Если в трудовой книжке закончились листы «Сведения о работе»: что делать

Коротко

Когда в разделе «Сведения о работе» не осталось свободных строк, работодатель оформляет вкладыш — он продолжает трудовую книжку, а не заменяет её. Вкладыш без основной книжки недействителен, нумерация записей в нём продолжается с того номера, на котором закончился раздел. Порядок ведения книжек и вкладышей задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Что значит «закончились листы»

Трудовая книжка — бланк с разделами: «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Строки кончаются в конкретном разделе, и это важно: если заполнен раздел о работе, писать новые записи в оставшихся свободных страницах других разделов нельзя.

Как только строки в разделе «Сведения о работе» исчерпаны, дальнейшие кадровые решения — приём, перевод, увольнение — вносят уже во вкладыш. Продолжать записи на оставшихся страницах самой книжки после того, как вкладыш вшит, нельзя.

Порядок действий

Проверить, что свободных строк в разделе «Сведения о работе» действительно нет: заполненные страницы других разделов места не добавляют.
Оформить вкладыш: его покупает работодатель, заполняют так же, как основной бланк.
Продолжить нумерацию записей с того номера, на котором закончился раздел «Сведения о работе»: вкладыш — продолжение книжки, а не новый документ.
Поставить на титульном листе основной книжки штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером — например: «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567». С 1 сентября 2026 года штамп ставят на свободном месте верхней части титульного листа, а не на внутренней стороне обложки.
Если выдаётся второй или следующий вкладыш и на титульном листе основной книжки свободного места нет, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.
Внести запись о выдаче вкладыша и ознакомить с ней работника под подпись.
Хранить вкладыш вместе с трудовой книжкой: отдельно он недействителен.

Нумерация и штамп: где чаще ошибаются

Нумерация во вкладыше не начинается заново. Последняя запись в разделе «Сведения о работе» имела, скажем, номер 28 — первая запись во вкладыше получит номер 29. Сбитая нумерация — повод для замечаний при проверке.

Штамп «Выдан вкладыш» — обязательный реквизит, а не украшение. С 1 сентября 2026 года его место — верхняя часть титульного листа основной книжки. Раньше ставили на внутренней стороне обложки; если кадровик по привычке поставил туда, штамп переносят на титульный лист.

Ошибка в записи, когда свободных строк уже нет

Если неверная запись сделана в переполненном разделе, исправлять её нужно по правилам приказа № 320н: ошибку аннулируют именно в том разделе, где её сделали. Запись про увольнение попала в блок о награждениях — отменяющую запись делают там же.

Зачёркивать текст в разделах о работе и наградах нельзя. Обычно ошибочную запись исправляет внёсший её работодатель; при реорганизации, ликвидации или прекращении деятельности ИП применяют специальные правила пункта 30 Порядка № 320н.

Если запись об увольнении сделана с ошибкой, а строк в разделе не осталось, отменяющую запись вносят во вкладыш — в том же разделе, где была ошибочная.

Частые вопросы

Кто покупает вкладыш — работник или работодатель?

Работодатель. Вкладыш — такой же бланк строгой отчётности, как и сама книжка, и расходы на него работник не несёт.

Можно ли просто завести новую трудовую книжку?

Нет. Законный путь один — вкладыш. Новая книжка оформляется в других случаях: например, при утрате или порче бланка, а не при заполненном разделе.

Что делать, если в книжке остались свободные страницы в разделе о награждениях?

Использовать их для записей о работе нельзя. С момента, когда раздел «Сведения о работе» заполнен, все кадровые записи идут только во вкладыш.

Нужно ли вносить сведения о вкладыше в электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд по правилам статьи 66.1 ТК РФ. Сам факт выдачи вкладыша — это событие бумажного документооборота; в электронные сведения он отдельной строкой не попадает.

Что делать, если прежний работодатель вписал запись не в тот раздел?

Принять книжку и продолжить её ведение. Обычно ошибку исправляет прежний работодатель. При его реорганизации, ликвидации или прекращении деятельности ИП исправление вносят по специальным правилам пункта 30 Порядка № 320н. Свою запись вносят во вкладыш с продолжением нумерации.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт не должен держаться на памяти одного человека

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Пока бумажные книжки, вкладыши, приказы и графики ведутся вручную, любая замена кадровика превращается в аврал. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM, отчёты, сверки.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»