Нужно ли заявление на отпуск, если есть график отпусков

Коротко

Если отпуск идёт по утверждённому графику, отдельное заявление работнику писать не обязательно: график обязателен и для работника, и для работодателя (часть 2 статьи 123 ТК РФ). Работодатель извещает о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели (часть 3 статьи 123 ТК РФ) и оформляет приказ. Заявление нужно, когда даты отличаются от графика или отпуск предоставляют не по плану.

Что говорит закон

Очерёдность отпусков определяет график, который работодатель утверждает с учётом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до начала календарного года (часть 1 статьи 123 ТК РФ). График обязателен и для работника, и для работодателя — часть 2 той же статьи.

Из этого следует, что при отпуске в запланированные даты отдельного волеизъявления работника не требуется: дата уже согласована графиком. Работодатель обязан лишь напомнить о ней: известить под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть 3 статьи 123 ТК РФ). Роструд и КонсультантПлюс подтверждают: заявление на отпуск по графику не обязательно, достаточно уведомления, приказа и записки-расчёта.

Что оформить, если отпуск по графику

Уведомление о начале отпуска — вручить работнику под подпись не позднее чем за две недели до даты из графика (часть 3 статьи 123 ТК РФ).
Приказ о предоставлении отпуска — по унифицированной форме или по форме, принятой в компании.
Записка-расчёт для бухгалтерии: отпускные считают по Положению, утв. постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540.
Отметки в личной карточке и табеле учёта рабочего времени.
Выплата отпускных не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ).

Когда заявление всё-таки нужно

Заявление пишут, если отпуск не совпадает с графиком: даты переносят, отпуск берут авансом, после длительного больничного или сразу после отпуска по беременности и родам, если такой отпуск графиком не предусмотрен. В этих случаях работник указывает желаемые даты, а работодатель согласует их и оформляет приказ.

Отдельная ситуация — руководитель организации: если внутренними документами или уставом предусмотрено согласование отпуска с органом управления, заявление может потребоваться и при отпуске вне графика.

Даже когда заявление по графику не нужно, его подача нарушением не будет: закон не запрещает оформить отпуск и таким способом.

Частые вопросы

Обязательно ли заявление на отпуск, если есть график отпусков?

Нет. Если отпуск предоставляют в даты из утверждённого графика, отдельное заявление не требуется: график обязателен для обеих сторон (часть 2 статьи 123 ТК РФ). Достаточно уведомления под подпись не позднее чем за две недели и приказа.

Должен ли сотрудник писать заявление на отпуск при наличии графика?

По общему правилу нет. Обязанность написать заявление возникает, когда отпуск предоставляют не по графику: в другие даты, авансом, после длительного больничного или сразу после отпуска по беременности и родам, если он не был запланирован.

Если сотрудник идёт в отпуск по графику, нужно ли писать заявление?

Не нужно. Работодатель сам извещает о дате начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели (часть 3 статьи 123 ТК РФ) и издаёт приказ. Подать заявление сотрудник может по своему желанию, но это не обязанность.

Что будет, если работодатель не известит работника об отпуске за две недели?

Это нарушение части 3 статьи 123 ТК РФ. Работник в таком случае вправе просить перенос отпуска, а работодатель обязан согласовать новые даты и отразить перенос в графике.

Как перенести отпуск, если планы изменились?

Работник пишет заявление с новыми датами, работодатель согласует перенос и вносит изменения в график отпусков. Затем оформляют приказ на новые даты.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, приказы, табели, ответы на одни и те же кадровые вопросы — на это уходят часы, которые можно вернуть. Я смотрю, какие повторяющиеся задачи в отделах съедают время, и показываю, что из них выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина отнимает время у кадров, продавцов и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»