Авансовые отчёты при УСН «доходы минус расходы»

Коротко

Авансовый отчёт — документ, которым работник подтверждает, что потратил выданные под отчёт деньги. При УСН «доходы минус расходы» расходы признают после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для подотчётных сумм момент оплаты — это либо выдача денег под отчёт, либо возмещение перерасхода. Но одного факта оплаты мало: нужны документы, подтверждающие расход, и связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Как расходы по авансовому отчёту попадают в книгу учёта

При УСН «доходы минус расходы» затраты списывают в том периоде, когда они оплачены и подтверждены документами. Для подотчётных сумм это правило работает так: если работник получил аванс наличными или на карту, расход можно признать на дату утверждения авансового отчёта, но не раньше, чем работник отчитался. Если работник потратил свои деньги и ему возмещают перерасход, расход признают на дату возмещения.

Важно не только оплатить, но и подтвердить. К авансовому отчёту прикладывают кассовые чеки, квитанции, товарные накладные, акты, счета-фактуры — в зависимости от покупки. Без документов расход не признают, даже если деньги потрачены на нужды компании.

Какие документы нужны к авансовому отчёту

Заявление работника на выдачу подотчётных сумм с указанием суммы и цели (если компания требует).
Авансовый отчёт по форме, утверждённой руководителем, с подписью работника и утверждением руководителя.
Кассовые чеки, квитанции, бланки строгой отчётности — подтверждают оплату.
Товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры — подтверждают получение товаров, работ, услуг.
Для командировок — приказ о направлении в командировку, проездные документы, счёт из гостиницы.

Суточные и командировочные расходы

Суточные, выданные авансом, включают в расходы на дату утверждения авансового отчёта (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Сверхнормативные суточные тоже можно учесть при УСН, если они обоснованы и подтверждены документами, но с суммы превышения придётся удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Нормативы для НДФЛ: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей — с суммы сверх этих лимитов удерживают налог.

Расходы на проезд и проживание принимают на основании подтверждающих документов. Если работник летел самолётом, нужен билет и посадочный талон; если жил в гостинице — счёт и кассовый чек.

Частые вопросы

Можно ли признать расход, если работник расплатился личной картой, а компания потом возместила?

Да, дата признания расхода — день возмещения работнику. При условии, что есть подтверждающие документы и расход связан с деятельностью компании.

Нужен ли кассовый чек к авансовому отчёту?

Да, чек подтверждает оплату. Если покупка была по безналу, подойдёт платёжное поручение или выписка банка.

Как учесть НДС в расходах по авансовому отчёту?

При УСН «доходы минус расходы» входной НДС включают в стоимость покупки, если иное не установлено. При освобождении от НДС или применении спецставок 5% и 7% входной НДС включают в стоимость покупки. При общих ставках его можно принять к вычету при выполнении условий главы 21 НК РФ.

Можно ли учесть расходы на такси по авансовому отчёту?

Да, если поездка связана с производственной необходимостью и есть чек ККТ или другой документ, подтверждающий оплату. Расход признают на дату утверждения авансового отчёта или возмещения.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бухгалтерия не должна тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Авансовые отчёты, сверки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы бухгалтера и менеджеров. Я смотрю, какие операции можно передать программам, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С.

Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и бухгалтерии. Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»