Документирование трудовых отношений: какие документы оформлять

Коротко

Документирование трудовых отношений — это набор документов, которыми работодатель оформляет приём, перевод, отпуск, увольнение и повседневные решения по каждому работнику. Часть документов закон требует только на бумаге, остальные можно создавать, подписывать и хранить электронно через информационную систему.

Что значит документальное оформление трудовых правоотношений

Трудовые отношения начинаются с трудового договора. По статье 68 ТК приём оформляют именно договором; приказ работодатель издаёт по своему решению, и обязанности знакомить с ним в трёхдневный срок статья больше не содержит.

Дальше документы делятся на три группы. Первая — документы и сведения по каждому работнику: трудовой договор и сведения о трудовой деятельности. Приказ о приёме и личную карточку работодатель может оформлять по своему решению. Вторая — документы по событиям: перевод, отпуск, дисциплинарное взыскание, увольнение. Третья — локальные акты, которые задают правила для всех: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков.

Обязательные документы при приёме на работу

Трудовой договор в письменной форме — два экземпляра, один передают работнику. Условия и порядок изменения задаёт глава 10 ТК.
Приказ о приёме на работу — по решению работодателя, на основании договора.
Личную карточку работника, в том числе по форме Т-2, можно вести по решению работодателя.
Сведения о трудовой деятельности — передаются в Социальный фонд; бумажную трудовую книжку лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, не оформляют (часть 8 статьи 2 закона № 439-ФЗ).
Документы, которые работник предъявляет при приёме, перечисляет статья 65 ТК: паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, военный билет для военнообязанных и другие.

Что можно вести электронно, а что нельзя

Статья 22.1 ТК определяет электронный документооборот как создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Работает это через цифровую платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя — порядок задают статьи 22.2 и 22.3 ТК.

Исключения перечислены прямо в части третьей статьи 22.1. В электронном виде без бумаги не оформляют трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе те, которые работник подписывает лично.

Бумага или электронный документ: что выбрать

	На бумаге	Электронно по статьям 22.1–22.3 ТК
Трудовой договор	Можно, два экземпляра	Можно, если стороны согласовали систему и подпись
Приказ о приёме	Можно	Можно
Приказ об увольнении	Обязательно	Не применяется электронный документооборот
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности	Бумажную ведут по выбору работника	Электронный документооборот не распространяется
Акт о несчастном случае по форме Н-1	Обязательно	Не применяется электронный документооборот
Документы об инструктажах по охране труда	Обязательно, с личной подписью	Не применяется электронный документооборот
Согласие на обработку персональных данных	Можно	С 01.09.2025 оформляют отдельно от других документов, включая трудовой договор (статьи 6, 9 закона № 152-ФЗ)

Документы по событиям: перевод, отпуск, взыскание

Изменение трудовой функции статья 74 ТК запрещает в одностороннем порядке: перевод требует письменного согласия работника, кроме временных переводов по частям 2 и 3 статьи 72.2. Приказ о переводе оформляют на основании соглашения.

Отпуск оформляют приказом по графику отпусков. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет; приказы об отпусках при вредных и опасных условиях, без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком — 75 лет при завершении делопроизводства до 01.01.2003 и 50 лет после этой даты (статья 434 перечня, приказ Росархива № 236).

Дисциплинарное взыскание оформляют приказом с ознакомлением работника. С 01.09.2025 снижение премии за взыскание предусматривают локальным актом с учётом мнения профсоюза при его наличии; месячная зарплата уменьшается максимум на 20% (часть 3 статьи 135 ТК).

Документы при увольнении

Заявление работника — при увольнении по собственному желанию. Срок предупреждения начинается на следующий день после получения заявления работодателем и по общему правилу составляет две недели (часть 1 статьи 80 ТК).
Приказ об увольнении — оформляют на бумаге, электронный документооборот к нему не применяется (часть третья статьи 22.1 ТК).
Запись в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности — передаются в Социальный фонд.
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо согласие на пересылку почтой — если работник отсутствует или отказался получить книжку в день увольнения (часть 6 статьи 84.1 ТК).
Расчётные документы — окончательный расчёт в последний рабочий день.

Частые вопросы

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов по работникам?

Нет. Часть третья статьи 22.1 ТК прямо исключает из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае по форме Н-1, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Нужно ли знакомить работника с приказом о приёме под подпись?

Статья 68 ТК такого требования не содержит: приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Знакомить с приказом можно, но это не обязанность по статье.

Как оформляют согласие на обработку персональных данных?

С 01.09.2025 согласие оформляют отдельно от иных сведений и документов, которые человек подписывает или подтверждает, включая трудовой договор (статьи 6 и 9 закона № 152-ФЗ). Отдельный документ нужен, когда нет другого законного основания обработки.

Сколько хранить документы по работникам?

Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранят 5 лет, если НК РФ не устанавливает иной срок (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК). Личные карточки работников хранят 75 лет при завершении делопроизводства до 01.01.2003 и 50 лет после этой даты (статья 444 перечня, приказ Росархива № 236). Приказы об отпусках — 5 лет, кроме отдельных видов.

Что будет, если вести электронно документ из запретного перечня?

Такой документ не считается оформленным по правилам статьи 22.1: электронный документооборот к нему не применяется. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктажах нужны на бумаге.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы в порядке, а рутина съедает время

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы требуют аккуратности, но много часов уходит на однотипные действия: ответы на одни и те же вопросы работников, карточки в CRM, сверки, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»