Что такое номенклатура дел

Документы в компании складываются в дела — подшивки за год: папка с входящими письмами, папка с приказами по личному составу, папка с договорами. Номенклатура перечисляет все такие папки разом, чтобы каждая бумага попала в свою и не потерялась.

Определение закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2025 (п. 106): номенклатура дел — документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Раньше в стандарте речь шла о «систематизированном перечне заголовков», теперь — о документе.

Нужна она для четырёх вещей: разложить документы по делам без путаницы, сохранить их до конца срока хранения, быстро найти нужную бумагу по номеру или названию и подготовить дела к передаче в архив. На номенклатуре строятся описи дел постоянного и временных сроков хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, и учёт дел временных сроков хранения до 10 лет включительно (п. 10 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязывает составлять номенклатуру дел организации, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы: государственные и муниципальные учреждения, негосударственные компании в части документов, касающихся государственной собственности, и компании, заключившие договор с госархивом.

Остальным — например, небольшой коммерческой фирме без договора с архивом — закон её не вменяет. Но и там без неё быстро становится тесно: когда папок сотни, искать нужный приказ или договор приходится наугад. Номенклатура нужна прежде всего там, где документов много и у них разные сроки хранения.

Номенклатура — это таблица. В ней у каждого дела есть индекс (номер) по структуре организации: например, 02-03 значит третье дело второго подразделения. Дальше идёт заголовок дела — короткое и точное название папки, по которому видно, какие документы в ней лежат.

Третья графа — количество дел (томов) на год: её заполняют по итогам года, когда дела закрыты. Четвёртая — срок хранения со ссылкой на статью перечня, по которому этот срок установлен. Пятая — примечание: например, о том, что дело ведётся в электронном виде или передаётся в архив.

Сроки хранения не придумывают: их берут из перечней. Для управленческих и кадровых документов действует один Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; кадровые документы — это раздел «Кадровое обеспечение» в нём, отдельного «кадрового» перечня нет. Для научно-технической и производственной документации действует Перечень, утверждённый приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Если сомневаетесь в сроке, смотрите перечень и статью в нём, а не ставьте «на глаз».

Составляют её к концу года на следующий: номенклатура действует ровно один календарный год, и последний день её действия — 31 декабря. На новый год заводят новую.

Шаг первый — собрать структуру: список подразделений или направлений работы, по которым будут группироваться дела. Шаг второй — пройти по каждому подразделению и выписать все папки, которые в нём реально ведутся, с точными заголовками. Шаг третий — поставить каждой папке срок хранения по перечню Росархива. Шаг четвёртый — присвоить индексы и свести всё в сводную номенклатуру.

Сводную готовит служба делопроизводства из номенклатур подразделений: к концу года каждое подразделение представляет свою, из них собирают общую. Утверждают её приказом руководителя или грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе. Унифицированной формы приказа нет — компания разрабатывает бланк сама, но в нём должны быть название организации, номер и дата приказа, а по тексту — какая номенклатура и на какой год утверждается.

Если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, номенклатуру раз в пять лет представляют на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архива. При изменении функций или структуры её пересматривают, согласуют и утверждают раньше этого срока.