Что такое КУДиР

КУДиР расшифровывается как «книга учёта доходов и расходов». Это не бухгалтерский баланс и не отчёт для статистики: книга нужна, чтобы посчитать налоговую базу по УСН и подтвердить её, если налоговая спросит.

Ведут её организации и ИП на упрощённой системе. Записи идут в хронологическом порядке по первичным документам: выпискам банка, кассовым чекам, накладным, актам, платёжным поручениям. Каждая строка — конкретная операция с датой, суммой и основанием.

Форму и порядок заполнения утверждает ФНС приказом от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Поэтому бланк берут из этого приказа или из программы, которая печатает книгу по этой форме, а не из старых шаблонов из интернета.

На УСН налог считают по данным книги. На объекте «доходы» налоговая база — все поступившие доходы, на «доходах минус расходах» из доходов вычитают расходы, которые поименованы в Налоговом кодексе и оплачены. Без книги не видно, откуда взялась сумма налога.

Книга — ещё и подтверждение для самой налоговой: при камеральной проверке декларации по УСН инспектор сверяет цифры из отчёта с записями в КУДиР и с первичными документами. Если строки в книге не совпадают с декларацией или операции нечем подтвердить, это первое, что вызовет вопросы.

Отдельная книга есть у ИП на патенте — книга учёта доходов для ПСН. Это другой регистр, и путать его с КУДиР на УСН не стоит: правила и формы у них разные.

Ведут книгу нарастающим итогом с начала года: каждая операция — отдельная строка с датой и порядковым номером. Записи делают по мере совершения операций, а не раз в год задним числом.

Доходы на УСН — это поступления от продаж и внереализационные доходы, которые перечислены в Налоговом кодексе. На объекте «доходы» датой дохода обычно считают день поступления денег на счёт или в кассу, поэтому книга идёт за деньгами. На «доходах минус расходах» расход попадает в книгу, когда выполнены условия кодекса: он оплачен, принят к учёту и входит в закрытый перечень.

Какую именно дату ставить в строке и какие расходы можно списать, лучше сверять по статьям 346.16 и 346.17 Налогового кодекса и по порядку из приказа ФНС: там же указано, что писать в каждой графе.

Записи нумеруют по порядку в течение года — сквозной нумерацией, без пропусков и повторов. Если книга заведена на год, нумерация начинается с первой строки января и заканчивается последней операцией декабря.

Исправлять записи можно: неверную сумму или дату зачёркивают, рядом пишут правильную и заверяют исправление подписью ИП или руководителя организации с печатью, если она есть. Стирать и замазывать строки нельзя.

Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. Бумажную книгу, в том числе распечатанную электронную, прошнуровывают и нумеруют. На последней странице указывают число листов и заверяют подписью ИП или руководителя организации и печатью, если она есть. В налоговую книгу не сдают — её предъявляют, если инспектор попросит при проверке.

Книгу можно хранить в электронном виде. Если её распечатали, бумажный экземпляр прошнуровывают и нумеруют. Формат и способ подтверждения книги в электронном виде смотрят в порядке заполнения из приказа ФНС.

У ИП на УСН «доходы» в книге заполнена графа доходов: каждая поступившая оплата от покупателя и прочие доходы. Расходы в основной таблице не пишут — они не влияют на налог, а взносы, больничные и платежи по страхованию учитывают при расчёте уменьшения налога; отдельного раздела для них в действующей КУДиР нет.

У ИП на УСН «доходах минус расходах» заполнены и доходы, и расходы. В расходы идут только те затраты, что перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса и оплачены, с подтверждающими документами. Стоимость основных средств и убытки прошлых лет показывают в разделах II и III.

Способ ведения — бумажный или электронный — ИП выбирает сам. Электронную книгу удобно вести в программе: она помогает нумеровать строки и считать итоги. Распечатывать её по итогам года не обязательно.