Документальное оформление дебиторской и кредиторской задолженности

Коротко

Документальное оформление задолженности — это набор бумаг, по которым видно, кто кому и сколько должен: договор с условиями оплаты и поставки, счёт, накладная или акт, платёжные документы и акт сверки. Дебиторская задолженность — долг перед вами, кредиторская — ваш долг. Обе подтверждаются одними и теми же первичными документами, только с разных сторон сделки.

Из чего складывается подтверждение долга

Задолженность появляется не в момент подписания договора, а когда одна сторона выполнила своё обязательство, а другая ещё не заплатила или не поставила товар. Поэтому основание — это всегда пара документов: обязательство и его исполнение.

У продавца дебиторка подтверждается договором, счётом, накладной или актом выполненных работ и отсутствием оплаты. У покупателя кредиторка — тем же договором, счётом и полученной накладной или актом. Один и тот же комплект документов работает на обе стороны, разница в том, чей это учёт.

Что должно быть в комплекте документов

Договор с ценой, сроками оплаты и порядком приёмки — без этих условий не видно, наступил ли срок долга.
Счёт на оплату: реквизиты сторон, основание, сумма, срок оплаты.
Накладная (ТОРГ-12 или УПД) либо акт выполненных работ и услуг — документ, которым подтверждается передача товара или сдача результата.
Платёжные документы: платёжные поручения, выписки по счёту, кассовые чеки — ими закрывается часть долга.
Акт сверки расчётов — сводка по всем операциям за период с подписями обеих сторон.
Претензия и ответ на неё, если он получен, показывают позиции сторон. По денежным требованиям из сделок перед иском в арбитраж обычно направляют претензию и ждут установленный срок.

Акт сверки: как оформить так, чтобы он работал

Акт сверки не заменяет договор и накладные, но показывает сальдо на дату и служит доказательством признания долга. В нём перечисляют операции по порядку: дата, документ, сумма по данным одной стороны, сумма по данным другой, сальдо.

Подписанный обеими сторонами акт без разногласий — самый удобный документ для суда и для инвентаризации. Если контрагент не подписал, отправляйте акт письмом с описью вложения: дата отправки и опись подтверждают, что сверка была предложена.

Инвентаризация расчётов

Инвентаризацию дебиторки и кредиторки проводят, чтобы найти сомнительные и безнадёжные долги. Комиссия документально проверяет правильность расчётов с банками, налоговой, внебюджетными фондами, поставщиками и покупателями, а также обоснованность сумм задолженности, по которой истёк срок исковой давности.

Комиссию разрешено не создавать, если инвентаризацию проводят те, кому она входит в обязанности: руководитель вместе с главным бухгалтером как единственные сотрудники, аудитор по договору или ревизионная комиссия по уставу.

Сомнительным считают долг, который контрагент или сотрудник не погасил в срок и который не обеспечен гарантиями. Под такие долги в бухгалтерском учёте создают резерв. Безнадёжные долги списывают — но только после того, как долг подтверждён документами и прошёл проверку.

Дебиторка и кредиторка: что чем подтверждают

	Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Что это	Долг покупателя или заказчика перед вами	Ваш долг перед поставщиком, подрядчиком, бюджетом или работником
Основание	Договор, счёт, накладная или акт, отсутствие оплаты	Договор, счёт, полученная накладная или акт, отсутствие оплаты с вашей стороны
Ключевой документ сверки	Акт сверки с покупателем	Акт сверки с поставщиком
Что делать при просрочке	Претензия, затем иск в арбитраж после 30 календарных дней со дня направления претензии	Проверить сроки оплаты по договору, не допустить просрочки и пеней
Риск	Долг не взыскать и списать в убыток	Пени, неустойка, иск и обеспечительные меры

Сроки и претензионный порядок

По денежным требованиям из сделок и неосновательного обогащения иск в арбитраж подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии. Иной срок или порядок может задать закон или сам договор — это стоит прописать заранее.

По общему правилу дождитесь истечения 30 календарных дней со дня направления претензии, даже если должник отказал раньше. Иной срок или порядок может быть установлен законом или договором. Претензию отправляйте так, чтобы сохранить доказательство её направления.

Частые вопросы

Достаточно ли счёта и накладной без договора?

Накладная или акт с отметкой о получении товара или приёмке работ подтверждают исполнение, но условия оплаты и сроки лучше иметь в договоре или счёте. Без них сложно доказать, что срок долга наступил.

Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки?

Отправьте акт письмом с описью вложения и сохраните квитанцию. В суде акт сверки не единственное доказательство: долг подтверждают накладные, акты и платёжные документы.

Как часто проводят инвентаризацию расчётов?

Обязательные случаи устанавливает закон о бухгалтерском учёте и учётная политика. На практике сверку с крупными контрагентами проводят ежеквартально, а полную инвентаризацию расчётов — перед годовой отчётностью.

Можно ли списать долг, если документы потеряны?

Списание требует подтверждения долга и истечения срока исковой давности или решения о безнадёжности. Без первичных документов долг не подтвердить, поэтому сначала восстанавливают комплект: копии накладных, выписки, акты сверки.

Нужна ли претензия, если долг признан?

По денежным требованиям в арбитраж — да, по общему правилу ждут 30 календарных дней со дня направления претензии, если договор не установил иное. Признание долга помогает взыскать быстрее, но не отменяет претензионный порядок.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Долги видно в отчётах, а не в переписке

Соберу учёт, в котором дебиторка и кредиторка видны каждый день

Когда документы лежат в почте и папках, долг покупателя всплывает только к концу квартала. Я настраиваю учёт так, чтобы счета, накладные и оплаты сходились автоматически, а просрочка попадала в отчёт.

Подключаю ИИ к CRM и 1С: он разбирает входящие счета и акты, сверяет суммы с договором и напоминает о сроках оплаты. Это для собственников, которым нужен порядок в расчётах без ручной сверки.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»