Что такое положение как документ в организации
Коротко
Положение — это локальный нормативный акт организации, в котором устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции компании: оплата труда, премирование, обработка персональных данных, пропускной режим, работа подразделения. В отличие от разового приказа, положение действует постоянно и распространяется на всех работников, которых оно касается. Правила действуют с даты утверждения или с даты, указанной в самом положении. Работодатель обязан ознакомить работников с положением под роспись: при приёме — до подписания трудового договора, при принятии положения в ходе работы — сразу; отметки ведут листом ознакомления.
Зачем компании положение
Отдельное положение разрабатывают, когда правила объёмные, затрагивают многих работников и применяются снова и снова. Если вопрос решается одной фразой, хватит приказа или пункта трудового договора.
Положение собирает правила в одном документе. Пока они разбросаны по четырём приказам за два года, на вопрос о размере премии или о том, кто согласует документ, отвечают по памяти. С положением ответ находится по ссылке на конкретный пункт.
Положение не заменяет должностную инструкцию: инструкция описывает функции одной должности, положение регулирует порядок по направлению работы в целом.
Положение об организации: правовой акт, который закрепляет её статус и организационную структуру
Положение об организации — внутренний правовой акт, который определяет статус организации и её организационную структуру. В нём фиксируют, какие подразделения входят в состав компании, кому они подчиняются, какие задачи решают и кто принимает решения по каждому направлению.
Из этого документа вырастают положения об отдельных подразделениях: задачи и функции отдела берут из квалификационных характеристик, например из справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Для отдела главного энергетика справочник называет технически правильную эксплуатацию и ремонт оборудования, бесперебойное обеспечение производства энергией, контроль за расходованием энергоресурсов и соблюдение режима экономии — эти задачи и переносят в положение об отделе.
Статус и структуру закрепляют и в уставе: устав — учредительный документ, по которому компания создана и действует, его регистрируют при создании и меняют через налоговую. Положение об организации — документ внутренний: его разрабатывают и утверждают приказом руководителя, наружу он не идёт.
Чем положение отличается от приказа, правил и инструкции
| Документ | Что устанавливает | Как долго действует |
|---|---|---|
| Положение | Системно связанные правила по одному направлению работы компании | Постоянно, до изменения или отмены |
| Приказ | Одно разовое решение: принять, назначить, утвердить | До исполнения решения |
| Правила | Нормы и требования, обязательные для выполнения | Постоянно, до изменения |
| Инструкция | Порядок осуществления деятельности или применения норм закона | Постоянно, до изменения |
Из чего состоит положение
- Гриф утверждения: кем и когда документ утверждён, дата и номер.
- Наименование вида документа — «ПОЛОЖЕНИЕ» — и заголовок к тексту, который отвечает на вопрос «О чём?»: положение об оплате труда, положение о подразделении.
- Раздел «Общие положения»: основания разработки, назначение документа и сфера, на которую он распространяется.
- Основной текст по главам, пунктам и подпунктам. Главы имеют названия, нумерация идёт арабскими цифрами.
- Подписи разработчика и согласующих лиц, отметка об ознакомлении работников.
Как пишут текст положения
Текст положения излагают от третьего лица единственного или множественного числа. Формулировки точные, без слов с двойным смыслом: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Пишут так, чтобы правило работало без устных пояснений: перечисляют все варианты событий и действие на каждый из них. Короткие предложения и перечисления задач, этапов и условий читаются лучше, чем сплошной абзац.
Положение утверждают приказом руководителя. Акты об оплате труда и премировании принимают с учётом мнения представительного органа работников, если он есть. Проект локального акта, который принимают по Трудовому кодексу, закону или коллективному договору, направляют в выборный орган первичной профсоюзной организации с соблюдением статьи 372 Трудового кодекса.
Частые вопросы
Чем положение об организации отличается от устава?
Устав — учредительный документ, по которому компания создана и действует; его регистрируют при создании и меняют через налоговую. Положение об организации — внутренний правовой акт: в нём закрепляют статус организации и организационную структуру, а утверждают его приказом руководителя, наружу он не идёт.
Что такое положение о подразделении?
Это положение, которое закрепляет задачи, функции и состав конкретного отдела. Задачи отдела берут из квалификационных характеристик: например, для отдела главного энергетика — из справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Раздел «Функции подразделения» раскрывает, как отдел решает эти задачи.
Обязательно ли знакомить работников с положением под подпись?
Знакомить под подпись обязательно, но положение применяется с даты вступления в силу независимо от ознакомления. При приёме знакомят до подписания трудового договора, при принятии положения в ходе работы — сразу. Надлежащее исполнение обязанности подтверждают листом ознакомления или записью в самом документе; без подписи работник вправе жаловаться в трудовую инспекцию, но от правил это его не освобождает.
Можно ли объединить в положении правила из нескольких приказов?
Да, и это обычная причина его разработки. Разрозненные приказы сводят в один документ, утверждают приказом руководителя и собирают подписи работников. Дальше спор решается по ссылке на пункт положения, а не по поиску нужного приказа.
Нужно ли положение, если правило помещается в трудовой договор?
Нет. Положение нужно, когда правила объёмные, затрагивают многих работников и требуют стабильного применения. Одно правило достаточно записать в трудовой договор или издать приказ.
Когда правила пора собрать в один документ
Чтобы положение не расходилось с тем, как компания работает на самом деле
Положение пишут по тому, как работа идёт сейчас, а не по тому, как её представляют в кабинете. Если правила в нём расходятся с реальностью, документ не применяют, и через год всё возвращается к устным договорённостям.
Я разбираю, как устроены процессы компании по цифрам и документам, и собираю из этого понятную картину: кто за что отвечает, где теряются деньги и время, что исправлять первым.