ЭДО для ИП на УСН: какие документы можно подписывать электронно
Коротко
ЭДО для ИП на УСН — это обмен документами с покупателями и поставщиками в электронном виде через оператора связи, с электронной подписью вместо бумаги и печати. Форматы многих документов стороны согласуют между собой. Для отдельных документов действуют установленные требования: например, электронный счёт-фактура составляют по формату ФНС и передают по установленному порядку.
Что можно передавать по ЭДО
Форму и формат многих документов контрагенты согласуют между собой. Для электронного счёта-фактуры нужно применять установленный ФНС формат. Это касается и ИП на упрощёнке: акт, счёт на оплату, УПД можно отправить по ЭДО, а не сканировать и пересылать почтой.
УПД заменяет акт, но не заменяет счёт на оплату — это разные документы. Если контрагент просит счёт на оплату отдельно, его формируют отдельно, в том числе в прежнем порядке.
Что проверить перед обменом
- Договорённость с контрагентом: какими документами обмениваетесь и в каком формате — закон оставляет это на усмотрение сторон.
- Оператор ЭДО: через него документы доходят до контрагента и подписываются электронной подписью.
- Электронная подпись ИП: без неё документ не будет считаться подписанным.
- Требования контрагента: часть организаций принимает только бумажные документы — тогда бумажный вариант остаётся.
- Документы для налоговой: у них свои обязательные форматы, и их передают так, как требует ведомство, а не так, как договорились с покупателем.
Чем это не является
ЭДО не отменяет бумажные документы, если вторая сторона их требует. И не делает любой файл документом: скан, отправленный почтой, и документ, подписанный электронной подписью через оператора, — разные вещи.
Для отдельных документов установлены обязательные форматы: например, электронные счета-фактуры контрагенты составляют по формату ФНС.
Частые вопросы
Обязан ли ИП на УСН переходить на ЭДО?
Обязанности оформлять все документы только электронно для обмена с контрагентами нет: стороны сами договариваются о формах и форматах. Обязательные форматы предусмотрены для отдельных документов, в том числе для электронных счетов-фактур при обмене между контрагентами.
Можно ли отправлять акт и счёт в виде скана по почте?
Такой файл не заменяет документ, подписанный электронной подписью через оператора ЭДО. Если контрагент согласен принимать скан, это его решение, но для подтверждения подписи нужна электронная подпись.
Заменит ли УПД акт и счёт?
УПД заменяет акт, но счёт на оплату — отдельный документ, и его формируют отдельно. Если контрагент просит счёт, УПД его не заменит.
Что делать, если контрагент принимает только бумагу?
Оставить бумажный вариант для этого контрагента: закон не обязывает переводить все отношения в электронный вид. ЭДО — договорённость сторон, а не всеобщее требование.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Прежде чем менять документооборот
Посчитаю, что документооборот стоит бизнесу
Переход на ЭДО, новые форматы и лишние согласования — это расходы, которые видно не сразу. Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов: себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.
Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.