Документальное оформление НДС

Коротко

Документальное оформление НДС — это набор документов, которыми продавец начисляет налог, а покупатель подтверждает вычет. Основной документ — счёт-фактура или универсальный передаточный документ (УПД). Его регистрируют в книге продаж у продавца и в книге покупок у покупателя, а посредники дополнительно ведут журнал учёта счетов-фактур. С 1 апреля 2026 года действуют обновлённые формы счёта-фактуры, книг и журнала.

Какие документы оформляют по НДС

Счёт-фактура подтверждает начисление налога у продавца и даёт покупателю право на вычет. Вместо счёта-фактуры и первичного документа можно оформить УПД: он совмещает оба документа. Первичные документы — акты, накладные, платёжные поручения, чеки — подтверждают саму операцию; одного счёта-фактуры для этого недостаточно.

Счета-фактуры и УПД регистрируют в книге продаж и книге покупок. Посредники, которые выставляют счета-фактуры от своего имени, дополнительно ведут журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур.

Счёт-фактура: срок и форма

Выставить счёт-фактуру нужно не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
С 1 апреля 2026 года счёт-фактуру, корректировочный счёт-фактуру, журнал учёта, книги покупок и продаж заполняют по формам из постановления Правительства от 23.01.2026 № 26. До этой даты применяют формы, рекомендованные письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730.
В счёте-фактуре появилась строка 5б: в ней продавец указывает номер и дату счёта-фактуры, выставленного при получении аванса, если отгрузка идёт в счёт этой предоплаты.
Счёт-фактуру можно оформить на бумаге или электронно. Электронный документ выставляют по согласию покупателя и по установленному формату; при продаже прослеживаемых товаров электронная форма обязательна, кроме установленных законом исключений.

Книги покупок и продаж, журнал учёта

Книгу продаж ведут все плательщики НДС независимо от ставки. В книге покупок регистрируют счета-фактуры, по которым заявляют вычет. Продавцы на специальных ставках 5% и 7% отражают в книге покупок авансовые счета-фактуры, чтобы не обложить одну операцию дважды.

С 1 апреля 2026 года в книге покупок появилась графа 7а — для номера и даты счёта-фактуры, выставленного при отгрузке в счёт ранее полученной оплаты. В книге продаж добавили графу 11а: в неё переносят данные из строки 5б счёта-фактуры. В графах 14 и 17 книги продаж указывают ставку 22%, в графах 14а и 17а — прежние 20% или 18% для старых операций.

Электронный документооборот и УПД

При электронном документообороте с контрагентами вместо отдельных электронных счетов-фактур, актов и накладных удобно оформлять электронный УПД. Если счёт-фактура бумажный, к нему прикладывают бумажные акт или накладную.

Электронный журнал учёта счетов-фактур по посредническим операциям сдают в налоговую не позднее 20-го числа месяца после отчётного квартала.

Частые вопросы

Можно ли не выставлять счёт-фактуру, если покупатель не просит?

Нет. Счёт-фактуру выставляют при каждой отгрузке или получении аванса в течение пяти календарных дней, независимо от просьбы покупателя. Исключения — операции, освобождённые от НДС, и отдельные случаи, установленные НК РФ.

Что будет, если опоздать со счётом-фактурой?

Покупатель может потерять вычет, если документ выставлен с нарушением срока. Само по себе выставление счёта-фактуры позже пятидневного срока не лишает покупателя права на вычет. Для вычета должны выполняться установленные НК РФ условия.

Обязательно ли вести журнал учёта счетов-фактур?

Журнал ведут только посредники, которые выставляют или получают счета-фактуры по посредническим договорам от своего имени. Обычные продавцы и покупатели журнал не заполняют.

Какую ставку НДС указывать в счёте-фактуре с 2026 года?

По общему правилу — 22%. Для отдельных товаров, работ и услуг действуют ставки 10% и 0%. На УСН можно выбрать специальные ставки 5% или 7% без вычета входного налога.

Нужно ли исправлять счёт-фактуру, если в нём ошибка?

Да, если ошибка мешает налоговой идентифицировать продавца, покупателя, товары, их стоимость, ставку или сумму налога. Исправленный счёт-фактуру регистрируют в книге продаж или покупок в том периоде, когда был выставлен первоначальный документ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы по НДС должны сходиться с деньгами

Проверю, как оформление НДС влияет на вашу прибыль

Счёт-фактура, книга покупок и книга продаж — это не только налоговая отчётность. Ошибка в документе оборачивается потерянным вычетом и лишними деньгами из оборота. Я смотрю, как устроен учёт НДС в вашей компании, и показываю, где документы расходятся с реальными сделками.

Это для собственников и руководителей, которые хотят видеть, сколько НДС возвращается в бизнес и где оформление съедает маржу.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»