Как работает онлайн-касса при безналичных расчётах
Коротко
Онлайн-касса — контрольно-кассовая техника с фискальным накопителем: она формирует кассовый чек, передаёт его покупателю и через оператора фискальных данных отправляет сведения о расчёте в налоговую. При безналичной оплате касса работает так же, как при наличной: банк проводит платёж, а касса отдельно фиксирует расчёт и выдаёт чек. Одно другого не заменяет.
Два процесса, которые идут параллельно
Безналичный платёж и кассовый чек — разные вещи, и путать их дорого. Эквайринг — услуга банка: терминал или платёжная форма подтверждает, что деньги списаны с карты клиента и зачислены продавцу. Слип терминала фиксирует именно банковскую операцию.
Кассовый чек формирует онлайн-касса и передаёт в налоговую через оператора фискальных данных. Чек подтверждает факт расчёта с покупателем и содержит обязательные реквизиты по закону о ККТ. Слип кассовым чеком не является: эквайринг и касса работают вместе, но каждый сам по себе.
Когда при безналичной оплате чек обязателен
- Оплата картой через терминал в офисе, магазине или у курьера.
- Онлайн-оплата на сайте или в приложении.
- Перевод по QR-коду через СБП.
- Безналичный перевод по реквизитам на расчётный счёт, когда платит физическое лицо.
- Расчёты с представителями бизнеса, если они платят наличными или картой.
Почему нельзя решить, что касса не нужна
Соблазн сэкономить на оборудовании и комиссиях понятен, и вокруг него живут три заблуждения: «слип — это чек», «СБП не требует кассы», «если клиент молчит, можно не пробивать». Каждое из них — прямое нарушение закона о ККТ, и налоговая видит его даже без выездной проверки.
Правило простое: неважно, каким способом клиент перевёл деньги. При расчётах с физическим лицом кассовый чек обычно нужен. Исключения установлены статьёй 2 закона № 54-ФЗ — например, для ИП, сдающего принадлежащее ему жилое помещение.
Онлайн-кассы для безналичного расчёта: аппарат или облако
Обычная онлайн-касса стоит там, где покупатель платит: в магазине, офисе, у курьера. Она печатает бумажный чек в момент расчёта.
Для дистанционных продаж удобнее облачная касса: сама техника размещена в дата-центре провайдера, а бизнес пользуется ей удалённо через интернет. Она формирует электронные чеки и подходит для оплаты на сайте, в приложении, в соцсетях и мессенджерах, где личного контакта с покупателем нет. Бумажный чек в этом случае не печатают — его отправляют в электронном виде на контакт, который покупатель указал.
Что происходит при оплате: путь от кнопки до чека
Покупатель нажал «Оплатить» — платёжная форма передала данные в банк, банк списал деньги и зачислил их продавцу. Дальше в дело вступает касса.
Онлайн-касса получает от платёжной системы сумму и состав заказа, формирует чек, присваивает ему номер и фискальный признак, записывает в фискальный накопитель и отправляет через оператора фискальных данных в налоговую. Покупателю уходит электронный чек на почту или телефон.
Если интернет пропал, чек всё равно пробивают в момент оплаты: сведения сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи касса сама передаёт их оператору. Отказывать покупателю в чеке из-за нестабильного соединения продавец не вправе.
Онлайн-касса при расчётах с физическими лицами: реквизиты электронного чека
С 1 сентября 2025 года при приёме безналичных платежей через интернет в фискальном чеке указывают новый реквизит — тег 1125 «признак расчёта в интернет» со значением «1». Это касается всех дистанционных расчётов: сайт, приложение, соцсети, мессенджеры, маркетплейс.
Вместе с ним в чеке обязательны адрес сайта, где прошёл платёж (тег 1187), и контакт покупателя — почта или телефон (тег 1008), куда отправляют чек. Бумажную версию в этом случае не печатают.
Перед началом продаж проверьте, что касса и программа обновлены и корректно передают эти реквизиты. Настройку лучше поручить оператору фискальных данных или поставщику программы.
Слип, кассовый чек и электронный чек
| Слип терминала | Кассовый чек на бумаге | Электронный чек | |
|---|---|---|---|
| Кто формирует | Банк-эквайер | Онлайн-касса | Онлайн-касса, чаще облачная |
| Что подтверждает | Банковскую операцию | Факт расчёта с покупателем | Факт расчёта с покупателем |
| Уходит в налоговую | Нет | Да, через оператора фискальных данных | Да, через оператора фискальных данных |
| Когда выдают | В момент оплаты | В момент расчёта на месте | В момент расчёта дистанционно |
| Заменяет кассовый чек | Нет | — | — |
Частые вопросы
Нужна ли касса, если покупатель перевёл деньги по QR-коду через СБП?
Да. Перевод через СБП — это расчёт с физическим лицом, и кассовый чек обязателен так же, как при оплате картой.
Можно ли вместо чека отправить покупателю слип?
Нет. Слип подтверждает банковскую транзакцию, но не содержит обязательных реквизитов кассового чека и в налоговую не уходит. Это разные документы, и один другого не заменяет.
Нужна ли касса, если платят только компании по безналу с расчётного счёта на расчётный?
Если продавец принимает деньги только от компаний и ИП с расчётного счёта на расчётный и физические лица не платят, касса не нужна. При оплате физлицом чек обычно обязателен, если для конкретного расчёта закон не предусматривает исключение.
Что делать, если в момент оплаты пропал интернет?
Чек пробивают в момент оплаты, как обычно. Сведения сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи касса автоматически передаёт их оператору фискальных данных.
Чем облачная касса отличается от обычной?
Обычная стоит там, где платит покупатель, и печатает бумажный чек. Облачная размещена в дата-центре провайдера, работает удалённо через интернет и выдаёт электронные чеки — это удобно для дистанционных продаж.
Нужен ли бумажный чек при онлайн-оплате?
Нет. При дистанционном расчёте чек отправляют в электронном виде на почту или телефон, которые покупатель указал для получения чека.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Касса фиксирует продажи, но не показывает, откуда они
Соберу рекламу, сайт и продажи в одну цепочку с цифрами
Онлайн-касса честно показывает выручку, а вот из какого канала пришёл покупатель и сколько стоило его привести — из чека не видно. Я связываю рекламу, сайт, звонки и CRM так, чтобы у каждой продажи был источник, а у каждой кампании — цена продажи.
Это для собственников, которые платят за рекламу в нескольких каналах и хотят видеть, что усилить, а что отключить. Вы получаете отчёт, который обновляется сам каждый день.