Как узнать, электронная трудовая книжка или нет у сотрудника

Коротко

С 2020 года существуют два документа о работе: бумажная трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд. Второй вариант и называют электронной трудовой книжкой. Чтобы понять, какой у человека, смотрят его заявление о выборе способа ведения книжки и то, что он предъявил при приёме: бумажную книжку или сведения о трудовой деятельности с отметкой об отказе от бумажной.

Что значит «электронная трудовая»

Электронная трудовая книжка — это не файл, который хранится у работодателя, а записи о приёме, переводах и увольнении, которые компания подаёт в Социальный фонд. Работник видит их в выписке, работодатель — в своих отчётах.

С 1 января 2020 года работодатели передают такие сведения обо всех работниках, даже если у человека бумажная книжка. Поэтому сам факт передачи данных в фонд ничего не говорит о том, какой документ у сотрудника: смотреть нужно на выбор работника.

Как узнать, какая трудовая книжка у сотрудника: электронная или обычная

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Если работник написал, что отказывается от бумажной и выбирает электронную, — книжка электронная. Если написал, что продолжает вести бумажную, — бумажная.
Что человек предъявил при приёме на работу. По статье 65 ТК он приносит трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Если принёс только сведения, смотрят, есть ли там отметка об отказе от бумажной книжки.
Запись в самой бумажной книжке. Если книжка на руках и в ней есть запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронную, бумажную он больше не ведёт.
Если трудовой договор заключается впервые, с 1 января 2021 года бумажная книжка не заводится: у такого сотрудника только сведения о трудовой деятельности.

Как узнать, в каком виде ведётся трудовая книжка, если заявления нет

Заявление хранится в личном деле, и в первую очередь искать нужно там. Если его нет, попросите работника предъявить сведения о трудовой деятельности: в них видно, какой способ ведения он выбрал.

Если книжки и отметки о выборе нет, сначала выясните, когда человек впервые поступил на работу. Тем, кто впервые трудоустроился с 2021 года, бумажную книжку не оформляют. Если работнику должна вестись бумажная книжка, но она отсутствует, он подаёт письменное заявление с причиной её отсутствия, и работодатель оформляет новую. Но это касается приёма: у уже работающего сотрудника способ ведения определяется его заявлением.

Какие документы подтверждают выбор

СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, форма из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Работодатель выдаёт её работнику по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней, а при увольнении — не позднее последнего рабочего дня.
СТД-СФР — сведения за все периоды работы, их выдаёт Социальный фонд. Работник может заказать выписку на портале Госуслуг в разделе «Справки и выписки» или получить в клиентской службе фонда и в МФЦ.
Выписка из электронной трудовой книжки на Госуслугах приходит файлом PDF, заверенным электронной подписью, и по юридической силе равна бумажному документу с подписью и печатью.

Как увидеть электронную трудовую книжку работника

Сам работник открывает свои записи в любой момент без участия работодателя: заказывает выписку на Госуслугах или на сайте Социального фонда. В выписке будут место работы, должность, даты приёма, перевода и увольнения, реквизиты документов-оснований.

Работодатель видит только сведения за период работы в своей компании и выдаёт их по заявлению в форме СТД-Р. За прошлые места работы он их не покажет, потому что у него их нет: полную картину даёт выписка из фонда.

Частые вопросы

Можно ли определить вид книжки по отчёту ЕФС-1?

В ЕФС-1 есть поля с датой заявления о продолжении ведения книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если они заполнены, по ним можно увидеть заявленный выбор; если данных нет, проверьте заявление и документы работника. Смотрите заявление о выборе и документы, которые работник предъявил при приёме.

Обязан ли работодатель выдать сведения о трудовой деятельности по просьбе работника?

Да, по письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней с даты подачи, а при увольнении — не позднее последнего рабочего дня. Форма — СТД-Р, на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она у работодателя есть. Нужный вариант работник указывает в заявлении.

Работник перешёл на электронную книжку, что делать с бумажной?

Бумажную книжку работодатель выдаёт работнику на руки: после перехода записи в неё не вносятся, кадровые события идут только в сведения о трудовой деятельности.

Можно ли передумать и вернуться к бумажной книжке?

Обратный переход законом не предусмотрен: выбор фиксируется заявлением один раз. Если человек остался на бумажной, он может позже подать заявление об отказе от неё и переходе на электронную.

Как проверить книжку кандидата до приёма?

Попросите предъявить трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. Если отметки о выборе нет, уточните дату первого трудоустройства: тем, кто впервые поступил на работу с 2021 года, бумажная книжка не оформляется. Если бумажная книжка должна вестись, но отсутствует, работник подаёт заявление с указанием причины, и работодатель оформляет новую.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, сроки выдачи сведений, отчёты в фонд — всё это часы кадровика и бухгалтера, которые уходят на одну и ту же работу. Я смотрю, где в отделах повторяются операции, и показываю, какие из них выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, у которых рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»