Незакрытые авансы
Коротко
Незакрытый аванс — деньги, которые покупатель уже заплатил, а поставщик ещё не закрыл: товар не отгружен, работа не сдана, услуга не оказана, возврат не сделан. В учёте это остаток по счёту авансов полученных, в CRM — сделка, где оплата прошла, а отгрузки нет.
Что считается незакрытым авансом
Аванс закрывают документом, который подтверждает исполнение: накладная или акт на отгрузку, акт выполненных работ, счёт-фактура на реализацию. Пока такого документа нет, деньги числятся авансом, даже если продавец уверен, что «всё давно отгрузили».
Незакрытый аванс — не то же самое, что просроченная дебиторка. Дебиторка — это долг покупателя перед вами. Аванс — ваш долг перед покупателем: либо отдать товар, либо вернуть деньги. Один и тот же договор может тянуть обе линии, если оплата шла частями.
Откуда берутся незакрытые авансы
- Оплата прошла, а отгрузку отложили: товара нет на складе, поставщик подвёл, производство сдвинулось.
- Аванс взяли под договор, а договор переписали: объём уменьшили, срок перенесли, часть работ отменили — деньги остались висеть.
- В CRM оплату отметили, а отгрузку не провели: менеджер получил деньги и забыл закрыть сделку документом.
- Клиент заплатил больше, чем стоила поставка: переплату не вернули и не зачли в следующий заказ.
- Аванс по договору, который так и не начали исполнять: клиент ждёт, компания не напоминает.
Как посчитать сумму незакрытых авансов
Сумма незакрытых авансов — это остаток по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», субсчёт «Авансы полученные», на дату. В бухгалтерской отчётности он попадает в строку 1520 «Кредиторская задолженность» баланса, если аванс получен под поставку, которая ещё не состоялась.
Чтобы разобрать, кто именно висит, берут не сальдо счёта, а список: покупатель, договор, дата платежа, сумма, что должно было быть поставлено и к какому сроку. Этот список сверяют с CRM и с первичными документами. Сальдо счёта показывает общую цифру, список — где именно она сидит.
Чем грозят незакрытые авансы
По налогу на прибыль при методе начисления аванс под поставку в доход не включается, пока числится кредиторской задолженностью; при кассовом методе предоплату учитывают в доходах при поступлении денег. В доход он попадает при списании — по истечении срока исковой давности или при прощении либо ином прекращении обязательства без исполнения. Просрочка отгрузки сама по себе доходом не является. По НДС аванс, полученный в счёт предстоящей поставки, облагается налогом в момент получения: с него платят НДС. При отгрузке продавец начисляет НДС с реализации и принимает к вычету налог, ранее исчисленный с аванса. Если аванс возвращают, продавец принимает к вычету НДС, ранее исчисленный с этого аванса, при наличии документов о возврате.
Для покупателя незакрытый аванс — замороженные деньги. Если поставщик не отгружает и не возвращает, покупатель идёт в суд. По денежным требованиям из договоров иск в арбитраж подают через 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установил иной срок или порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ).
Ещё один риск — срок исковой давности. По общему правилу он составляет три года (статья 196 ГК РФ). Для аванса, по которому не было ни отгрузки, ни возврата, отсчёт идёт с того момента, когда покупатель узнал о нарушении своего права, — обычно со дня, когда поставка должна была состояться. Если компания годами держит аванс и не закрывает его, покупатель может вернуть деньги через суд.
Частые вопросы
Незакрытый аванс и предоплата — это одно и то же?
Предоплата — это условие договора: покупатель платит вперёд. Незакрытый аванс — это состояние расчётов: предоплата получена, но исполнение не подтверждено документом. Любая предоплата, по которой не было отгрузки, становится незакрытым авансом.
Нужно ли платить НДС с аванса, если отгрузки не будет?
НДС с аванса платят в момент получения денег. Если поставка не состоится и аванс возвращают, налог, исчисленный с аванса, принимают к вычету после возврата. Порядок возврата и вычета смотрят в статьях 171 и 172 НК РФ.
Можно ли зачесть незакрытый аванс в следующий заказ?
Можно, если покупатель согласен и это оформлено документально: соглашением о зачёте или новым договором, где аванс идёт в счёт другой поставки. Без документа зачёт не состоится, и аванс продолжит висеть.
Как найти незакрытые авансы в CRM?
Отфильтровать сделки, где есть оплата, но нет отгрузки или акта. Сверить с бухгалтерией: сумма таких сделок должна совпадать с остатком по счёту авансов полученных. Расхождение — сигнал, что либо оплату не провели в CRM, либо отгрузку не отразили в учёте.
Что делать с авансом, который висит больше года?
Разобрать причину: договор не исполнен, клиент забыл, документы потерялись. Дальше — либо закрыть поставкой, либо вернуть деньги, либо оформить соглашение о переносе. Если клиент не выходит на связь, решение принимают по сроку исковой давности и по тому, есть ли риск суда.
Читать в журнале
Когда авансы копятся, а причины не видны
Разобрать, где именно застревают деньги клиентов
Незакрытые авансы — это не бухгалтерская мелочь, а сигнал: где-то в продажах или поставках рвётся цепочка. Чтобы это увидеть, нужна не выгрузка из 1С, а картина по каждому отделу: сколько денег пришло, сколько ушло на исполнение и где застряло.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, что происходит с деньгами клиентов и почему авансы не закрываются, — до того как это станет проблемой для кассы.