Как запросить акт сверки

Сверка нужна, когда цифры в учёте одной стороны не сходятся с цифрами другой: долг висит в чужой карточке, платёж прошёл не тем числом, поставка закрыта не полностью. Акт сверки показывает, что каждая сторона считает по своим документам, и подписи обеих сторон превращают его в согласованную картину расчётов.

Запрашивают сверку в двух случаях. Первый — с деловым партнёром: поставщиком, покупателем, подрядчиком. Второй — с налоговой инспекцией, когда нужно проверить сальдо единого налогового счёта, начисления и платежи по конкретным налогам. Порядок в этих двух случаях разный.

Письмо работает, когда из него понятно, что именно сверять. Назовите период — например, с 1 января по 30 сентября, — и перечислите договоры с номерами и датами. Если договоров много, приложите перечень отдельным листом.

Второй обязательный элемент — дата, на которую нужна задолженность. Акт сверки за период показывает движение, а сальдо на дату — то, что стороны подтверждают для суда, зачёта или инвентаризации. Укажите обе величины, если нужны обе.

Третий элемент — способ ответа. Просьба «прислать акт» без адреса и канала затягивает переписку: контрагент ответит, когда ему удобно. Назовите электронную почту, адрес для бумажной почты или ящик ЭДО.

Сверить расчёты с бюджетом можно по заявлению в инспекцию по месту учёта. Право запросить акт сверки даёт подпункт 5.1 пункта 1 статьи 21 Налогового кодекса, а обязанность инспекции его выдать — подпункт 10 пункта 1 статьи 32. Документ называется актом сверки принадлежности сумм денежных средств, перечисленных и (или) признаваемых в качестве единого налогового платежа; форма — КНД 1160070.

Заявление подают в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика или по телекоммуникационным каналам связи с квалифицированной подписью, а на бумаге — лично, через представителя по доверенности, через МФЦ, если у него есть соглашение с инспекцией, или почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.

В заявлении указывают наименование организации, ИНН и КПП или фамилию и ИНН предпринимателя, признак заявителя, период сверки, контактный телефон, фамилию руководителя или представителя и способ получения акта. Сверить можно по всем кодам бюджетной классификации или по выбранным — тогда коды перечисляют на отдельном листе.

Заявление регистрируют не позднее следующего рабочего дня после поступления. Акт формируют не позднее трёх рабочих дней с даты регистрации электронного заявления и не позднее пяти рабочих дней — бумажного.

Акт сверки не исправляет учёт сам по себе. Если в акте контрагента есть операция, которой у вас нет, найдите первичный документ: накладную, акт, платёжное поручение, выписку по счёту. Дальше два пути — доначислить операцию у себя или доказать партнёру, что её не было, и попросить исправить его акт.

Подписывать акт с расхождениями без оговорки не стоит: подпись под документом означает согласие с его цифрами. Подпишите свой вариант, приложите расшифровку разногласий и отправьте партнёру — так у вас останется документ, подтверждающий вашу позицию.

С налоговой расхождения разбирают по выписке операций по расчётам с бюджетом: она показывает каждое начисление и каждый платёж. Если сальдо в акте не совпадает с учётом, проверяют декларации, уведомления об исчисленных суммах и платёжные документы за период сверки.