Как подписать договор электронной подписью с двух сторон

Коротко

Подписать договор электронной подписью с двух сторон — значит каждой стороне поставить под документом свою электронную подпись, а затем обменяться подписанными файлами так, чтобы у каждой остался экземпляр с обеими подписями. Юридически это та же сделка, что и на бумаге: по статье 434 Гражданского кодекса договор в письменной форме может быть заключён путём обмена электронными документами, а статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ приравнивает электронную подпись к собственноручной, если закон или соглашение сторон не требуют иного.

Какие подписи подойдут для договора

Закон различает простую и усиленную электронную подпись, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Для договора между организациями или предпринимателями надёжнее всего квалифицированная подпись: она выдаётся удостоверяющим центром, который прошёл аккредитацию, и по статье 6 закона № 63-ФЗ признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных соглашений. Если стороны хотят использовать неквалифицированную или простую подпись, им нужно заранее записать в договоре или отдельном соглашении, какие правила определения подписанта и проверки подписи они применяют — иначе при споре доказать авторство будет сложно.

Для внутренних документов компании или для договоров с гражданами часто хватает простой подписи через сервис оператора ЭДО: логин, пароль и код из сообщения. Но для сделок с недвижимостью, для госзакупок и для отдельных видов договоров закон может требовать только квалифицированную подпись — это стоит проверить в самом договоре или в отраслевом законе.

Как подписать договор с двух сторон: пошаговый порядок

Согласуйте с контрагентом вид подписи и канал обмена. Самый простой путь — оператор электронного документооборота: он фиксирует дату и время отправки, хранит файлы и выдаёт подтверждение доставки. Если оператора нет, можно обмениваться файлами по электронной почте, но тогда в договоре или соглашении сторон лучше заранее указать адреса, с которых документы считаются официальными.
Подготовьте файл договора в формате PDF или в другом формате, который не меняется при пересылке. Сканы с бумаги тоже подойдут, если стороны не договорились об оригинальном электронном документе.
Первая сторона подписывает файл своей электронной подписью и отправляет второй стороне. В некоторых системах ЭДО договор сначала уходит на подписание контрагенту, и только после его подписи обе подписи появляются в одном файле.
Вторая сторона проверяет подпись первой: в программе или в сервисе оператора видно, кем подписан документ, каким сертификатом и не истёк ли срок его действия. Убедившись, что перед ней тот самый файл, вторая сторона подписывает его своей подписью.
Обменяйтесь итоговыми файлами. В идеале у каждой стороны должен остаться один файл, в котором стоят обе подписи. Если система позволяет только раздельные подписи, сохраните оба файла и переписку, из которой видно, что стороны обменялись ими.
Сохраните доказательства: файл с подписями, уведомление оператора о доставке, при необходимости — протокол проверки подписи. Эти документы понадобятся, если контрагент позже заявит, что договор не подписывал.

Как проверить подпись контрагента

Проверка подписи — это не формальность. Если вторая сторона подписала договор сертификатом, срок действия которого истёк или который отозван, подпись может быть признана недействительной. В большинстве систем ЭДО проверка встроена: при открытии документа видно, действительна ли подпись на момент проверки. Если проверяете вручную, используйте программу, которая умеет читать формат подписи, и смотрите на три вещи: кому выдан сертификат, действовал ли он в момент подписания и не отозван ли он.

Отдельно проверьте полномочия подписанта. Электронная подпись подтверждает, что документ подписал владелец сертификата, но не подтверждает, что у этого человека было право подписывать такой договор от имени компании. Если подписывает директор, достаточно устава и решения о назначении; если сотрудник по доверенности — нужна сама доверенность и проверка, что она действует на дату подписания.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор простой электронной подписью?

Да, если стороны заранее договорились, как они будут проверять такую подпись и кто считается подписантом. Без такого соглашения простая подпись не даёт надёжной защиты в споре: доказать, что документ подписал именно контрагент, будет трудно. Для сделок, где закон требует квалифицированную подпись, простая не подойдёт.

Нужен ли бумажный оригинал, если договор подписан электронно?

По общему правилу нет. Электронный документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному. Но если в самом договоре или в законе сказано, что нужен бумажный экземпляр, стороны обязаны его оформить. Также бумажный экземпляр может понадобиться для суда или для госоргана — тогда его распечатывают и заверяют.

Что делать, если контрагент не может получить квалифицированную подпись?

Можно использовать неквалифицированную подпись, если стороны подпишут соглашение о её использовании и о правилах проверки. Другой вариант — обменяться сканами с последующим обменом бумажными оригиналами. Электронная переписка может подтверждать заключение договора, если из неё можно достоверно определить стороны и их волю.

Как понять, что договор заключён, если подписи стоят в разных файлах?

Момент заключения стороны могут указать в договоре. Если такого условия нет, ориентируйтесь на дату, когда последняя сторона подписала документ и отправила его другой стороне. Сохраните уведомление оператора ЭДО или письмо с вложением — это подтверждение, что вторая сторона получила подписанный файл.

Можно ли подписать договор с двух сторон в один день, если стороны в разных городах?

Да. Электронный обмен не требует физического присутствия. Одна сторона подписывает и отправляет файл, вторая подписывает и отправляет обратно. Всё может занять несколько минут, если обе стороны уже подключены к одному оператору ЭДО или обмениваются файлами по электронной почте.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Электронный документооборот без ошибок

Соберу ИИ-агента, который проверит подписи и реквизиты в договорах

Если договоров много и каждый раз нужно вручную сверять подписантов, сроки действия сертификатов и полномочия, эту работу можно передать ИИ-агенту. Я собираю агента под одну задачу: он смотрит входящие документы, находит подписи и реквизиты, сверяет их с карточкой контрагента и отмечает расхождения.

Агент подключается к вашей почте, CRM или папке с файлами и работает на ваших реальных документах. Вы платите за работающего агента, а не за презентацию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»