Как написать клиентам, что ухожу в отпуск: пример

Коротко

Письмо клиентам об отпуске — короткое сообщение, в котором вы называете даты отсутствия, человека, который остаётся на связи, и порядок срочных вопросов. Его задача — чтобы клиент не искал вас в дни, когда вас нет, и не переносил решение на потом.

Что должно быть в письме

Клиенту важны три вещи: когда вас не будет, к кому идти с вопросом и что произойдёт с его текущей задачей. Всё остальное — вежливая обёртка. Поэтому письмо строят вокруг дат и замены, а не вокруг рассказа о поездке.

Пишите до отпуска, а не в последний рабочий день. За неделю клиент успевает задать накопившиеся вопросы и получить ответ, а вы — передать дела без спешки. Если отпуск длинный, напомните за пару дней до выхода.

Что указать в письме

Даты отсутствия: с какого по какое число вы не отвечаете, с какого дня снова на связи.
Кто заменяет: имя, должность, телефон и почта; в каких вопросах к нему идти.
Срочные вопросы: как связаться в исключительном случае и что считается срочным.
Статус текущих задач: что уже сделано, что будет сделано до отпуска, что подождёт возвращения.
Способ связи на время отпуска: отвечаете ли вы на почту, проверяете ли мессенджер, или канал закрыт полностью.

Пример письма

Тема: «Отпуск с 12 по 26 декабря — на связи будет Анна».

Добрый день, Игорь! С 12 по 26 декабря я в отпуске. По текущему договору всё идёт по плану: счёт согласуем до 11 декабря, поставку подтвердит Анна. С 12 декабря по любым вопросам пишите Анне Петровой, менеджеру по работе с клиентами: anna@example.ru, +7 900 000-00-00. Она ведёт вашу заявку и знает все договорённости. Если вопрос не терпит до 27 декабря, позвоните ей и скажите, что срочно, — она подключит дежурного. С 27 декабря снова отвечаю сам. Хорошего дня!

Чего в письме не нужно

Не обещайте отвечать «в любое время»: если вы этого не сделаете, клиент почувствует себя обманутым, а вы — виноватым. Не пишите «я буду на связи» без уточнения канала: клиент будет писать в тот, где вас нет. Не оставляйте замену без контактов: имя без телефона не помогает.

Не превращайте письмо в отчёт о поездке. Клиенту нужны даты и замена, а не маршрут. Одно-два предложения о том, что работа не встанет, — и всё.

Частые вопросы

Писать ли каждому клиенту отдельно или можно рассылкой?

Если клиентов много и работа с ними типовая, хватит рассылки с датами и общей заменой. Ключевым клиентам, у которых идёт сделка, напишите лично: в шаблоне не будет их задачи и их сроков.

Что делать, если замены нет?

Тогда в письме честно скажите, что в дни отпуска отвечать будете реже, и назовите срок, в который вернётесь с ответом. Если вопрос не терпит, укажите, куда писать. Обещание «отвечу быстро» без замены клиент проверит первым же письмом.

Нужно ли предупреждать о долгом отпуске заранее?

Чем длиннее отсутствие, тем раньше предупреждение: за две-три недели клиент успевает спланировать свои задачи. Короткий отпуск достаточно объявить за неделю.

Стоит ли писать в письме, что я буду проверять почту?

Только если это правда и вы назовёте, как часто. Формулировка «почту проверяю раз в день вечером» точнее, чем «на связи»: клиент понимает, когда ждать ответа.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока вы в отпуске, рутина не должна ждать

Отдам ИИ ту работу, которая не терпит отпуска

Письма клиентам, ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM — это можно передать программам, и они не уходят в отпуск. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать ИИ.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»