Изменился номер расчётного счёта поставщика: где следует внести соответствующие изменения

Коротко

Новый расчётный счёт поставщика сам по себе не меняет договор: в нём обычно указаны банковские реквизиты, и их обновляют письменным соглашением или дополнительным соглашением. Дальше новые цифры переносят в карточку контрагента в учёте, в платёжные шаблоны, в счета и акты сверки, а сотрудникам, которые готовят оплату, сообщают о смене официальным письмом поставщика.

Сначала проверьте, что письмо действительно от поставщика

Смена счёта — удобный повод для мошенничества: поддельное письмо о новых реквизитах приходит накануне крупного платежа. Поэтому прежде чем что-то менять, позвоните поставщику по номеру из договора или с его сайта, а не по номеру из письма, и попросите подтвердить новые реквизиты.

Просите официальное письмо на бланке с подписью руководителя и печатью, если печать у компании есть. Сверьте название получателя, ИНН и КПП с карточкой контрагента: они меняться не должны, меняется только счёт и, возможно, банк. Расчётный счёт содержит 20 цифр: первые пять — балансовый счёт второго порядка, шестой–восьмой — признак рубля или код валюты, девятый — защитный ключ, десятый–тринадцатый — подразделение банка, последние семь — номер лицевого счёта. Ошибка в одной цифре означает, что деньги уйдут не туда.

Где внести изменения

Договор с поставщиком и приложения к нему: спецификации, заявки, графики поставок. Если банковские реквизиты записаны в тексте, подпишите дополнительное соглашение с новыми цифрами.
Карточка контрагента в бухгалтерской программе и в CRM: расчётный счёт, банк, корреспондентский счёт и БИК.
Шаблоны платёжных поручений в банке и в учёте, включая шаблоны регулярных платежей и автоплатежи.
Неоплаченные счета и счета-фактуры, которые поставщик уже выставил: их заменяют или дополняют письмом с новыми реквизитами.
Реестр платежей и график оплат на неделю и месяц вперёд: там старые счета могут стоять в очереди.
Акт сверки с поставщиком за текущий период: его подписывают уже с новыми реквизитами.
Доверенности и заявки сотрудников, если в них указаны реквизиты поставщика для оплаты.
Уведомление сотрудников, которые готовят и подписывают платежи: бухгалтерия, закупки, руководитель.
Учёт в 1С или другой программе: запись в справочнике контрагентов и, если платёж уже прошёл по старым реквизитам, документы по нему.

Что делать с платежом, который уже ушёл на старый счёт

Если деньги ушли на прежний счёт поставщика, а он закрыт, банк вернёт перевод: платёж не дойдёт до получателя, и сумма вернётся на счёт плательщика. Срок возврата зависит от банка, поэтому платёж стоит держать на контроле и не считать обязательство исполненным до подтверждения.

Если счёт ещё действует и деньги поступили, поставщик подтверждает оплату письмом или актом сверки. Обязательство считается исполненным, когда деньги поступили на счёт получателя, указанный в договоре, поэтому после смены реквизитов договор обновляют до следующего платежа.

Частые вопросы

Нужно ли подписывать дополнительное соглашение, если изменился только счёт?

Если банковские реквизиты записаны в договоре, изменения оформляют соглашением в той же форме, что и договор. Когда реквизиты живут в отдельном приложении или спецификации, достаточно обновить это приложение.

Можно ли просто оплатить счёт с новыми реквизитами без письма?

Можно, но тогда у вас не останется документального подтверждения, что поставщик просил перевести деньги именно туда. Письмо с новыми реквизитами и подписью руководителя закрывает этот вопрос и защищает от претензий.

Что делать, если поставщик сменил банк, а не только счёт?

Меняются и БИК, и корреспондентский счёт банка. В карточке контрагента обновляют все четыре поля: расчётный счёт, наименование банка, корреспондентский счёт и БИК.

Кто должен сообщить об изменениях сотрудникам?

Тот, кто ведёт договор: закупки или бухгалтерия. Письмо поставщика пересылают всем, кто готовит платежи, и одновременно обновляют шаблоны, чтобы старый счёт не всплыл в следующей платёжке.

Надо ли сообщать в налоговую о смене счёта поставщика?

Нет. Смена реквизитов контрагента — это изменение условий вашего договора, а не сведений о вашей организации. О смене счёта поставщика сообщать в налоговую не нужно. Об открытии, закрытии и изменении реквизитов собственных счетов в российских банках организации и ИП также не уведомляют налоговую: сведения передают банки. Для счетов за рубежом действуют отдельные правила.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Реквизиты меняются, а цифры в отчётах должны сходиться

Соберу ключевые цифры бизнеса на одном экране

Когда у поставщика меняется счёт, важно не потерять платёж и не задвоить его в учёте. Я собираю выручку, заявки, деньги и маржу из CRM, рекламных кабинетов и учёта на одном экране и обновляю их каждый день.

Вы видите бизнес за пять минут в день на телефоне и компьютере и получаете сообщение, когда цифра выходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников, которым нужны свежие цифры, а не таблицы недельной давности.

Читать об услуге «Панель собственника»