Излишне удержанный НДФЛ: как вернуть сотруднику
Коротко
Излишне удержанный НДФЛ — это налог, который работодатель как налоговый агент удержал с дохода сотрудника больше, чем требовалось. Правила возврата задаёт статья 231 Налогового кодекса: обнаружив переплату, работодатель сообщает о ней человеку, а деньги перечисляет на его счёт по письменному заявлению.
Когда появляется переплата
Налоговый агент считает НДФЛ с каждой выплаты нарастающим итогом с начала года: складывает доходы, вычитает положенные вычеты, зачитывает налог, удержанный в прошлые месяцы. Если на каком-то шаге база или ставка посчитаны неверно, удержанная сумма расходится с правильной.
Типичные причины — счётная ошибка, неприменённый или ошибочно применённый вычет, перерасчёт дохода, смена налогового статуса сотрудника в середине года, ошибки в расчётах за прошлые периоды. Обнаружить переплату может и сам работодатель, и сотрудник, который заметил разницу в расчётном листке.
Порядок возврата шаг за шагом
- Найти переплату: пересчитать налог за нужный период и определить сумму, удержанную сверх положенного.
- Сообщить сотруднику в течение 10 дней со дня обнаружения — пункт 1 статьи 231 НК; форму сообщения работодатель выбирает сам, порядок направления согласует с человеком.
- Получить письменное заявление сотрудника с реквизитами банковского счёта — без него возврат не делают.
- Перечислить деньги на счёт из заявления в течение трёх месяцев со дня получения заявления.
- Закрыть расчёты в учёте: сторнировать излишне удержанную сумму и показать фактическую выплату сотруднику.
Откуда взять деньги на возврат
Работодатель возвращает налог за счёт уменьшения предстоящих платежей по НДФЛ — как по доходам этого сотрудника, так и по доходам других. Если этих сумм не хватает, чтобы уложиться в трёхмесячный срок, он в течение 10 дней с момента получения заявления от сотрудника обращается в налоговую инспекцию за возвратом из бюджета.
Можно не ждать возврата из бюджета и выплатить сотруднику из собственных средств. Сумма, которую инспекция вернула организации, в доходы не включается.
Если год уже закончился или сотрудник уволился
Тот же порядок действует, когда заявление о возврате человек подал после окончания налогового периода, за который нужно вернуть налог. Прекращение трудовых отношений до подачи заявления возврату не мешает: бывший сотрудник подаёт заявление теми же реквизитами, и работодатель перечисляет деньги в трёхмесячный срок.
Исключение — наследники умершего сотрудника: Налоговый кодекс возврата излишне удержанного налога им не предусматривает.
Как показать сумму в 6-НДФЛ
Пока сотрудник не получил деньги, излишне удержанная сумма остаётся долгом перед ним. В строках 160 и 161–166 раздела 2 расчёта оставляют налог ровно в том размере, в каком его удержали при выплате, а сумму переплаты показывают в строке 180 «Сумма налога, излишне удержанная». Строки 190 и 191–196 раздела 2 остаются пустыми.
По той же причине излишне удержанный НДФЛ не попадает в строки 030 и 031–036 раздела 1.
Частые вопросы
Сотрудник сам заметил, что налог удержали больше. Что ему делать?
Написать работодателю заявление в произвольной форме с просьбой вернуть излишне удержанную сумму и указать банковский счёт. Дальше работодатель пересчитывает налог и перечисляет деньги в трёхмесячный срок со дня получения заявления.
За сколько дней работодатель обязан сообщить о переплате?
В течение 10 дней со дня обнаружения — пункт 1 статьи 231 НК. Если переплату нашёл сам сотрудник, обязанность сообщить переходит к работодателю после того, как он получил заявление и убедился в ошибке.
Можно ли вернуть налог наличными?
Нет. Суммы НДФЛ возвращают в безналичном порядке — перечислением на счёт в банке, указанный в заявлении.
Что делать, если сотрудник уволился до возврата?
Вернуть налог по его заявлению. Увольнение не отменяет обязанность налогового агента: деньги перечисляют на счёт из заявления в течение трёх месяцев со дня его получения.
Можно ли зачесть переплату в счёт будущего НДФЛ, а не возвращать?
Да, излишне удержанный НДФЛ возвращают сотруднику по его письменному заявлению в течение трёх месяцев. Для возврата используют предстоящие платежи по налогу; при их недостаточности обращаются в инспекцию по статье 231 НК.
Что будет, если не вернуть налог вовремя?
Нарушение порядка возврата — повод для претензий сотрудника и проверяющих. За каждый календарный день просрочки работодатель начисляет сотруднику проценты на невозвращённую сумму по действовавшей в эти дни ставке рефинансирования Банка России; сроки и порядок возврата смотрите в статье 231 НК и разъяснениях Минфина и ФНС.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Переплата по НДФЛ — сигнал, что рутина в учёте идёт руками
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пересчёты, сверки и одни и те же ответы сотрудникам съедают часы бухгалтерии и кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.