Как сделать машиночитаемую доверенность

Коротко

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который даёт сотруднику право подписывать документы от имени организации или ИП своей электронной подписью. Системы распознают её автоматически и проверяют полномочия представителя. Оформить МЧД можно через сервис ФНС, портал госуслуг или программу для электронного документооборота.

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД — электронная доверенность на подписание документов или совершение действий, сформированная в виде понятного компьютеру документа. Она позволяет автоматизировать проверку полномочий представителя: получатель видит, кто и что может подписывать, без бумажной волокиты.

Доверенность должна быть машиночитаемой в случаях, когда представитель действует от имени юридического лица, филиала иностранной компании или ИП и подписывает электронные документы своей квалифицированной электронной подписью. Исключение — директор, который использует КЭП компании без доверенности.

Как оформить машиночитаемую доверенность: пошагово

Зайдите на сайт ФНС России и откройте сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме».
Выберите тип доверенности. Для большинства случаев подходит единая форма МЧД; есть также форма для передоверия и для налогового органа.
Заполните сведения о доверенности: номер, срок действия, данные доверителя (организации или ИП).
Укажите данные представителя: ФИО, ИНН, паспортные данные или СНИЛС.
Определите полномочия: выберите из классификатора или введите вручную.
Проверьте данные и нажмите «Сформировать XML». Сервис создаст файл.
Подпишите файл квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП. Для этого сформируйте откреплённую подпись.
Загрузите XML-файл и файл подписи в раздел «МЧД» реестра доверенностей на сайте ФНС. После загрузки доверенность регистрируется автоматически.
Проверьте статус доверенности в реестре. Готовый файл можно прикладывать к документам или указать номер МЧД в системе.

Где ещё можно оформить МЧД

Кроме сервиса ФНС, машиночитаемую доверенность можно создать на портале госуслуг, в системе электронного документооборота или в бухгалтерской программе. Порядок действий зависит от выбранного сервиса, но результат один — XML-файл, подписанный КЭП.

С 1 сентября 2027 года вступает в силу Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ: шаблон, созданный на портале госуслуг, станет базовым и будет приниматься везде без исключений. Специализированные бланки, которые размещают госорганы, Банк России и Федеральная нотариальная палата, станут дополнительными и сохранятся для внутреннего применения в конкретных ведомствах.

Частые вопросы

Нужно ли заверять МЧД у нотариуса?

По общему правилу нет. Машиночитаемая доверенность не требует нотариального заверения, если иное не установлено законом для конкретной ситуации. Нотариус может выдать электронную доверенность, если стороны так решили.

На какой срок можно выдать МЧД?

На любой срок. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня составления. МЧД не привязана к сроку действия подписи сотрудника: она действует до истечения указанного срока или до отзыва.

Как отозвать машиночитаемую доверенность?

Руководитель направляет заявление на отзыв в ту систему, где хранится МЧД, и подписывает его своей КЭП. Сотрудник тоже может отказаться от полномочий, подписав отказ своим сертификатом.

Можно ли оформить МЧД на несколько сотрудников?

Да, с 1 марта 2025 года ФНС принимает МЧД в формате 5.03, который позволяет указать нескольких представителей и право последующего передоверия.

Что будет, если сотрудник подпишет документ без МЧД?

Получатель может не принять такой документ, так как не сможет проверить полномочия подписанта. Для налоговой отчётности и электронного документооборота наличие МЧД обязательно, если подписывает не директор.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Электронные подписи и доступы не должны тормозить работу

Настрою ИИ-агента, который возьмёт рутину с документами на себя

Пока сотрудники разбираются с доверенностями и подписями, часть работы — ответы клиентам, заявки, сверка документов — можно передать программе. Я собираю ИИ-агента под одну задачу, подключаю к CRM, 1С и мессенджерам и проверяю на ваших реальных случаях.

Вы платите за работающего агента, а не за презентацию. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»