Как подписать договор ЭЦП в формате PDF

Коротко

Подписать договор ЭЦП в формате PDF — значит встроить в файл электронную подпись, которая подтверждает, кто и когда подписал документ и что после этого файл не менялся. Для договора подходит усиленная квалифицированная подпись: по статье 5 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» она равнозначна собственноручной. Усиленная неквалифицированная подпись тоже годится, если стороны договорились признавать её в этом договоре (пункт 2 статьи 6 того же закона и статья 160 ГК РФ).

Какой подписью подписывают договор

Закон № 63-ФЗ различает три вида подписи. Простая — это логин, пароль и код из сообщения; сама по себе она не заменяет подпись на бумаге. Усиленная неквалифицированная создаётся программами и подтверждает, что документ подписан, но для договора её нужно признать соглашением сторон. Усиленная квалифицированная выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и действует без дополнительных условий — её достаточно для договора поставки, услуг, подряда, аренды, ГПХ.

Сертификат квалифицированной подписи руководитель организации или индивидуальный предприниматель получает в удостоверяющем центре ФНС. Сотрудник подписывает документы своей квалифицированной электронной подписью, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью от организации или ИП. Гражданин без статуса ИП может выпустить подпись в приложении «Госключ» через Госуслуги.

Что подготовить

Файл договора в PDF — тот, который будет подписан, без пометок «проект» и незаполненных полей.
Действующий сертификат подписи и ключ на токене или в защищённом хранилище.
КриптоПро CSP — криптографическое средство, которое создаёт и проверяет подпись.
КриптоПро ЭЦП Browser plug-in — связка между браузером и токеном, если подписываете в веб-сервисе.
Программа для подписания файлов: КриптоАРМ, модуль в CRM или сервис электронного документооборота.

Как поставить подпись в PDF

В программе для подписания откройте файл договора, выберите свой сертификат и формат подписи. Для PDF применяют формат PAdES: подпись встраивается в сам файл, а не лежит рядом отдельным файлом с расширением SIG. В КриптоАРМ и модулях для CRM и электронного документооборота это пункт «Добавить подпись» с выбором профиля PAdES-BES или PAdES-T. Открепленная подпись CAdES тоже допустима, но тогда получателю нужно передать два файла — договор и файл подписи, и следить, чтобы они не разошлись.

При подписании программа запросит пароль от ключа. После этого в PDF появится штамп с реквизитами сертификата, датой и временем — он показывает, кто подписал, но юридическую силу даёт встроенная подпись, а не картинка.

Как проверить подпись

Проверка показывает три вещи: подпись создана действующим сертификатом, сертификат на момент подписания не был отозван, файл после подписания не менялся. Если после подписи в договор внесли правку — даже исправили опечатку — подпись становится недействительной, и подписывать нужно заново.

Проверить можно в том же КриптоАРМ, в бесплатной версии программы, или в сервисе, через который подписывали. При проверке важно, чтобы на компьютере был установлен корневой сертификат удостоверяющего центра, выдавшего подпись, — иначе программа не выстроит цепочку.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор в PDF простой электронной подписью?

Можно, если стороны заключили соглашение о признании такой подписи. Для этого в самом договоре или в отдельном соглашении прописывают, каким способом подписываются документы и как проверяется подлинность. Без такого соглашения простая подпись договор не удостоверяет.

Нужен ли для подписания Adobe Acrobat?

Нет. Подпись создаёт криптографическое средство — КриптоПро CSP вместе с программой для подписания. Adobe Acrobat умеет отображать штамп, но саму квалифицированную подпись по российским алгоритмам создаёт не он.

Что делать, если получатель не может открыть подпись?

Чаще всего у него не установлен корневой сертификат удостоверяющего центра или не настроен плагин. Передайте ему сертификат открытого ключа и корневой сертификат УЦ — после их установки подпись проверится.

Можно ли подписать скан договора, а не исходный PDF?

Можно, если стороны согласны работать со сканом. Но скан — это изображение: текст в нём не редактируется, а качество зависит от сканера. Исходный PDF надёжнее, потому что в нём сохраняются текстовый слой и структура документа.

Что будет, если после подписания изменить файл?

Подпись перестанет подтверждать документ: проверка покажет, что содержимое изменено. Договор придётся подписывать заново — либо создать новую версию файла и подписать её.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Подпись — только часть работы с документом

Соберу ИИ-агента, который разберёт входящие договоры

Когда договоров десятки, вручную проверять каждый PDF долго: сверить реквизиты, найти нужные пункты, отметить расхождения. Я собираю ИИ-агента под одну задачу — например, разбор входящих договоров: агент читает файл, вытаскивает реквизиты и условия, сверяет с вашим шаблоном и складывает результат в CRM.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих документов из вашей практики. Это для компаний, где одна и та же работа с документами повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»