Зачёт предоплаты аванса в чеке ОФД: что это

Оплата и передача товара редко совпадают по времени. Если покупатель платит вперёд, касса по 54-ФЗ пробивает чек в момент получения денег: признак расчёта «приход», а признак способа расчёта — «предоплата 100%», «предоплата» или «аванс». Когда товар передан или услуга оказана, нужен второй чек — на полный расчёт.

В этом втором чеке видно всю цену товара, а способ оплаты разделён: часть суммы проходит как зачёт ранее внесённой предоплаты, часть — как доплата наличными или картой. Именно зачёт показывает, что деньги за товар уже получены раньше и повторно их не берут.

Для ОФД и налоговой это две разные операции: сначала поступление денег, потом реализация. Если второго чека нет, реализация по кассе не закрыта. Если в нём не указать зачёт, покупатель как будто заплатил всю сумму заново.

Разница не в размере платежа, а в том, известен ли предмет расчёта. Предоплата — деньги за конкретный товар, работу или услугу: стороны уже согласовали, что именно покупают, сколько и по какой цене. Аванс — деньги вперёд, когда точный перечень товаров или услуг в момент оплаты определить нельзя.

Поэтому в чеке на аванс наименование предмета расчёта может не указываться, а признак предмета расчёта — «платёж». В чеке на предоплату пишут конкретный товар, а признак предмета расчёта — товар, работа или услуга.

Признак способа расчёта в первом чеке тоже зависит от этого: «предоплата 100%» при полной оплате известного товара, «предоплата» при частичной, «аванс», когда предмет ещё не определён. Ошибка в этом реквизите потом мешает закрыть чек зачётом.

Кассовый чек на аванс в онлайн кассе пробивают в момент получения денег, а не в момент отгрузки. Это правило одинаково для наличных, карты и оплаты по QR-коду: расчёт по 54-ФЗ происходит тогда, когда деньги поступили продавцу.

Дальше судьба чека зависит от того, что было оплачено. Если предмет известен, это предоплата, и при передаче товара её закрывают чеком на полный расчёт. Если предмет не определён — например, покупатель вносит деньги за подарочный сертификат, — чек на аванс закрывают, когда получатель сертификата выберет товар.

Если аванс возвращают, на возврат тоже нужен чек — с признаком расчёта «возврат прихода» и тем же признаком способа расчёта, что был при получении денег.

Покупатель заказывает товар и вносит часть суммы картой. В чеке на аванс: признак расчёта «приход», признак способа расчёта «предоплата», признак предмета расчёта — товар, наименование — конкретная модель, ставка НДС расчётная, сумма по чеку — внесённая часть, безналичными — та же сумма, авансом — ноль.

Когда товар передан, пробивают второй чек: признак способа расчёта «полный расчёт», цена и сумма по чеку — полная цена товара, в теге 1215 — сумма, внесённая раньше, безналичными — только доплата. Первый чек остаётся в ОФД как есть, второй его закрывает.

Полная предоплата выглядит иначе, чем частичная. Если покупатель оплатил весь товар вперёд, в первом чеке признак способа расчёта — «предоплата 100%», а сумма по чеку равна полной цене. Второй чек при передаче товара будет на полный расчёт, в нём вся сумма пройдёт зачётом, а наличными и безналичными останется ноль.

Если оплата была частичной, в первом чеке признак способа расчёта — «предоплата», а сумма — только внесённая часть. Во втором чеке доплата проходит отдельной строкой. Образец удобно держать перед глазами в виде двух чеков на одну покупку: в них совпадают наименование товара и цена, а различаются способ расчёта и сумма зачёта.

Второй чек формируют в момент передачи товара или оказания услуги. Для отгрузки ориентир — дата первичного документа: накладной или универсального передаточного документа. Для услуги — дата, когда она фактически оказана.

Если отгрузка и передача документов расходятся по датам, смотрите, какой документ подтверждает передачу товара покупателю. Чек на зачёт предоплаты относится к расчёту, а расчёт по 54-ФЗ происходит в момент передачи предмета расчёта.

Бывает, что предоплата приходила несколькими платежами. Тогда каждый платёж закрывают своим чеком на предоплату, а в чеке на полный расчёт в теге 1215 указывают общую сумму всех внесённых платежей.

Касса и ОФД проверяют, чтобы сумма зачёта не превышала сумму, которую покупатель действительно внёс. Если в чеке на полный расчёт указать в теге 1215 больше, чем было в чеках на предоплату, оператор вернёт ошибку — например, «нарушение логики зачёта предоплаты».

Частая причина — попытка указать в новом чеке на предоплату ранее внесённую сумму. В чеке на вторую предоплату тег 1215 не заполняют: там только новая полученная сумма. Зачёт появится позже, в чеке на полный расчёт.

Вторая причина — несовпадение ставок НДС. Если предоплата проходила по расчётной ставке, а в чеке на полный расчёт стоит основная, проверка может не сойтись. Смотрите, какую ставку применяет ваша касса и как она отражает зачёт.