Акт сверки в Бизнес-паке: как сделать

Коротко

Акт сверки — документ, в котором две стороны подтверждают, сколько каждая из них числит за другой по договору или по всем расчётам за период. В Бизнес-паке он собирается из тех же операций, что уже проведены в учёте: поступлений, реализаций, оплат и корректировок. Задача бухгалтера — не набрать цифры вручную, а проверить, что в акт попали все документы периода, и согласовать итог с контрагентом.

Что показывает акт сверки

Акт сверки — это не отчёт о долге и не претензия. Это совместная проверка: каждая сторона выводит сальдо по своим документам, и если суммы совпали, обе подтверждают, что расчёты закрыты или остаток признан. Поэтому в акте две колонки — данные одной стороны и данные другой, а не одна итоговая цифра.

В Бизнес-паке акт формируют на выбранную дату и за период. В него попадают отгрузки, поступления, оплаты, зачёты и корректировки, которые проведены в учёте. Если документ не проведён или удалён, в акте его не будет — и расхождение с контрагентом появится именно из-за этого.

Как сделать акт сверки в Бизнес-паке

Выберите контрагента и период. Для акта по одному договору укажите договор, иначе в сверку попадут все расчёты с этим контрагентом.
Проверьте, что все документы периода проведены: реализации, поступления, оплаты и корректировки. Непроведённый документ в акт не попадёт.
Сформируйте акт из раздела расчётов с контрагентом: программа выведет операции периода и сальдо на начало и конец.
Сверьте итог со своей стороны с данными контрагента: сумму долга, даты документов и номера.
Оформите расхождения: если документ есть у вас, но не отражён у контрагента, приложите его копию; если наоборот — попросите контрагента провести документ и повторите сверку.
Подпишите акт: обменяйтесь подписанными экземплярами или подпишите электронной подписью, если так договорились.

Что сверить до подписи

Первое — границы периода. Акт с 1 января по 31 марта и акт по 31 марта включительно дают разные сальдо, если последний документ датирован 31 марта. Договоритесь о дате, на которую считаете, и укажите её в акте.

Второе — номера и даты документов. Если у вас реализация от 12 марта № 45, а у контрагента она же проведена как поступление от 13 марта № 12, суммы сойдутся, а построчное сопоставление — нет. Такие пары отмечают, чтобы при следующей сверке не искать их заново.

Третье — оплаты, которые прошли через третьих лиц или в счёт другого договора. В акте они должны стоять там, где их признали обе стороны, иначе сальдо разойдётся на сумму платежа.

Частые вопросы

Нужен ли акт сверки каждый квартал?

Обязательной периодичности закон для обычных коммерческих расчётов не устанавливает. Акт делают, когда нужно подтвердить остаток долга: перед крупной поставкой, при смене бухгалтера, перед обращением в суд или когда контрагент просит подтвердить расчёты.

Что делать, если контрагент не подписывает акт?

Отправьте акт с сопроводительным письмом и сохраните подтверждение отправки. Если контрагент не вернул подписанный экземпляр и не прислал свои возражения, акт остаётся вашим документом о расчётах, а не совместным подтверждением.

Можно ли подписать акт электронной подписью?

Да, если стороны договорились об электронном документообороте. Акт подписывают электронными подписями и обмениваются через оператора ЭДО; бумажный экземпляр тогда не нужен.

Попадут ли в акт документы, которые я провёл после формирования?

Нет. Акт — снимок на дату формирования. Если после этого появился документ, акт формируют заново, иначе сальдо в нём разойдётся с учётом.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Сверка с контрагентами съедает часы

Соберу ИИ-агента, который готовит сверку и находит расхождения

Пока акт сверки собирают вручную, бухгалтер сверяет номера документов и ищет, из-за какого платежа разошлось сальдо. Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он подтягивает операции из учёта, сопоставляет документы двух сторон и показывает, где именно расхождение.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где сверка с контрагентами повторяется каждый месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»