Оптимизация штатного расписания: что это
Коротко
Оптимизация штатного расписания — это приведение документа к фактическим потребностям бизнеса в работниках. Штатная численность — это количество работников по штатному расписанию, и оптимизация может вести как к сокращению, так и к расширению штата: важно, чтобы штатка совпадала с тем, что компании действительно нужно.
Что именно оптимизируют
Штатное расписание — документ, в котором перечислены должности, количество единиц по каждой и оклады. Оптимизация начинается не с бумаги, а с вопроса, какие функции бизнес реально выполняет и сколько людей на них нужно.
Государственная инспекция труда в Республике Коми объясняет: оптимизация чаще всего идёт после внутреннего аудита и выявления необходимости организационно-штатных мероприятий. Поводом бывают новые технологии и методы управления, рост или падение спроса, смена бизнес-стратегии и другие факторы.
Поэтому «оптимизация» — не синоним увольнений. Иногда по итогам разбора оказывается, что единиц не хватает и штат нужно расширять, а не сокращать.
Что меняется в документе
- Состав должностей: одни убирают, другие добавляют, третьи переименовывают под фактические функции.
- Количество единиц по каждой должности: где-то две ставки превращаются в одну, где-то появляется новая.
- Оклады и структура подразделений — если меняется объём работы или схема управления.
- Сама структура: при существенных изменениях целесообразно принять новое штатное расписание, а не править старое.
Как оформить изменения
Решение об оптимизации оформляют локальными нормативными актами: либо вносят изменения в действующее штатное расписание, либо принимают новое. Внесение изменений оформляется приказом руководителя — в нём указывают причины изменений и их сроки.
Дальше всё зависит от того, что именно меняется у работника. Изменение трудовой функции, указанного в договоре подразделения или перевод в другую местность вместе с работодателем обычно требуют письменного согласия работника (статьи 72.1 и 73 Трудового кодекса). Перемещение в той же местности без изменения условий договора согласия не требует; для временного перевода при чрезвычайных обстоятельствах есть исключения. Условия договора, кроме трудовой функции, можно изменить в порядке статьи 74 Трудового кодекса — только из-за организационных или технологических изменений и письменно уведомив работника не позднее чем за два месяца. Если работник отказывается, ему обязаны предложить другие вакансии, а при их отсутствии уволить по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка.
Если оптимизация ведёт к сокращению численности или штата, работодатель проводит процедуру увольнения по нормам трудового законодательства — с гарантиями и компенсациями, которые этими нормами предусмотрены.
Нарушение требований трудового законодательства влечёт административную ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Частые вопросы
Оптимизация штатного расписания — это всегда сокращение?
Нет. По разъяснению Гострудинспекции оптимизация может приводить и к сокращению штата, и к расширению. Смысл в том, чтобы штатка соответствовала фактическим потребностям в работниках, а не в том, чтобы уменьшить число строк в документе.
Нужно ли принимать новое штатное расписание или можно внести изменения?
Зависит от масштаба. Если изменения меняют структуру организации или существенны по объёму, целесообразно принять новое штатное расписание. В остальных случаях вносят изменения в действующее — приказом руководителя с указанием причин и сроков.
За сколько предупреждать работников?
Срок зависит от того, что меняется. Уведомление за два месяца — только для изменения условий договора по статье 74 Трудового кодекса: нужны причины организационного или технологического характера, и уведомление должно быть письменным. Перевод — другая местность или другая трудовая функция — возможен только с письменного согласия работника (статьи 72.1 и 73 Трудового кодекса). При сокращении работника предупреждают персонально под роспись не менее чем за два месяца. Профсоюз при его наличии уведомляют о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, а если оно может привести к массовому увольнению — не позднее чем за три месяца (статьи 180 и 82 Трудового кодекса); кроме того, обязательны предложение вакансий и выходное пособие.
Что будет, если провести всё без документов?
Нарушение требований трудового законодательства влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП. Поэтому приказ, основания изменений и уведомления работников лучше готовить до, а не после.
С чего начать оптимизацию?
С аудита: какие функции выполняются, кем, сколько времени это занимает и что из этого можно перестроить. Штатное расписание переписывают уже по итогам такого разбора.
Читать в журнале
Когда штатка разрослась, а работы не прибавилось
Найти рутину, которую можно отдать программам, а не людям
Прежде чем сокращать единицы, стоит посмотреть, на что уходят часы сотрудников: ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки, отчёты.
Я нахожу в отделах работу, которую выгодно отдать программам, подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и считаю окупаемость по каждому отделу. Иногда после этого штатное расписание меняется само — без увольнений.