Что такое 6-НДФЛ: простыми словами

Это отчёт о налоге, который вы удержали с людей и отдали в бюджет. Не о вашей прибыли и не о взносах, а именно о НДФЛ: с зарплаты, премий, отпускных, больничных, вознаграждений по договорам подряда и другим выплатам физлицам.

Сдают его налоговые агенты: организации и ИП, которые платят людям доход, облагаемый НДФЛ. Отчёт идёт нарастающим итогом: в каждом расчёте данные с 1 января по конец отчётного периода. Поэтому если выплата была один раз в году, отчёт всё равно подают за этот и все следующие периоды до конца года.

Если в течение года не выплачивали физлицам доходы, по которым выступаете налоговым агентом, нулевой 6-НДФЛ заполнять и сдавать не обязательно.

Общее правило: расчёт за отчётный период сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за его окончанием. Годовой — до 25 февраля следующего года. Если 25-е выпадает на выходной или праздник, срок сдвигается на ближайший следующий рабочий день.

По календарю 2026 года это выглядит так: за 2025 год — 25 февраля 2026 года, за I квартал 2026 года — 27 апреля, за полугодие — 27 июля, за 9 месяцев — 26 октября, за 2026 год — 25 февраля 2027 года.

При реорганизации или ликвидации отчитываются до окончания срока ликвидации, но после того, как закрыты все расчёты с работниками, подрядчиками и собственниками.

НДФЛ удерживают при выплате дохода и перечисляют в бюджет по двум срокам в месяц. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют до 28-го числа этого месяца. Удержанный с 23-го по последний день месяца — до 5-го числа следующего месяца. Для 23–31 декабря особое правило: платят до последнего рабочего дня года.

В квартале три месяца и по два срока в каждом — отсюда шесть строк 021–026 в разделе 1. Сначала группируют удержанный налог по датам удержания, потом смотрят, в какую строку попадает сумма.

Эти же сроки нужны и для уведомления об исчисленном налоге: по налогу, удержанному с 1-го по 22-е число, — не позднее 25-го числа этого месяца, по налогу с 23-го по последний день месяца — не позднее 3-го числа следующего месяца, а за период с 23 по 31 декабря — последний рабочий день года.

Расчёт направляют в налоговую по месту учёта. Организации отчитываются в инспекцию по своему местонахождению, ИП — по месту жительства. Если есть обособленные подразделения в других муниципалитетах или регионах, по каждому ОКТМО подают отдельный расчёт.

До 10 человек включительно, которым выплачивали доход в отчётном периоде, можно отчитаться на бумаге или электронно. Если получателей 11 и больше — только электронно, с квалифицированной электронной подписью.