КУДиР: расшифровка
Коротко
КУДиР — книга учёта доходов и расходов. Это налоговый регистр, в котором компания или предприниматель на упрощённой системе записывают поступления и траты, влияющие на единый налог. Из книги итоги за квартал, полугодие, девять месяцев и год переносят в декларацию по УСН.
Что значит КУДиР
Аббревиатура читается по первым буквам: книга учёта доходов и расходов. Ведут её на упрощённой системе налогообложения — и при объекте «доходы», и при объекте «доходы минус расходы».
Форма книги утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Записи идут в хронологическом порядке по датам, каждой присваивают порядковый номер. Доход на упрощённой системе признают в день, когда деньги фактически поступили, поэтому авансы и предоплаты попадают в книгу сразу.
Из чего состоит книга
- Титульный лист — год, ИНН и название организации или имя предпринимателя, объект налогообложения, номера счетов и банки.
- Раздел I — доходы и расходы по кварталам: дата и номер первичного документа, сумма, назначение.
- Раздел II — расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы. Заполняют только при объекте «доходы минус расходы».
- Раздел III — расчёт убытка прошлых лет, который уменьшает налог текущего года. Тоже для «доходов минус расходы».
- Раздел IV — торговый сбор, уменьшающий налог при объекте «доходы».
- Итоговые суммы за отчётные периоды и год переносят в декларацию из «Справки к разделу I»; сама книга состоит из разделов I–IV.
Обязательно ли вести книгу при УСН
Да, вести книгу обязаны и организации, и предприниматели на упрощённой системе, в том числе когда деятельности нет: тогда книга остаётся нулевой. Отсутствие регистров налогового учёта и неправильные записи в них — грубое нарушение правил учёта доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса. Штраф по этой статье — 10 000 ₽ за нарушение в одном налоговом периоде и 30 000 ₽, если оно совершено в нескольких периодах. Если нарушение привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽. Из ошибок в записях под статью подпадает систематическое — два и более раза за календарный год — неправильное отражение операций.
У кого книги нет: у плательщиков патента — у них своя книга учёта доходов, утверждённая тем же приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ отдельным приложением, и у самозанятых на налоге на профессиональный доход.
Как вести и хранить
Книгу разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Электронную книгу по окончании года распечатывают, нумеруют листы, сшивают и заверяют подписью директора или предпринимателя. Файл в таблице без подписи книгой не считается: инспекция приравняет его к отсутствию документа.
К записям прикладывают подтверждающие документы — выписки, платёжные поручения, чеки и кассовые отчёты. При проверке налоговая вправе их запросить. Перед годовой декларацией книгу сверяют с банком и кассой: проверяют, что в доходах отражены облагаемые поступления, а суммы, которые не признаются доходом, в них не включены.
Частые вопросы
КУДиР — это расшифровка чего?
Книга учёта доходов и расходов. Это регистр налогового учёта на упрощённой системе: в нём фиксируют поступления и траты, из которых складывается единый налог.
Обязательно ли вести книгу доходов и расходов при УСН?
Обязательно, и организациям, и предпринимателям, при обоих объектах налогообложения. Книгу ведут и тогда, когда деятельности нет: она остаётся нулевой. Неправильные записи или отсутствие регистров — грубое нарушение правил учёта по статье 120 Налогового кодекса.
Чем отличается заполнение книги при «доходах» и при «доходах минус расходы»?
Бланк один. При объекте «доходы» заполняют доходную часть, раздел IV про торговый сбор и итоги; расходы в налоговую базу не идут. При «доходах минус расходы» дополнительно заполняют раздел I по расходам, раздел II про основные средства и раздел III про убыток прошлых лет.
Можно ли вести КУДиР в электронном виде?
Да. Электронную книгу по окончании года распечатывают, нумеруют листы, сшивают и заверяют подписью директора или предпринимателя. Незаверенный файл в таблице инспекция книгой не признаёт.
Нужна ли КУДиР на патенте?
На патенте ведут отдельную книгу учёта доходов, утверждённую тем же приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ отдельным приложением. Книга доходов и расходов упрощённой системы для патента не подходит.
Что будет, если не вести книгу?
Отсутствие регистров налогового учёта, несвоевременные или неверные записи — грубое нарушение правил учёта доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса. Штраф по этой статье применяется и к организациям, и к ИП: 10 000 ₽ за нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 ₽ — в нескольких периодах. При занижении базы штраф составляет 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽.
Когда цифры в книге не сходятся с реальностью бизнеса
Чтобы видеть, сколько бизнес зарабатывает на самом деле
Книга показывает налоговую базу, а не прибыль: в ней нет ни себестоимости каждой позиции, ни рекламы, ни доставки. Поэтому выручка в книге растёт, а денег на счёте не прибавляется, и понять почему по книге нельзя.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.