Как подписать документ по доверенности

Без доверенности от имени организации действует руководитель — лицо, указанное в ЕГРЮЛ. Сотрудник может подписывать документы от имени организации при наличии соответствующих полномочий. Их подтверждают доверенностью или другим предусмотренным законом основанием; в некоторых случаях полномочия следуют из обстановки. Директор решает, кому и на какие документы выдать полномочия.

Есть исключения, где доверенность не нужна. Приходные и расходные кассовые ордера подписывают главный бухгалтер и кассир по должности — по указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У им достаточно приказа о назначении. Если сделку подписали без полномочий, организация может впоследствии её одобрить. Без одобрения последствия определяют по статье 183 ГК РФ; для других документов действуют соответствующие им правила.

Сначала проверьте, что доверенность действует и в ней есть право подписи именно этого вида документа: перечень полномочий пишут конкретно — акты, накладные, счета, договоры. Общая формулировка «представлять интересы» право подписи первичных документов не даёт.

Затем подготовьте документ: должности в нём должны совпадать со штатным расписанием, а подписант — с тем, кто указан в доверенности. Подписывайте лично, ставьте дату и расшифровку. Копию доверенности приложите к экземпляру, который остаётся у вас, — это снимает вопросы при проверке.

Если документ электронный, действует отдельный порядок: сотрудник подписывает его своей электронной подписью, а право действовать от имени компании подтверждает машиночитаемая доверенность.

С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает электронные документы от имени компании только при наличии машиночитаемой доверенности — файла в формате XML с данными о доверителе, представителе и его полномочиях. Исключение — директор со своей квалифицированной подписью компании: ему доверенность не нужна.

Формат 5.03 ФНС принимает с 1 марта 2025 года; форматы 5.01 и 5.02 больше не принимаются. Доверенность действует с даты выдачи, обратной силы не имеет; срок — любой, а если он не указан, доверенность действует год со дня составления.

В системах электронного документооборота при подписании включают опцию «подписываю по доверенности» и прикладывают файл либо указывают реквизиты доверенности из распределённого реестра ФНС. Получатель проверяет срок действия, полномочия и подпись директора на доверенности. Если сотрудник уволился или полномочия изменились, доверенность отзывают.