Что учитывается при расчёте заявок на поставку товара

Коротко

Расчёт заявки на поставку — это перевод потребности в товаре на период в конкретное количество к заказу: из прогноза спроса вычитают остаток, который уже есть или придёт, добавляют страховой запас и приводят результат к кратности упаковки и условиям договора. Ошибка в любом из слагаемых даёт либо дефицит, либо замороженные деньги на складе.

Потребность на период — первое слагаемое

Расчёт начинается с того, сколько товара уйдёт за срок, на который делается заявка: от даты заказа до следующей возможной поставки плюс время на приёмку. Срок берут не календарный месяц, а фактический цикл закупки — если поставщик везёт три недели, а приёмка и проверка занимают ещё два дня, потребность считают на эти недели.

Спрос берут из истории продаж и заказов клиентов, а не из ощущения менеджера. Если спрос сезонный или штучный, к средней добавляют пиковые периоды, иначе заявка окажется верной в среднем и провальной в сезон.

Что ещё входит в расчёт

Остаток на складе и в пути: товар, который уже заказан и едет, — это будущий остаток, и второй раз его в заявку не ставят.
Резерв под подтверждённые заказы и брони: этот товар уже обещан клиенту, свободным остатком он не считается.
Страховой запас на колебания спроса и срывы поставок: без него первая же задержка поставщика превращается в дефицит.
Кратность упаковки и минимальная партия: заказать 47 штук, когда поставщик отгружает коробками по 20, нельзя — заявка округляется до целой упаковки.
Цена и условия договора: скидка от объёма, фиксация цены, срок оплаты и график поставки меняют выгодный размер партии.
Сроки и складские limits: сколько товара физически влезет на склад и сколько стоит его хранение, если партия большая.

Где расчёт расходится с договором

Заявка на поставку — документ покупателя, а объём и сроки поставки задаёт договор. Если договор ставит количество в зависимость от заявки покупателя, заявка становится обязательной для поставщика с момента получения, и её расчёт должен совпадать с тем, что стороны согласовали. Когда в договоре количество определено иначе — графиком, спецификацией или твёрдой партией, — заявка лишь уточняет отгрузку внутри согласованного объёма.

Поэтому перед расчётом смотрят, что именно договор называет основанием поставки: заявку, спецификацию или график. От этого зависит и форма заявки, и срок, за который её нужно направить поставщику.

Частые вопросы

Какой период брать для расчёта потребности?

Срок от отправки заявки до следующей возможной поставки, включая доставку, приёмку и проверку качества. Если поставки идут раз в месяц, потребность считают на месяц плюс страховой запас.

Нужно ли учитывать товар в пути?

Да. Заказанный и оплаченный товар, который ещё не пришёл, — это будущий остаток. Если его не вычесть, заявка задвоит количество и склад заполнится лишним товаром.

Что делать, если расчёт не сходится с фактическим остатком?

Сверить учётные данные с фактическим наличием на складе и с документами поставщика. Расхождение в остатках — самая частая причина неверной заявки, и оно не лечится поправкой в расчёте.

Обязателен ли страховой запас?

Как правило, да: без него любая задержка поставки останавливает продажи. Размер запаса зависит от стабильности поставщика и от того, насколько дорого обходится дефицит по сравнению с хранением.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Заявки считаются, а денег на складе больше не становится

Проверю, где в расчёте закупок теряются деньги

Заявка на поставку — это те же цифры бизнеса, только про закупки: остатки, оборачиваемость, цена и сроки. Я смотрю, как устроен расчёт от спроса до оплаты, и показываю, на каком шаге деньги замирают в лишнем товаре или уходят на срочные дозаказы.

Считаю юнит-экономику по каждому товару и каналу: сколько бизнес зарабатывает на позиции после себестоимости, хранения и доставки. Это для собственников, у которых закупки идут, а прибыль не растёт.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»