Где хранить уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Коротко

Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку — документ, которым работодатель сообщает работнику о праве выбрать, как вести сведения о его трудовой деятельности: в бумажной книжке или только электронно. К нему работник прикладывает заявление о своём выборе. Трудовой кодекс не устанавливает, где именно хранить эти документы, — порядок и место хранения работодатель определяет своим локальным нормативным актом по статье 8 ТК РФ.

Что говорит закон о месте хранения

Трудовое законодательство не называет конкретное место для уведомлений и заявлений о выборе формы трудовой книжки. Статья 8 ТК РФ отдаёт такие правила работодателю: порядок и место хранения этих документов определяет локальный нормативный акт организации.

Поэтому вопрос решается не поиском нормы, а вашим внутренним документом. Пока в нём не записано, где лежат уведомления и заявления, каждый кадровик решает по-своему, и при проверке или запросе самого работника бумаги ищут по памяти.

Что закрепить в локальном акте

Место хранения: личное дело работника, отдельная папка «Уведомления и заявления о выборе формы трудовой книжки», номенклатура дел кадровой службы.
Способ хранения: бумажный оригинал в деле или электронная копия с усиленной квалифицированной подписью, если документ подписан электронно.
Кто отвечает за подшивку и выдачу: кадровая служба, конкретная должность.
Срок хранения и порядок уничтожения по истечении срока.
Как фиксируется выдача: запись в описи или журнале при передаче документа работнику.

Личное дело или отдельная папка

Практичнее держать уведомление и заявление рядом с остальными кадровыми документами работника — в личном деле или в деле, где собраны трудовой договор и дополнительные соглашения. Тогда при увольнении, запросе СФР или проверке инспекции труда весь набор документов по человеку достаётся одним движением.

Если личных дел в компании не ведут, заведите отдельное дело с алфавитным порядком и описью. В описи видно, чьё заявление есть, а чьего нет, — это закрывает главную проблему перехода: часть работников заявление так и не подала.

Сколько хранить

Сроки хранения кадровых документов устанавливает перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. Уведомления и заявления о выборе формы трудовой книжки относятся к документам о трудовых отношениях, и срок для них определяют по этому перечню с учётом того, что документ подтверждает выбор работника на всё время работы.

Пока работник трудится в компании, документ нужен: он объясняет, почему бумажная книжка не ведётся или, наоборот, ведётся. После увольнения срок отсчитывают от даты завершения дела. Конкретную статью перечня под свой вид документа сверяйте по действующей редакции — она менялась, и старые памятки дают устаревшие сроки.

Частые вопросы

Обязательно ли хранить само уведомление, а не только заявление?

Да, храните оба документа. Заявление показывает выбор работника, уведомление — что работодатель этот выбор предложил и сделал это вовремя. Без уведомления нечем подтвердить, что работник знал о праве выбора.

Можно ли хранить только электронные копии?

Можно, если документ изначально оформлен и подписан в электронном виде и хранится в системе, обеспечивающей целостность и подписанность файла. Бумажный оригинал, подписанный от руки, заменять сканом не стоит: скан не несёт подписи.

Где хранить заявление дистанционного работника?

Дистанционный работник вправе подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа или в другой форме, которую предусматривают коллективный договор, локальный акт с учётом мнения профсоюза, трудовой договор или дополнительное соглашение к нему (часть 6 статьи 312.3 ТК РФ). Храните его там же, где остальные документы по этому работнику, и пропишите это в локальном акте.

Нужно ли уведомлять внешнего совместителя?

Нет. Внешний совместитель подаёт заявление по основному месту работы, там же хранится его трудовая книжка. Уведомление и заявление по совместительству не оформляют.

Что делать, если работник заявление не подал?

Зафиксируйте факт: составьте акт или опись, где видно, что уведомление выдано, а заявление не поступило. Такой документ храните вместе с остальными — он объясняет, почему решение по этому работнику не оформлено. Принуждать к выбору нельзя: право остаётся за работником.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тонуть в папках

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, заявления, описи, сроки хранения — та работа, где легко потерять документ и потом искать его вручную. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»