Где хранится трудовая книжка

Коротко

Бумажная трудовая книжка работающего сотрудника хранится у работодателя: её ведёт и держит назначенное приказом уполномоченное лицо (пункт 42 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Электронные сведения о трудовой деятельности хранятся в Социальном фонде России. У самого работника книжка находится только после увольнения или на время оформления пенсии.

Бумажная книжка: у работодателя, а не дома

Пока человек работает, его бумажная трудовая книжка лежит в организации. По статье 65 ТК при приёме на работу он предъявляет её работодателю, а по части 3 статьи 66 ТК работодатель ведёт книжки на каждого, кто проработал у него больше пяти дней, если эта работа основная. Если работник выбрал электронные сведения о трудовой деятельности, бумажную книжку выдают ему на руки, и он хранит её самостоятельно.

Работодатель приказом назначает уполномоченное лицо — кадровика, бухгалтера, секретаря, — и это лицо принимает книжки, регистрирует их в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, хранит и выдаёт. Отсутствие такого приказа инспекция труда считает нарушением.

Как организовать хранение в офисе

Запирающийся шкаф или сейф; доступ и ключи — только у ответственного сотрудника.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей: приём, выдача, возврат — под подпись.
Отдельное место для книжек уволенных, которые не забрали: их держат отдельно от документов действующих сотрудников, но в том же сейфе или шкафу.
Обособленное подразделение хранит книжки по месту работы сотрудников; передачу в головной офис закрепляют внутренним положением.
Если кадровый учёт ведёт сторонняя компания по договору, книжки могут находиться у неё — с соблюдением законодательства о персональных данных.

Когда книжку выдают на руки

Законных поводов два. Первый — увольнение: в день прекращения трудового договора книжку выдают работнику (часть 4 статьи 84.1 ТК). Второй — оформление пенсии: по письменному заявлению работника (часть 1 статьи 62 ТК), после чего работник возвращает книжку работодателю не позднее трёх рабочих дней со дня её получения из органа, осуществляющего обязательное социальное страхование или обеспечение. В обоих случаях работник расписывается в книге учёта движения трудовых книжек.

Отдельный случай — переход на электронную книжку. Если работник подал заявление о выборе электронных сведений, работодатель вносит об этом запись, выдаёт бумажную книжку на руки и дальше освобождается от её ведения и хранения (статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Обратного перехода с электронной книжки на бумажную закон не предусматривает.

Электронная трудовая книжка: где лежат сведения

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в Социальном фонде России. Работодатели передают туда данные обо всех периодах работы начиная с 1 января 2020 года. Сведения из электронной книжки имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной.

Тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажную книжку уже не оформляют: у них сразу ведутся электронные сведения. Если работник не писал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведёт обе версии. Сведения о работе до 2020 года можно добавить в электронную книжку, обратившись в СФР лично, через Госуслуги или МФЦ с бумажной книжкой либо её заверенной копией.

Сроки хранения трудовых книжек

Невостребованные книжки уволенных сотрудников остаются у работодателя и хранятся в архиве организации 50 лет, если работник уволился после 1 января 2003 года. До этого срока документ нельзя уничтожить, даже если человек за ним не пришёл.

Для действующих сотрудников отдельного срока хранения нет: книжка лежит у работодателя, пока длится трудовой договор. Бумажную книжку, которую перестали вести после перехода на электронную, работник забирает на руки и хранит сам — она остаётся источником сведений о работе в прежние периоды.

Частые вопросы

Может ли работник потребовать, чтобы книжка хранилась у него дома?

Если работодатель продолжает вести бумажную книжку, она хранится у него. После выбора электронных сведений бумажную книжку выдают работнику, и он хранит её сам. При приёме на работу человек обязан её предъявить.

Что будет, если сотрудник не забрал книжку при увольнении?

Она остаётся у работодателя, хранится отдельно от книжек действующих сотрудников и лежит в архиве 50 лет, если увольнение произошло после 1 января 2003 года.

На какой срок выдают книжку для оформления пенсии?

По письменному заявлению работника — для обязательного социального страхования или обеспечения. Вернуть книжку нужно не позднее трёх рабочих дней со дня её получения из соответствующего органа.

Где хранится электронная трудовая книжка?

В Социальном фонде России. Работодатель передаёт туда сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях, а работник получает выписку через Госуслуги, МФЦ или лично в СФР.

Кто отвечает за книжки в компании?

Уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя: кадровик, бухгалтер, секретарь или другой сотрудник. Он ведёт учёт, хранит и выдаёт книжки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны зависеть от одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока книжки, заявления и приказы лежат на одном кадровике, его отпуск или уход останавливают учёт. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы сотрудникам, карточки в CRM, сверки, отчёты, — и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»