Кадровый учёт и администрирование трудовых отношений
Коротко
Кадровый учёт и администрирование трудовых отношений — это документальная сторона работы с людьми: приём, переводы, отпуска, больничные, дисциплина, увольнение и хранение документов. Всё, что подтверждает, на каких условиях человек работает и сколько ему положено.
Что входит в кадровый учёт
Кадровый учёт начинается до первого рабочего дня и заканчивается не в день увольнения. До приёма готовят трудовой договор и приказ, заводят личную карточку, знакомят человека с локальными актами. Дальше идут переводы, отпуска, больничные, приказы о поощрениях и взысканиях, табели. После увольнения документы ещё хранятся годами, и за это отвечает работодатель.
Администрирование трудовых отношений — это не только бумаги. Это сроки: предупредить об изменении условий договора, ознакомить с графиком сменности, выдать расчёт в день увольнения. Нарушение срока — основание для претензий работника, предписания инспекции труда и спора; исход дела зависит от обстоятельств, гарантии выигрыша нет.
Документы, с которых начинается порядок
- Трудовой договор — письменный документ, в котором закреплены функция, место работы, оплата и режим. Приём оформляют договором; приказ работодатель издаёт по своему решению (ст. 68 ТК РФ).
- Приказ о приёме и личная карточка работника.
- Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных — локальные акты, с которыми работника знакомят под подпись.
- График сменности — доводят до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).
- Табель учёта рабочего времени и приказы по отпускам, больничным, переводам.
- Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: бумажную книжку ведёт работодатель, электронные сведения подают в СФР.
Приём и увольнение: где решается больше всего споров
При приёме работник предъявляет паспорт, документ об образовании, если работа требует квалификации, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документ об индивидуальном учёте — СНИЛС (ст. 65 ТК РФ). Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения о работе ведут по ст. 66.1 ТК РФ.
При увольнении расчёт выдают в день увольнения. Если человек в этот день не работал, деньги перечисляют не позже следующего дня после его требования. Бумажную трудовую книжку выдают в день увольнения; если работник отказывается её получать или его нет на месте, ему направляют уведомление явиться за ней либо согласиться на пересылку почтой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Срок предупреждения об увольнении по собственному желанию — две недели, и отсчёт начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).
Кадровый учёт и управление персоналом — не одно и то же
| Кадровый учёт | Управление персоналом | |
|---|---|---|
| Предмет | Документы, сроки, соблюдение Трудового кодекса | Люди: подбор, оценка, развитие, мотивация |
| Результат | Порядок в бумагах и отсутствие штрафов | Команда, которая делает результат |
| Кто обычно ведёт | Кадровик, инспектор по кадрам, бухгалтер в небольшой компании | Руководитель, HR-директор, собственник |
| Как проверить | Готова ли компания к проверке трудовой инспекции | Достигают ли люди поставленных целей |
Сроки, которые чаще всего нарушают
График отпусков на следующий год утверждают не позднее чем за две недели до его начала. Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). За просрочку работодатель платит компенсацию не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Организация уведомляет работника об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ не менее чем за два месяца, а работодатель — физическое лицо, в том числе ИП, предупреждает не менее чем за 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ). Функцию работника при этом менять нельзя: ст. 74 её изменение исключает, а перевод требует письменного согласия, кроме временных случаев ст. 72.2 ТК РФ.
График работы на вахте доводят до сведения работников не позднее чем за два месяца до введения в действие (ст. 301 ТК РФ).
Частые вопросы
Можно ли оформить приём на работу без бумажной трудовой книжки?
Да. Приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению — знакомить с ним под подпись ст. 68 ТК РФ больше не требует. Тем, кто впервые трудоустраивается после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят: сведения о работе ведут в электронном виде по ст. 66.1 ТК РФ.
Что будет, если работник не ознакомлен с графиком сменности?
График сменности доводят до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если срок нарушен, смена, в которую человек вышел без предупреждения, становится спорной, и работник вправе ссылаться на это в трудовой инспекции и суде.
Нужно ли знакомить работника с приказом о приёме под подпись?
Нет. С 2021 года ст. 68 ТК РФ не требует знакомить работника с приказом о приёме в трёхдневный срок. Приём оформляют трудовым договором, а приказ — это внутренний документ работодателя.
Какой срок предупреждения об увольнении по собственному желанию?
Две недели по общему правилу. Отсчёт начинается на следующий день после получения работодателем заявления (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). До истечения срока работник вправе отозвать заявление.
Что грозит компании за ошибки в кадровом учёте?
Ответственность зависит от нарушения: за непредставление или искажение сведений персонифицированного учёта в СФР, за нарушение порядка хранения и ведения трудовых книжек, за несоблюдение сроков выплат. Конкретный размер штрафа смотрят в КоАП РФ и законе № 27-ФЗ — и проверяют по действующей редакции на дату проверки.
Где хранить кадровые документы и сколько?
Личные карточки работников хранят 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты (ст. 444 перечня, приказ Росархива № 236). Приказы об ежегодных и учебных отпусках — 5 лет; об отпусках при вредных условиях, без оплаты и по уходу за ребёнком — 75 или 50 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Данные бухгалтерского и налогового учёта хранят 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Посмотреть рядом
Когда рутина в кадрах съедает время руководителя
Чтобы ответы на одни и те же вопросы не забирали часы у всех
В кадровом учёте много повторяющейся работы: ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в системе, справки, сверки, отчёты. Именно на такой рутине и окупается автоматизация.
Я нахожу в вашем отделе кадров работу, которую выгодно отдать программам, подключаю их к вашей CRM и 1С и показываю, сколько часов и денег освободилось.