Положение о структурном подразделении это правовой акт который устанавливает статус
Коротко
Положение о структурном подразделении — правовой акт, который устанавливает статус подразделения в компании: его место в системе управления, подчинённость, задачи, функции, права, ответственность и порядок взаимодействия с другими подразделениями. На его основе составляют штатное расписание подразделения и организуют его повседневную работу.
Что именно устанавливает положение
Положение отвечает на вопросы, которые иначе решает каждый по-своему: кто кому подчиняется, за что подразделение отвечает, чего оно не делает, какие решения принимает само, а какие согласует, кто подписывает его письма и документы. Без такого акта границы между отделами размываются, и спорные задачи либо делают двое, либо не делает никто.
Документ внутренний: его утверждает руководитель компании или тот орган, которому устав даёт право издавать локальные акты. Для подразделений государственных и муниципальных органов положение утверждают распоряжением или постановлением соответствующей администрации, и там же указывают, кто принимает работников подразделения на работу и какие должностные инструкции у них должны быть.
Разделы положения
- Общие положения — точное наименование подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, кому оно подчинено и кто им руководит, перечень правовых и нормативных материалов, которыми подразделение руководствуется.
- Задачи — что подразделение должно обеспечить компании; формулировки согласуют с задачами смежных подразделений, чтобы не было дублей и провалов.
- Структура — внутренние звенья (секторы, бюро, группы) и распределение обязанностей между работниками.
- Функции — полный перечень работ подразделения, распределённый между его внутренними звеньями.
- Права — что руководитель и работники подразделения могут требовать, запрашивать и решать без согласования.
- Взаимоотношения с другими подразделениями — кто кому что передаёт, в какие сроки и по какой форме.
- Ответственность — за что отвечает подразделение в целом и его руководитель.
Чем положение отличается от соседних документов
Штатное расписание показывает, сколько в подразделении должностей и какие оклады. Положение показывает, зачем подразделение существует и что оно делает. Должностная инструкция описывает одного работника внутри рамки, заданной положением. Организационная структура рисует подразделения на схеме, а положение наполняет каждое из них содержанием.
Поэтому положение — базовый документ для распределения трудовых обязанностей между работниками подразделения: должностные инструкции пишут после него и не должны ему противоречить. Право подписи служебных писем тоже закрепляют в положении о подразделении или в должностном регламенте — если этого не сделать, подписант каждый раз определяется заново.
Как его разрабатывают и утверждают
Разработку ведёт руководитель подразделения вместе с тем, кому подразделение подчинено; проект согласуют со смежными подразделениями, юридической службой и кадровой, затем утверждает руководитель компании. В муниципальных и государственных органах порядок жёстче: положение разрабатывают по типовой форме, согласуют и утверждают распоряжением администрации, а в некоторых администрациях принят отдельный порядок разработки, согласования и утверждения таких положений.
Положение меняют, когда меняются цели, задачи и функции подразделения: реорганизация, передача части работ другому отделу, появление новых направлений. Старое положение, не совпадающее с фактической работой, хуже отсутствующего: по нему нельзя ни спросить, ни защититься.
Частые вопросы
Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт?
Да. В компании это локальный нормативный акт, который определяет правовое и административное положение подразделения в её структуре, основное направление деятельности и ответственность подразделения и его руководителя. В органах власти его закрепляют распоряжением или постановлением администрации.
Обязательно ли положение в каждой компании?
Трудовой кодекс прямо не обязывает каждую коммерческую компанию иметь положения обо всех подразделениях. Но без него нечем обосновать границы ответственности, распределение обязанностей и право подписи, а при споре о том, кто должен был сделать работу, ссылаться не на что. Поэтому положение есть там, где подразделений больше одного.
Кто утверждает положение?
Руководитель компании или орган, которому устав даёт право издавать локальные акты. В администрациях муниципальных образований положения о структурных подразделениях утверждают распоряжением администрации.
Можно ли объединить положение и должностную инструкцию?
Закон не запрещает объединить положение о подразделении и должностные обязанности в одном документе; разделять их целесообразно организационно — чтобы при смене работника не переписывать документ всего подразделения и не дублировать обязанности.
Как часто пересматривать положение?
Каждый раз, когда меняются цели, задачи или функции подразделения. Полезно раз в год сверять положение с фактической работой: если отдел давно делает не то, что записано, документ нужно привести в соответствие.
Нужно ли знакомить работников с положением?
При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, включая положение о подразделении.
Читать в журнале
Когда положение пора не переписывать в одиночку
Чтобы структура и документы совпадали с реальной работой
Положение о подразделении часто пишут под старую структуру, а работа давно идёт иначе. Тогда документ фиксирует не то, что происходит, и границы ответственности снова размываются.
Я собираю финансовую модель бизнеса и разбираю процессы: видно, какие подразделения реально создают результат, где дублируются функции и что стоит поменять в структуре до того, как переписывать положения.