Как принять на работу сотрудника в ИП на патенте

Коротко

Приём сотрудника у ИП на патенте ничем не отличается от приёма у любого другого работодателя: нужны трудовой договор и сведения в Социальный фонд. Приказ о приёме работодатель может издать на основании договора. Отдельно вставать на учёт как работодатель не нужно — фонд поставит на учёт сам после первой формы ЕФС-1. Особенность одна: у патента есть предел по числу работников, и его нужно держать в голове до подписания договора.

Что нужно сделать до первого рабочего дня

Сначала проверьте свой патент. У части видов деятельности потенциальный доход, а значит и цена патента, зависит от числа работников; у других численность на цену не влияет. Это видно в калькуляторе на сайте налоговой службы: если для вашего вида деятельности там есть поле для числа сотрудников, цена патента от него зависит.

Дальше соберите документы. Понадобятся заявление о приёме, паспорт и СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании, если работа требует квалификации, и трудовая книжка — бумажная или сведения о трудовой деятельности. Попросите паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и документ о регистрации в системе персонифицированного учёта. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности предъявляют, кроме первого трудоустройства; воинские документы и документ об образовании — в предусмотренных законом случаях.

Как оформить и устроить сотрудника: по шагам

Трудовой договор в двух экземплярах: должность, оклад, место работы, дата начала. Один экземпляр остаётся у работника, получение подтверждается подписью.
При необходимости издайте приказ о приёме на основании трудового договора; его содержание должно соответствовать договору.
Запись в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, и сведения в электронную трудовую книжку.
Подайте ЕФС-1 с подразделом о приёме не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Отдельного заявления о постановке на учёт как работодатель подавать не нужно: Социальный фонд сделает это сам после первой ЕФС-1.
Если работник иностранец, у работодателя появляются дополнительные обязанности по уведомлениям — их состав зависит от статуса работника, уточняйте по документам миграционного учёта.
Ознакомить с локальными актами: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных, инструкцией по охране труда.

Лимит работников и что делать, если численность выросла

Патент даёт право работать, пока число работников не выходит за предел, установленный для этого режима. В общем случае это 15 человек, но проверять нужно по статье 346.43 Налогового кодекса и по закону субъекта, который выдал патент: региональные условия могут быть строже.

Если численность превысила предел, право на патент теряется, и дальше ИП работает по общим правилам. До приёма рассчитайте среднюю численность работников за налоговый период по всем видам предпринимательской деятельности ИП. Учитываются и совместители, и исполнители по гражданско-правовым договорам.

Если цена патента зависит от числа работников

Внести изменения в уже выданный патент и доплатить разницу нельзя — ни ИП, ни инспекция не могут увеличить сумму налога по выданному патенту. Минфин в такой ситуации предлагает заранее получить второй патент на новых сотрудников, но тогда ИП платит налог дважды: за действующий патент и за новый.

Поэтому до приёма посчитайте на калькуляторе налоговой службы, как изменится цена, если указать больше работников. Иногда дешевле оформить нового человека по гражданско-правовому договору, но это годится не для всякой работы: если отношения по сути трудовые, переквалификация обернётся доначислениями.

Почему нельзя оформить «официально без уплаты налогов»

Оформить работника официально и при этом не платить налоги и взносы нельзя. С выплат в пользу работника ИП платит НДФЛ как налоговый агент и страховые взносы, а также взносы на травматизм. Это цена легального найма, и она не зависит от того, какой режим применяет ИП.

Патент освобождает от налога на доходы самого ИП по деятельности, на которую он выдан, но не от обязанностей работодателя. Если хочется снизить нагрузку, законные пути есть: пониженные тарифы для малого бизнеса, договор подряда там, где работа действительно разовая, — но каждый вариант нужно проверять по Налоговому кодексу, а не по советам из чатов.

Частые вопросы

Нужно ли ИП отдельно регистрироваться как работодатель?

Нет. Отдельного заявления о постановке на учёт в качестве работодателя подавать не нужно: Социальный фонд поставит на учёт автоматически после первой формы ЕФС-1.

В какой срок подать ЕФС-1 при приёме?

При приёме и увольнении сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего соответствующее кадровое событие.

Можно ли нанять сотрудника, если патент выдан без работников?

Зависит от того, влияет ли численность на цену вашего патента. Если не влияет, работайте по действующему, соблюдая предел численности. Если влияет — изменения в выданный патент внести нельзя, придётся получать новый, и часть налога заплатится дважды.

Сколько работников можно держать на патенте?

В общем случае не больше 15 человек. Точный предел смотрите в статье 346.43 Налогового кодекса и в законе субъекта, по которому выдан патент: регион может установить более строгое ограничение.

Что будет, если численность превысит предел?

ИП теряет право на патент с начала налогового периода, на который он был выдан. По этой деятельности применяется общий режим либо УСН или ЕСХН, если ИП уже применяет соответствующий режим. Поэтому численность проверяют до приёма, а не после.

Обязателен ли трудовой договор, если человек работает месяц?

Да, если отношения трудовые. Срочный договор возможен, но только по основаниям статьи 59 Трудового кодекса; «месяц» сам по себе основанием не является.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Найм — это ещё и рутина вокруг него

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда появляется первый или очередной сотрудник, прибавляются ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, отчёты и сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»