Номенклатура это простыми словами в бухгалтерии
Коротко
Номенклатура в бухгалтерии — это перечень позиций, с которыми работает компания: товаров, материалов, готовой продукции, услуг и работ. Каждая позиция в этом перечне заведена один раз, имеет своё название, единицу измерения и код. Из номенклатуры выбирают строку в счёте, накладной, акте или чеке — поэтому от того, как она заполнена, зависит и учёт, и документы для покупателя.
Что входит в номенклатуру
В списке номенклатуры лежит всё, что компания покупает, продаёт, хранит или списывает. Строительная фирма заводит туда песок, цемент и услугу по монтажу, магазин — каждую единицу товара, а сервисная компания — часы консультаций и работы подрядчиков.
Позиции объединяют в группы, чтобы список не превращался в свалку: «Материалы», «Товары», «Услуги», «Готовая продукция». Группы задают заранее — по ним потом фильтруют остатки и отчёты.
Название позиции должно быть понятно человеку, который держит документ в руках. «Товар 1» и «Услуга 2» в счёте покупателю выглядят как ошибка, а на складе приводят к тому, что кладовщик кладёт не то, что пришло.
Товар и услуга: в чём разница
Товар — материальная позиция, которая поступает на склад и отгружается со склада. У неё есть остаток, её можно зарезервировать, посчитать по партиям и сериям, у неё бывают вес и объём, важные для доставки.
Услуга — работа или сервис, которые не хранятся и складских остатков не образуют. Доставка, монтаж, ремонт, консультация, аренда — это услуги. Объём у них считают в часах, сменах, работах, а не в штуках на полке.
Разделение нужно не для красоты списка. От типа позиции зависит, появится ли складское движение и какие поля вообще будут в карточке. Если доставку завести товаром, склад будет искать её на полке.
Что заполняют в карточке позиции
- Наименование — полное, как в документах для покупателя и в печатных формах.
- Код и артикул — по ним позицию находят в списке и сверяют с поставщиком.
- Тип — товар или услуга: от этого зависят складские операции.
- Группа или категория — для фильтров, отчётов и порядка в списке.
- Единица измерения — штука, килограмм, литр, час, услуга.
- Ставка НДС — чтобы налог подставлялся в документ сам и не считался заново каждый раз.
- Страна происхождения и номер декларации — для импортных товаров.
- Счёт учёта — чтобы бухгалтерия видела, куда попадёт покупка или продажа этой позиции.
Как номенклатура связана с документами и складом
Номенклатура — это справочник, из которого строки попадают в документы: поступление от поставщика, отгрузку покупателю, акт на услуги, требование-накладную на материалы. В документе не пишут название руками — выбирают позицию из списка. Так один и тот же товар во всех документах называется одинаково, и его остаток сходится.
Карточка позиции задаёт и счёт учёта по умолчанию. Когда кладовщик оформляет передачу материалов в производство, программа сама подставляет нужный счёт из карточки, и бухгалтеру не приходится править каждую строку вручную.
Почему нельзя заводить один товар дважды
Дубли — главная болезнь списка номенклатуры. Появляются они просто: один сотрудник завёл «Болт М8», другой — «болт м 8», третий — «Болт М-8 (нерж.)». В документах это три разных позиции, а на складе — одна коробка.
Дальше остатки расходятся с реальностью: по одной карточке товар «закончился», по другой лежит, закупка идёт не туда, а отчёт по складу перестаёт что-либо показывать. Поэтому перед заведением новой позиции список проверяют поиском, а правила названий фиксируют: как писать размер, марку, единицу измерения.
Позиции, которые больше не используются, не удаляют, если по ним уже были документы: их переводят в неактивные, и в новых документах они не предлагаются.
Частые вопросы
Номенклатура и номенклатура дел — это одно и то же?
Нет. Номенклатура в бухгалтерии — перечень товаров, материалов и услуг для учёта. Номенклатура дел — другой документ: перечень папок с документами компании, где указаны ответственные и сроки хранения. Слова совпадают, смысл разный.
Можно ли вести номенклатуру в таблице?
Можно, пока позиций немного и документов мало. Но как только появляются склад, несколько сотрудников и документы для покупателей, таблица начинает расходиться с учётом: кто-то поправил название, кто-то добавил строку. В учётной программе справочник один для всех, и строка в документе берётся из него.
Что делать, если позиция изменилась — например, сменился поставщик?
Заводят новую позицию или правят карточку, но не переименовывают старую, если по ней уже прошли документы. Иначе в прошлых накладных и счетах окажется название, которого тогда не было.
Зачем в карточке ставка НДС?
Чтобы налог подставлялся в документ автоматически. С 2026 года общая ставка НДС — 22 %, для части товаров действует 10 %, а компании на упрощённой системе могут работать со специальными ставками 5 % и 7 %. Если ставка в карточке неверная, ошибка уйдёт во все документы по этой позиции.
Кто отвечает за номенклатуру в компании?
Обычно за справочник отвечает бухгалтерия, а заводить новые позиции разрешают ещё складу или менеджерам — по правилам, которые компания установила сама. Важно, чтобы правило было одно: кто заводит, по какому названию и с какой единицей измерения.
Читать в журнале
Когда справочник в учётной программе разросся и цифры не сходятся
Чтобы видеть, что происходит с товарами и деньгами
Дубли в номенклатуре и кривые карточки ломают не только склад: из-за них не видно, какой товар или услуга приносит прибыль, а какой её съедает.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране: выручку, заявки, деньги и маржу, которые обновляются сами. С такой панелью видно, где учёт расходится с реальностью, ещё до того, как расхождение станет убытком.