Аутсорсинг зарплаты и кадров: расчёт зарплаты на аутсорсинге
Коротко
Аутсорсинг зарплаты и кадров — это передача внешнему исполнителю рутинных операций по расчёту заработной платы и кадровому учёту: начислений, удержаний, взносов, отпускных и больничных, приказов, графиков отпусков, отчётности. Работодателем остаётся компания: трудовые договоры заключены с ней, зарплату платит она, за ошибки в отчётности отвечает тоже она.
Что значит аутсорсинг зарплаты и кадров
На аутсорсинге компания не держит в штате расчётчика и кадровика, а покупает их работу по договору с внешним исполнителем. Исполнитель ведёт табели, считает оклады, премии, доплаты, удержания, страховые взносы и НДФЛ, готовит платёжные документы, оформляет приём и увольнение, отпуска и больничные.
Граница проходит по подписи. Приказы подписывает руководитель компании, отчётность сдаёт компания, деньги сотрудникам перечисляет она же. Исполнитель готовит расчёты и документы — решение и ответственность остаются у работодателя.
Что входит в расчёт зарплаты на аутсорсинге
- Начисления по окладам, тарифам, сделкам и премиям, доплаты за совмещение, ночные и сверхурочные.
- Удержания: НДФЛ по прогрессивной шкале, алименты, удержания по исполнительным листам.
- Страховые взносы по единому тарифу и взносы на травматизм, контроль предельной базы.
- Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540.
- Больничные и пособия: расчётный период, предельные базы, процент по страховому стажу.
- Платёжные ведомости и реестры на выплату, справки о доходах и суммах налога.
- Отчётность по НДФЛ и взносам, персонифицированные сведения в Социальный фонд.
Что входит в кадровый аутсорсинг
- Трудовые договоры, дополнительные соглашения, должностные инструкции.
- Приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении и записи в трудовые книжки, в том числе электронные.
- График отпусков, учёт рабочего времени, табели.
- Локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.
- Воинский учёт и кадровые отчёты в Социальный фонд и налоговую.
Какие документы и ответственность остаются у компании
Трудовой договор заключает компания, и работник состоит в её штате. Значит, зарплата не ниже МРОТ, сроки выплаты, отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска и расчёт при увольнении в последний рабочий день — обязанности компании, а не исполнителя.
За достоверность отчётности и уплату налогов отвечает тоже компания: декларации и уведомления подписывает её руководитель. Исполнитель отвечает по договору — за качество расчётов, сроки и возмещение потерь от своих ошибок. Поэтому в договоре прописывают состав работ, сроки сдачи, порядок исправления ошибок и ответственность.
Свой расчётчик или аутсорсинг
| Свой бухгалтер по расчёту зарплаты | Аутсорсинг зарплаты и кадров | |
|---|---|---|
| Кто в штате | Сотрудник в штате, рабочее место и оборудование | Никого в штате, работа по договору |
| Кто отвечает перед работником | Компания, а перед компанией — сотрудник | Компания, а перед компанией — исполнитель по договору |
| Нагрузка | Постоянная, включая простои | По объёму работ и численности |
| Знания | Держит один человек, его отпуск и болезнь — риск | Команда исполнителя, замена при отсутствии |
| Документы и подписи | Внутри компании | Готовит исполнитель, подписывает руководитель компании |
Когда передавать участок
Аутсорсинг окупается, когда расчёт и кадры съедают время руководителя или одного бухгалтера, а объём меняется: сезонные наборы, сдельная оплата, несколько юрлиц. Передавать участок стоит, когда в компании нет человека, который отвечает за зарплату, а ошибки в НДФЛ, взносах и отпускных дороже, чем услуга.
Перед передачей проверьте, как исполнитель считает отпускные и больничные, работает ли в вашей программе и кто подписывает отчётность. Попросите показать порядок исправления ошибки: кто пересчитывает, кто доплачивает работнику и в какой срок.
Частые вопросы
Кто платит зарплату сотрудникам при аутсорсинге?
Компания. Исполнитель готовит расчёт и платёжные документы, а деньги сотрудникам перечисляет работодатель со своего счёта.
Кто отвечает за ошибку в НДФЛ или взносах?
Перед бюджетом и работником отвечает компания: она налоговый агент и плательщик взносов. Убытки от ошибки исполнителя компания взыскивает с него по договору.
Можно ли передать только расчёт зарплаты, без кадров?
Да. Расчёт зарплаты и кадровое делопроизводство — разные участки, их передают по отдельности или вместе.
Нужно ли переводить сотрудников к исполнителю?
Нет. При аутсорсинге сотрудники остаются в штате компании. Перевод к исполнителю — это другой способ, когда работодателем становится он.
Что будет с персональными данными сотрудников?
Их передают исполнителю по договору с условием о конфиденциальности. Компания остаётся оператором персональных данных и отвечает за их защиту.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Рутина съедает время, а не приносит деньги
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Расчёт зарплаты и кадровые документы — та работа, где важна точность: одни и те же карточки, табели, справки и ответы сотрудникам повторяются каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.