Изменение штатного расписания: как и когда вносить изменения

Штатным изменением называют любую правку «штатки»: появилась новая должность, исчезла старая, переименовали отдел, добавили или убрали единицы, поменяли оклад, надбавку или премию. Каждая такая правка должна быть в документе, иначе кадровые решения повисают в воздухе: приказ о приёме ссылается на должность, которой в расписании нет.

Изменения в штатном расписании в течение года могут случаться не раз, и каждое оформляют отдельно. Общего срока, к которому нужно приурочить правку, нет: дата вступления в силу — та, что указана в приказе, и она должна совпадать с датой, с которой начинают действовать трудовые договоры и допсоглашения.

Порядок зависит от того, что именно меняется. Если добавляют должность, которой раньше не было и которую никто не занимает, достаточно утвердить новую редакцию расписания приказом руководителя — прежняя редакция утрачивает силу. Согласия работников это не требует: их трудовые договоры не меняются.

Другое дело — переименование должности, которую человек уже занимает, или изменение оклада. Здесь сначала оформляют отношения с сотрудником: уведомление о предстоящем переводе и письменное согласие, приказ о переводе по форме Т-5 или по собственной форме, допсоглашение к трудовому договору, запись в бумажную трудовую книжку при её наличии. И только потом утверждают новую редакцию: прежнюю должность из неё исключают, новую вводят.

Если должность исключают, а работника на ней нет — это правка расписания. Если на должности есть человек, исключение становится сокращением, и действует отдельная процедура с уведомлениями и предложением других вакансий. Суды смотрят не только на факт исключения строки, но и на законность самого решения работодателя.

Приказ об изменении штатного расписания — ключевой документ: на его основе правят связанные бумаги и уведомляют сотрудников. В нём пишут, что меняется (структура, штат, оклад, перечень задач, коды, состав подразделений), основание и дату вступления изменений в силу.

Изменения утверждают двумя способами: издают приказ о правке действующего расписания или утверждают документ в новой редакции. Второй способ чище: не нужно держать в голове цепочку приказов, а действующая редакция всегда одна. Новую редакцию утверждают приказом руководителя, и с этой даты прежняя перестаёт действовать.