Что представляет собой заявление в документообороте организации

Заявление пишет человек, а адресует организации: работник — работодателю, клиент — продавцу, гражданин — учреждению. Внутри организации заявление тоже возможно, когда сотрудник просит руководителя о чём-то для себя: отпуск, перевод, выдача справки.

Общее у всех заявлений одно: это обращение, а не распоряжение и не отчёт. Организация не издаёт его от своего имени, а получает и отвечает действием: подписывает приказ, выдаёт документ, перечисляет деньги. Поэтому в делопроизводстве заявление относят к справочно-информационным документам, которые сами по себе не создают обязанностей, а запускают процедуру.

Принятое заявление регистрируют: присваивают входящий номер и дату, вносят в журнал или систему учёта. Дальше документ идёт к тому, кто вправе принять решение, — обычно к руководителю или в профильное подразделение. Решение оформляют отдельным документом: приказом, распоряжением, письмом-ответом.

Связка «заявление — решение» и есть смысл документа в документообороте. Заявление без резолюции и ответа висит в работе, а решение без заявления теряет основание. Поэтому в номенклатуре дел заявления хранят вместе с документами, которые по ним приняты, — так проверяющий видит всю историю вопроса в одном месте.

Срок хранения задаёт номенклатура дел организации: она строится по перечням типовых архивных документов, и у каждой группы заявлений свой срок. Заявления по личному составу — об отпуске, переводе, увольнении — хранят вместе с личными делами и приказами, потому что они подтверждают основания этих приказов. Заявления клиентов и контрагентов хранят вместе с перепиской или договорным делом.

Если заявление поступило в электронном виде, его регистрируют так же, как бумажное, и хранят в системе электронного документооборота. Подпись автора при этом подтверждают электронной подписью или иным способом, который организация установила для приёма обращений.