03	Бумажная или электронная
Регистрация	Книга продаж у продавца, книга покупок у покупателя	Книга продаж и книга покупок	Регистры бухгалтерского учёта

Когда организация или ИП уплачивают НДС

НДС платят организации и индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения, а также налоговые агенты. С 2025 года плательщиками НДС стали и упрощенцы — но не все: освобождение действует, пока доход за предыдущий год не превысил 20 млн ₽ (п. 1 ст. 145 НК РФ). В 2026 году порог сохраняется: превышение 20 млн ₽ с начала года прекращает освобождение с 1-го числа следующего месяца.

Упрощенец, который стал плательщиком НДС, обязан выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж и сдавать декларацию по НДС — это разъяснено в письме ФНС от 30.12.2025 № СД-4-3/11836@. При реализации товаров, работ и услуг физлицам счета-фактуры не выставляют: вместо них продавец регистрирует в книге продаж сводный документ с суммарными показателями за квартал или месяц.

Какие из услуг облагаются НДС

По общему правилу НДС облагается реализация товаров, работ и услуг на территории России — в том числе услуги связи, транспорта, консультационные, юридические, бухгалтерские, рекламные.
Ставка 22 % — для всех операций, которые не подпадают под 10 % и 0 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Ставка 10 % — для продовольственных товаров, детских и медицинских товаров, книг и периодики по перечням п. 2 ст. 164 НК РФ.
Ставка 0 % — для экспорта и операций, перечисленных в подпунктах 1–22 п. 1 ст. 164 НК РФ.
Освобождены от НДС операции по статье 149 НК РФ: например, медицинские и образовательные услуги при наличии лицензии, услуги по уходу за больными, перевозки городским пассажирским транспортом.

Частые вопросы

Обязательно ли выставлять счёт-фактуру, если покупатель — физлицо?

Нет. Плательщиками НДС физлица не являются, поэтому при продаже товаров, работ и услуг населению счёт-фактуру не составляют. Вместо неё в книге продаж регистрируют сводный документ с суммарными показателями за квартал или месяц.

Что будет, если выставить счёт-фактуру позже пяти дней?

Само по себе выставление счёта-фактуры позже пяти дней не лишает покупателя права на вычет. Пятидневный срок отсчитывают со дня отгрузки или получения аванса.

Можно ли заменить счёт-фактуру УПД?

Да. УПД со статусом 1 заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. С 1 января 2026 года применяют формат 5.03, утверждённый приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Нужен ли счёт-фактура упрощенцу, который освобождён от НДС?

Нет. Упрощенец, освобождённый от НДС, по общему правилу счета-фактуры не выставляет. В 2026 году освобождение прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения дохода 20 млн ₽ с начала года.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

НДС не должен съедать прибыль

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает после налогов

Когда ставка НДС меняется или компания переходит на новый режим, выручка выглядит прежней, а денег на счёте становится меньше. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов, включая налоги.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»