Картотека в банке: что это простыми словами
Коротко
Картотека в банке — это очередь из расчётных документов, которые банк пока не может исполнить. Деньги по ним не списаны, документы ждут своей очереди. Картотека появляется, когда на счёте не хватает денег или по счёту действует ограничение: приостановление операций налоговой, арест или требование, которое нельзя оплатить без разрешения.
Что такое картотека на расчётном счёте
Когда компания отправляет платёжное поручение, а на счёте недостаточно средств или действует ограничение, банк не проводит платёж. Документ попадает в специальный список неисполненных распоряжений — картотеку. В банковском учёте такие суммы отражаются на внебалансовых счетах: 90901 и 90902 (Положение Банка России № 809-П).
Картотека — не блокировка счёта и не списание денег. Это сигнал, что с платежами что-то не так: контрагенты не получают деньги вовремя, а бизнес может не знать причину. Пока картотека не закрыта, часть платежей будет зависать.
Почему банк заводит картотеку
Причин две. Первая — нехватка денег на счёте: банк списывает средства по документам с более высоким приоритетом, а остальные помещает в очередь. Очерёдность списания установлена статьёй 855 Гражданского кодекса.
Вторая — ограничение по счёту. Налоговая может приостановить расходные операции из-за недоимки или несданной отчётности (статья 76 Налогового кодекса). Судебные приставы вправе ограничить операции по исполнительным документам. В этом случае деньги на счёте есть, но банк не может их списать.
Картотека 1 и картотека 2: в чём разница
| Картотека 1 | Картотека 2 | |
|---|---|---|
| Причина | Документы, ожидающие акцепта плательщика или разрешения на проведение операции, например после приостановления операций по счёту. | Документы, не исполненные в срок из-за отсутствия или недостаточности денег на счёте. |
| Есть ли деньги на счёте | Обычно есть, но списать их нельзя без акцепта | Денег нет или недостаточно для исполнения распоряжения. |
| Внебалансовый счёт | 90901 | 90902 |
| Что нужно, чтобы убрать | Подтвердить согласие на списание, если ждут акцепта, либо дождаться разрешения на проведение операции. | Пополнить счёт и дождаться списания по очерёдности либо снять ограничение по счёту |
Что попадает в картотеку
- Платёжные поручения самой компании, которые не удалось исполнить из-за нехватки денег.
- Инкассовые поручения налоговой и других органов.
- Платёжные требования с акцептом: поставщик выставил требование, а компания ещё не подтвердила согласие на списание.
- Исполнительные документы судебных приставов.
Частые вопросы
Картотека — это блокировка счёта?
Нет. Блокировка — это причина: решение налоговой о приостановлении операций или арест по исполнительным документам приставов. Картотека — учёт неисполненных документов. При приостановлении операций распоряжения, на которые распространяется ограничение, ожидают разрешения на проведение операции и учитываются на счёте 90901.
Почему платёж попал в картотеку, хотя деньги на счёте есть?
Значит, по счёту действует ограничение: приостановление операций налоговой, арест или требование, которое нельзя оплатить без акцепта. Банк обязан соблюдать ограничение, даже если остаток позволяет провести платёж.
Что будет, если не разбираться с картотекой?
Платежи будут висеть, контрагенты не получат деньги, возможны штрафы по договорам. Картотека сама не исчезнет: нужно либо пополнить счёт, либо снять ограничение, либо подтвердить акцепт.
Может ли картотека возникнуть у ИП?
Да, если по счёту ИП не хватает денег или действует ограничение. В банковском учёте неисполненные документы ИП также отражаются на внебалансовых счетах.
Что такое картотека неоплаченных расчётных документов?
Это то же самое: список расчётных документов, которые банк не смог оплатить в срок. В банковской практике «картотекой 2» называют очередь распоряжений, не исполненных в срок из-за нехватки средств.
Как узнать, что у компании появилась картотека?
Банк обычно показывает картотеку в интернет-банке или сообщает клиенту. Если платёж не уходит, стоит проверить статус документа и остаток на счёте.
Когда картотека мешает платить по счетам
Понять, хватает ли бизнесу денег на все обязательства
Картотека часто появляется не из-за забытого платежа, а потому что денег на счёте не хватает на всё сразу. В этот момент важно увидеть полную картину: сколько денег нужно в ближайшие недели и откуда они придут.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, что будет с деньгами при разных вариантах: снижении выручки, задержке оплаты от клиентов, росте расходов. Это помогает решать проблемы с картотекой не наугад.