Номенклатура дел это простыми словами
Коротко
Номенклатура дел — это документ со списком всех дел, которые заводятся в организации за год, с их номерами и сроками хранения. Проще говоря, это оглавление папок компании на год: в нём заранее записано, в какую папку попадёт каждый документ, под каким номером и сколько эта папка будет храниться.
Что такое номенклатура дел простыми словами
Каждый документ в компании попадает в свою папку — дело. Входящие письма, приказы, договоры, личные карточки сотрудников лежат не как попало, а по делам, и дело накапливается в течение года. Номенклатура дел — это перечень всех таких дел с номерами и сроками хранения.
Действующий терминологический стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. То есть это оформленный документ, а не просто список папок.
Работает это так: пока идёт год, номенклатура — рабочий план, по которому секретарь или делопроизводитель раскладывает бумаги по папкам. В конце года она становится отчётом: в неё вписывают, сколько томов накопилось в каждом деле и сколько они хранятся. А дальше по ней передают дела в архив или уничтожают, когда срок хранения вышел.
Зачем нужна номенклатура дел
- Порядок в документах: каждый документ заранее приписан к своему делу, и его не нужно искать по всем шкафам.
- Сохранность: у каждого дела записан срок хранения, поэтому важные документы не уничтожат раньше времени.
- Быстрый поиск: у дела есть номер и название, и нужную папку находят по индексу.
- Основа для архива: по номенклатуре формируют дела и описи для передачи в архив.
- Учёт: видно, какие дела заведены, сколько в них томов и что с ними дальше.
Кому номенклатура обязательна, а кому нужна для порядка
Обязанность вести номенклатуру дел связана с передачей документов в государственный или муниципальный архив. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» относит к источникам комплектования архивов государственные и муниципальные учреждения, а также негосударственные организации в части документов, касающихся государственной собственности, и компании, заключившие договор с госархивом. Им номенклатуру составлять нужно.
Остальным компаниям закон её прямо не предписывает. Но без перечня дел трудно навести порядок в бумагах: когда папок много, никто не помнит, что в какой лежит и что пора сдать в архив. Поэтому номенклатуру заводят и те, кому она формально не обязательна, — ради порядка и сохранности документов.
Порядок составления и оформления описан в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. По этим правилам номенклатура дел — основа для формирования дел и описей, в том числе по личному составу, и для учёта дел временного хранения.
Какие бывают номенклатуры дел
| Вид | Что это | Кому подходит |
|---|---|---|
| Типовая | Единый перечень дел для организаций одной отрасли или сферы деятельности | Как готовый образец для своей отрасли |
| Примерная | Рекомендательный перечень, основа для своей номенклатуры | Когда хочется взять готовую основу и подправить под себя |
| Индивидуальная | Перечень дел конкретной организации, составленный под её документооборот | Любой компании, которая ведёт номенклатуру |
Как составить номенклатуру дел на год
Начинают с того, что собирают перечень дел по каждому подразделению: какие папки заводятся, какие документы в них попадают. Затем дела группируют по разделам — обычно по структурным подразделениям или по направлениям работы.
Каждому делу дают индекс: чаще всего номер подразделения и порядковый номер дела внутри раздела. Дальше формулируют заголовок дела так, чтобы из него было понятно, какие документы внутри, и указывают срок хранения. Сроки берут из перечней типовых документов со сроками хранения и из отраслевых актов, а для документов, которых в перечнях нет, срок определяет сама организация.
Номенклатура составляется на один календарный год: последний день её действия — 31 декабря. На следующий год заводят новую номенклатуру, а не продлевают старую. Удобно оставлять в разделах резервные номера — на случай, если в течение года появится новое дело.
В конце года в номенклатуру вписывают итоговую запись: сколько томов накопилось в каждом деле. Так перечень из плана превращается в отчёт, по которому дела передают в архив.
Как утвердить номенклатуру дел
Готовую номенклатуру утверждают — либо отдельным приказом руководителя, либо грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе. Унифицированной формы приказа нет: каждая организация составляет его сама. Утверждают обычно в конце года на следующий год.
Если организация передаёт документы в государственный или муниципальный архив, номенклатуру дел дополнительно согласуют с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архива. Такие номенклатуры представляют на рассмотрение комиссии раз в пять лет; если функции или структура организации изменились, пересматривают, согласуют и утверждают раньше этого срока.
Частые вопросы
Номенклатура дел — это простыми словами что?
Список всех папок организации на год с номерами и сроками хранения. По нему раскладывают документы по делам, ищут нужное и решают, что хранить, а что уничтожить.
Обязательна ли номенклатура дел для ООО?
Зависит от того, передаёт ли компания документы в государственный или муниципальный архив. Если да — по закону об архивном деле номенклатуру вести нужно. Если нет, закон её прямо не требует, но многие компании заводят её для порядка в документах.
На какой срок составляют номенклатуру дел?
На один календарный год. Она действует по 31 декабря, а на следующий год составляют новую.
Откуда брать сроки хранения документов?
Из перечней типовых документов со сроками хранения и отраслевых актов. Для документов, которых в перечнях нет, срок хранения определяет сама организация.
Кто составляет номенклатуру дел?
Как правило, делопроизводитель или служба документационного обеспечения. Подразделения подают свои перечни дел, из них собирают сводную номенклатуру организации.
Что будет, если номенклатуры нет?
Документы будут лежать без системы: нужное трудно найти, а сроки хранения никто не отслеживает. Для организаций, обязанных передавать документы в архив, отсутствие номенклатуры — нарушение порядка работы с документами.
Когда документов много, а порядка в них нет
Чтобы было видно, что где лежит и что пора сдавать в архив
Перечень дел и сроки хранения — это рутина, которую удобно отдать программе. Когда документы ведутся в 1С или в электронном документообороте, номенклатуру можно держать там же справочником и не собирать вручную.
Я внедряю ИИ и автоматизацию в работу компании: смотрю, на что уходят часы, и передаю программам ту рутину, которая окупается. Разбор документов и учёт дел — как раз такая задача.